Zeitplan

Erfassen Sie Arbeitsstunden, planen Sie Ihre Tage und verwandeln Sie abrechenbare Zeit in Rechnungen. Die Seite Zeitplan in der Seitenleiste verbindet Zeiterfassung mit einer Agenda: Sie sehen den Plan für heute, geplante Einträge neben erfassten Stunden und Vorschläge aus Ihren verbundenen Kalendern, alles an einem Ort.

Die Seite im Überblick

Wechseln Sie mit der Auswahl oben zwischen vier Ansichten (auf Mobilgeräten wischen Sie zwischen Zeiträumen):

• Tag: der Plan und die erfassten Stunden von heute. Je nach Einstellung sehen Sie eine Zeitleiste oder eine kompakte Liste, mit geplanten Einträgen getrennt von erfassten. Termine aus verbundenen Kalendern erscheinen neben Ihren Einträgen und lassen sich mit einem Tipp in Zeiteinträge umwandeln, und Sie erhalten Vorschläge auf Basis Ihrer letzten Aktivität.
• Woche: auf dem Desktop ein Sieben-Tage-Planer, in dem gefüllte Blöcke erfasste Stunden sind und schraffierte Blöcke geplante; klicken Sie auf ein leeres Feld, um einen Eintrag anzulegen. Auf Mobilgeräten eine Zusammenfassung pro Tag zum Antippen.
• Monat: Summen pro Tag; wählen Sie einen Tag, um dorthin zu springen.
• Liste: eine durchsuchbare Tabelle aller Einträge mit Filtern für Rechnungsstatus, Kunde, Projekt und Fahrten, plus Summen für die aktuelle Auswahl.

Geplante Einträge tragen das Label Vorläufig; drücken Sie Bestätigen, sobald die Arbeit tatsächlich erledigt ist, um sie in erfasste Stunden umzuwandeln.

Möchten Sie das nicht manuell erledigen? Aktivieren Sie Vorläufige Zeit automatisch bestätigen in den Zeitplan-Einstellungen. Vorläufige Einträge werden dann automatisch bestätigt, sobald ihr geplanter Termin verstrichen ist, auch wenn niemand den Zeitplan öffnet.

Zeit erfassen

Timer

Auf Mobilgeräten enthält die Tagesansicht einen Timer: Starten Sie ihn, wenn Sie mit der Arbeit beginnen, und stoppen Sie ihn, um die verstrichene Zeit als Eintrag zu erfassen. Über die Betriebsmodus-Einstellung machen Sie den Timer zu Ihrer Standardarbeitsweise (siehe Einstellungen unten).

Manuelle Einträge

1. Klicken Sie auf Eintrag hinzufügen (Tastenkürzel A, oder die + Schaltfläche auf Mobilgeräten)
2. Der Schnelleingabe-Dialog öffnet sich: Wählen Sie den Kunden und optional ein Projekt, geben Sie Ihre Stunden ein und passen Sie bei Bedarf Beschreibung und Stundensatz an
3. Geben Sie die Zeit als Gesamtstunden ein oder wechseln Sie zu Start- und Endzeit
4. Speichern Sie den Eintrag

Standard-Zeilenbeschreibung

Beim Hinzufügen eines Zeiteintrags wird das Beschreibungsfeld automatisch aus Ihren Standard-Zeilenbeschreibungen vorausgefüllt. Das System prüft in dieser Reihenfolge:

1. Die Standard-Zeilenbeschreibung des Projekts
2. Die Standard-Zeilenbeschreibung des Kunden
3. Den Arbeitsbereichs-Standard

Ihre eigene Eingabe wird nie überschrieben. Sobald Sie eine eigene Beschreibung eingeben, ersetzt der vorausgefüllte Wert diese nicht mehr.

Nur-Stunden-Modus

Möchten Sie lieber nur eine Tagessumme erfassen? Aktivieren Sie Nur Stunden Modus in den Zeitplan-Einstellungen. Er blendet die Zeitleiste und die Eingaben für Start- und Endzeit aus, sodass Sie nur die Gesamtstunden pro Tag eintragen. Stundensatz und Abrechenbar-Feld bleiben verfügbar.

Ihre Stunden abrechnen

Eine Rechnung von der Zeitplan-Seite erstellen

Wenn nicht abgerechnete Einträge vorliegen, klicken Sie auf Rechnung erstellen. Ein Dialog öffnet sich, in dem Sie einen Kunden wählen; er listet alle nicht abgerechneten Einträge dieses Kunden mit ihrer Summe. Bestätigen Sie, und es entsteht ein Rechnungsentwurf mit einer Zeile pro Eintrag. Abrechenbare Reisezeit und Reisekosten, die mit diesen Einträgen verknüpft sind, werden als separate Zeilen hinzugefügt.

Einzelne Einträge im Rechnungsformular wählen

Möchten Sie nur einen Teil der Einträge abrechnen? Erstellen oder bearbeiten Sie direkt eine Rechnung: Das Rechnungsformular hat einen Zeitbereich, der die nicht abgerechneten Einträge des gewählten Kunden auflistet, sodass Sie genau auswählen, welche Sie übernehmen.

Zeilenbeschreibungen auf der Rechnung

Rechnungszeilen werden automatisch beschrieben: zuerst die Beschreibung des Eintrags selbst, sonst der Projektname, sonst der Zeitraum. Eine Beschreibungsvorlage pro Kunde (auf der Kundenseite eingestellt) hat Vorrang vor diesem Format.

Automatische Zeitabrechnung

Automatisches Abrechnen konfigurieren Sie pro Kunde. Aktivieren Sie auf der Seite des Kunden Auto-Rechnung, um monatlich automatisch eine Rechnung für die erfassten Stunden dieses Kunden zu erstellen, auf Wunsch auch automatisch versendet. Die Rechnung wird als Entwurf erstellt und bleibt offen, damit Sie sie vor dem Versand noch prüfen können.

Massenaktionen

Wählen Sie mehrere Einträge in der Listenansicht aus (langes Drücken auf Mobilgeräten), um sie auf einmal zu bearbeiten:

• Als abrechenbar markieren oder Als nicht abrechenbar markieren
• Archivieren
• Löschen

Externen Kalender verbinden

Verbinden Sie Google Kalender oder Outlook Kalender, um Agenda und Stunden zusammenzubringen. Öffnen Sie die Zeitplan-Einstellungen über das Zahnrad und folgen Sie dem Kalender-Link, oder gehen Sie direkt zur Seite mit den verbundenen Kalendern. Dort können Sie:

• Google Kalender oder Outlook Kalender verbinden
• Die Synchronisation pro Verbindung mit Synchronisation aktivieren einschalten
• Die Synchronisationsrichtung wählen: Zum Kalender (Ihre erfassten Stunden erscheinen in Ihrem Kalender), Vom Kalender (Ihre Termine erscheinen auf der Zeitplan-Seite, bereit zum Erfassen) oder Beides
• Einen schreibgeschützten Kalender-Abonnement (iCal) Feed aktivieren, um Ihre erfassten Stunden aus jeder Kalender-App zu verfolgen

Termine aus einem verbundenen Kalender erscheinen in der Tages- und Wochenansicht; tippen Sie darauf, um daraus einen Zeiteintrag zu machen.

Einstellungen

Das Zahnrad auf der Zeitplan-Seite öffnet die Zeitplan-Einstellungen. Hier konfigurieren Sie:

• Nur Stunden Modus, Vorläufige Zeit automatisch bestätigen, und weiteres Eingabeverhalten
• Den Betriebsmodus: Stunden, Schicht oder Timer
• Die auf der Zeitleiste sichtbaren Arbeitszeiten
• Welche Schritte die Schnelleingabe zeigt (Projekt, Notizen, Fahrten)
• Den Standard-Stundensatz (Team-Administratoren)
• Fahrt-Standards wie Adressen, Fahrzeug und Kilometersatz
• Nutzen Sie Ihren aktuellen Standort als Startpunkt für eine Fahrt, wenn Ihr Gerät das zulässt
• Einen Link zum Verbinden eines externen Kalenders

Tipps

• Erfassen Sie Ihre Stunden täglich für genaue Aufzeichnungen; mit den Vorschlägen erfassen Sie wiederkehrende Arbeit mit einem Tipp erneut
• Planen Sie Ihre Woche mit vorläufigen Einträgen im Voraus und bestätigen Sie sie nach und nach
• Prüfen Sie regelmäßig Ihre nicht abgerechnete Zeit, damit keine abrechenbaren Stunden liegen bleiben
• Verbinden Sie Ihren Kalender einmal, und Ihre Termine werden automatisch zu erfassbaren Einträgen