Kunden

Verwalten Sie Ihre vollständige Kundendatenbank. Jede Rechnung, jedes Angebot und jedes Projekt ist mit einem Kundendatensatz verknüpft.

Übersicht

Die Kundenseite listet alle Ihre Kunden mit den wichtigsten Informationen auf einen Blick auf. Verwenden Sie Suche und Filter, um Kunden schnell zu finden.

Kunden erstellen

1. Gehen Sie zu Kunden > Neuer Kunde
2. Füllen Sie die Kundendetails aus:
   • Name — Firmen- oder Personenname (erforderlich)
   • E-Mail — Kontakt-E-Mail für den Rechnungsversand
   • Telefon — Kontakttelefonnummer
   • Adresse — Straße, Postleitzahl, Stadt, Land
   • USt.-Nummer — USt.-Registrierung des Kunden (für B2B)
   • Kundennummer — Automatisch generiert oder benutzerdefiniert
3. Klicken Sie auf Speichern

TIP

Sie können Kunden auch direkt beim Erstellen einer Rechnung oder eines Angebots anlegen — ohne die Seite verlassen zu müssen.

KVK-Autofill

Beim Anlegen niederländischer Kunden kann MyCompanyDesk Unternehmensdaten automatisch aus dem KVK-Register (Kamer van Koophandel) übernehmen. Zwei Suchmethoden stehen zur Verfügung:

• Namenssuche: Beginnen Sie mit der Eingabe des Firmennamens im Name-Feld. Ein Dropdown zeigt passende KVK-Einträge mit Stadt und KVK-Nummer an. Wählen Sie einen Eintrag aus, um Name und KVK-Nummer automatisch zu übernehmen.
• Handelsregisternummer-Suche: Geben Sie eine 8-stellige KVK-Nummer im Feld Handelsregister ein. Beim Verlassen des Feldes sucht MyCompanyDesk die Nummer und füllt leere Felder (Name, Adresse, Postleitzahl, Stadt, Land) automatisch aus.

Bei erfolgreicher Suche erscheint ein Verifiziert-Badge neben dem Handelsregisterfeld. Wird die Nummer nicht gefunden, erscheint eine Fehlermeldung. Beide Suchfunktionen sind nur für niederländische Kunden verfügbar.

Jeder Arbeitsbereich hat 100 kostenlose KVK-Abrufe pro Tag (zwischengespeicherte Ergebnisse zählen nicht mit). Bei 20 oder weniger verbleibenden Abrufen zeigt der Hinweis am KVK-Feld einen Zähler, wie viele noch übrig sind. Wird das Tageslimit erreicht, erscheint eine entsprechende Meldung. Sie können die Daten dann manuell eingeben oder es morgen erneut versuchen.

Kundendetailseite

Die Kundendetailseite zeigt:

• Kontaktinformationen — Alle gespeicherten Daten
• Rechnungsverlauf — Jede an diesen Kunden gesendete Rechnung
• Ausgabenverlauf — Mit diesem Kunden verknüpfte Ausgaben
• Verträge - Aktive und inaktive Verträge, mit Signaturstatus-Badges und einem PDF-Vorschau-Icon, wenn E-Signing aktiviert ist
• Projekte — Aktive und abgeschlossene Projekte
• Statistiken — Gesamtumsatz, ausstehender Saldo, durchschnittliche Zahlungsdauer

E-Mail-Zustellbarkeitsbanner

Ein Warnbanner erscheint oben auf der Kundendetailseite, wenn die E-Mail-Adresse des Kunden kürzlich gebounct (dauerhaft unzustellbar) ist oder eine Spam-Beschwerde ausgelöst hat. Das Banner bleibt still, wenn die Adresse in Ordnung ist.

• Bounce, zeigt ein rotes Banner mit dem Datum der letzten fehlgeschlagenen Zustellung und dem Ablehnungsgrund des E-Mail-Anbieters. Wurde kein spezifischer Grund mitgeteilt, erscheint ein allgemeiner Hinweis.
• Beschwerde, zeigt ein gelbes Banner, das davor warnt, dass der Kunde Ihre E-Mail als Spam markiert hat. Die Nachricht rät davon ab, weitere E-Mails an diese Adresse zu senden, ohne vorher Kontakt aufzunehmen.

Diese Informationen stammen von Provider-Ereignissen und dem Zustellstatus ausgehender Nachrichten und helfen Ihnen, Zustellprobleme zu erkennen, bevor Sie die nächste Rechnung oder das nächste Angebot versenden.

Aktionen

• Bearbeiten — Kundeninformationen aktualisieren
• Rechnung erstellen — Eine neue Rechnung mit diesem Kunden vorausgefüllt starten
• Angebot erstellen — Ein neues Angebot für diesen Kunden starten
• Archivieren — Ins Archiv verschieben (kann später wiederhergestellt werden)
• Löschen — Kunden dauerhaft entfernen

Massenaktionen

Wählen Sie mehrere Kunden für:

• Archivieren — Inaktive Kunden in großem Umfang archivieren
• Wiederherstellen — Archivierte Kunden zurückholen
• Löschen — Mehrere Kunden entfernen

Schnellansicht

Am Desktop klicken Sie auf einen Kunden in der Liste, um das Schnellansicht-Seitenpanel zu öffnen. Dies zeigt wichtige Details und Aktionen, ohne die Liste zu verlassen:

• Zusammenfassung der Kundeninformationen
• Neueste Rechnungen
• Bearbeiten-Schaltfläche zum Öffnen der vollständigen Bearbeitungsseite

Kunden importieren

Importieren Sie Ihre bestehende Kundendatenbank aus CSV:

1. Gehen Sie zu Profil > Import
2. Wählen Sie Kunden als Datentyp
3. Laden Sie Ihre CSV-Datei hoch
4. Ordnen Sie Ihre CSV-Spalten den MyCompanyDesk-Feldern zu (Name, E-Mail, Adresse usw.)
5. Überprüfen Sie die Vorschau
6. Bestätigen Sie den Import

Kunden exportieren

Exportieren Sie Ihre Kundenliste als CSV von der Kundenseite (Pro-Tarif und höher).

Tipps

• Halten Sie Kunden-E-Mails aktuell — sie werden für den Rechnungsversand verwendet
• Verwenden Sie die Suchleiste für sofortigen unscharfen Abgleich über alle Kundenfelder
• Setzen Sie Ihre wichtigsten Kunden als Favoriten für schnellen Zugriff
• Weisen Sie USt.-Nummern zu, um Reverse-Charge bei B2B-Rechnungen zu ermöglichen