Arbeitsberichte
Ein Arbeitsbericht hält fest, was Sie beim Kunden erledigt haben: der Besuch, die Stunden, die Materialien und eine Unterschrift des Kunden, die bestätigt, dass die Arbeit gemacht wurde. Aus einem unterschriebenen Arbeitsbericht rechnen Sie mit einem Klick ab. Das Modul ist für Arbeit vor Ort gedacht, zum Beispiel Installation, Wartung oder Reparatur.
Einschalten
Arbeitsberichte sind ein Modul, das Sie selbst einschalten. Das machen Sie unter Einstellungen > Module. Es gibt keine Tarifgrenze: das Modul ist in jedem Tarif enthalten, und der Zugriff folgt demselben Seitenrecht wie bei Rechnungen.
Die Liste der Arbeitsberichte
Die Liste finden Sie unter Arbeitsberichte in der Navigation. Tabs oben filtern nach Status: Alle, Entwurf, Unterschrieben und Fakturiert. Jede Zeile zeigt die Berichtsnummer, den Kunden, die Arbeitsadresse und den Status als farbigen Chip. Im Suchfeld finden Sie einen Bericht über Nummer, Kunde oder Adresse.
Einen Arbeitsbericht erstellen
- Wählen Sie Neuer Arbeitsbericht
- Wählen Sie den Kunden (bestehenden Kunden suchen oder neu anlegen)
- Prüfen Sie die Arbeitsadresse. Sie kommt aus der Kundenkarte, und Sie können sie ändern, wenn Sie woanders gearbeitet haben
- Tragen Sie Datum sowie Beginn und Ende ein
- Beschreiben Sie die ausgeführten Arbeiten
- Legen Sie Positionen unter Arbeit (Stunden mit Stundensatz) und Material (Menge mit Stückpreis und USt) an
- Ein Rabatt pro Position funktioniert wie bei Angeboten und Rechnungen
- Die interne Notiz ist nur für Sie: sie erscheint nie auf dem Arbeitsbericht oder der Rechnung
Speichern Sie den Arbeitsbericht, oder wählen Sie gleich Speichern und unterschreiben lassen. Sie können einen Arbeitsbericht auch aus einem Angebot erstellen: die Positionen werden übernommen.
Unterschreiben lassen
Wählen Sie auf der Arbeitsberichtseite Unterschreiben lassen. Tragen Sie den Namen der unterschreibenden Person ein und lassen Sie den Kunden auf Ihrem Handy mit Finger oder Stift unterschreiben. Mit der Unterschrift bestätigt der Kunde, dass die Arbeiten auf dem Bericht ausgeführt wurden.
Nach dem Unterschreiben kann der Arbeitsbericht nicht mehr geändert werden. Die Unterschrift, der Name der unterschreibenden Person und das Datum stehen auf dem Arbeitsbericht selbst.
PDF und E-Mail
Von jedem Arbeitsbericht gibt es ein PDF mit den Besuchsdaten, den Stunden und Materialien, den Summen und, wenn er unterschrieben ist, der Unterschrift des Kunden. Senden Sie den unterschriebenen Arbeitsbericht von der Arbeitsberichtseite an Ihren Kunden: das PDF geht automatisch als Anhang mit.
Das Arbeitsbericht-PDF folgt standardmäßig Ihrem Rechnungsdesign, mit derselben Akzentfarbe, denselben Schriften und demselben Briefpapier. Soll der Arbeitsbericht anders aussehen? Geben Sie ihm im Designstudio eine eigene Vorlage; ein Arbeitsbericht hat keinen Schlusstext.
Vom Arbeitsbericht zur Rechnung
Aus einem unterschriebenen Arbeitsbericht erstellen Sie mit einem Klick eine Rechnung. Sie beginnt als Entwurf mit den Stunden und Materialien bereits auf den Positionen, und sie zeigt die Berichtsnummer als Verweis. Zu einem Arbeitsbericht gehört eine Rechnung; existiert sie bereits, bringt Sie der Link auf der Arbeitsberichtseite direkt dorthin. Prüfen Sie den Rechnungsentwurf und senden Sie ihn wie gewohnt.
Mehrere Arbeitsberichte zusammen abrechnen
In der Liste der Arbeitsberichte setzen Sie mehreren unterschriebenen Arbeitsberichten desselben Kunden ein Häkchen und wählen Gemeinsam abrechnen. Heraus kommt ein Rechnungsentwurf mit den Stunden und Materialien jedes angehakten Berichts, und jede Position trägt das Datum ihres eigenen Berichts.
Nicht jeder Arbeitsbericht kann mitkommen: nur unterschriebene ohne Rechnung, und nur solche desselben Kunden. Arbeitsberichte aus zwei verschiedenen Angeboten gehen nicht auf eine Rechnung zusammen; ein Bericht ohne Angebot (Mehrarbeit) schließt sich gern Berichten mit Angebot an. Und unterliegt ein Arbeitsbericht dem Reverse Charge, während die anderen angehakten Berichte Umsatzsteuer berechnen, lehnt die App die Kombination ab, statt still alles mit 0% abzurechnen: Stellen Sie diese separat in Rechnung.
Kunden zusammenführen
Beim Zusammenführen von zwei Kunden wandern die Arbeitsberichte mit den übrigen Daten zum verbleibenden Kunden.
Tipps
- Ein Arbeitsbericht bleibt Entwurf, bis er unterschrieben ist. Nutzen Sie die Status-Tabs, um zu sehen, was noch eine Unterschrift braucht.
- Die Arbeitsberichtseite zeigt pro Status den nächsten Schritt: ausfüllen und unterschreiben lassen, dann fakturieren oder senden, dann den Rechnungsentwurf prüfen.
- Erstellen Sie einen Arbeitsbericht aus einem Angebot, kommen die Positionen mit: Stundenpositionen werden Arbeit, der Rest wird Material, und Positionsrabatte kommen mit.