Kunden

Verwalten Sie Ihre vollständige Kundendatenbank. Jede Rechnung, jedes Angebot und jedes Projekt ist mit einem Kundendatensatz verknüpft.

Übersicht

Die Kundenseite listet alle Ihre Kunden mit den wichtigsten Informationen auf einen Blick auf. Verwenden Sie Suche und Filter, um Kunden schnell zu finden.

Segmente in der Kundenliste

Oben auf der Kundenseite zeigt eine Kachelleiste einen schnellen Überblick über Ihre Kundenbasis. Die Zahlen sind unabhängig von den Such- und Datumsfiltern der Liste, sodass eine Kachel immer das gesamte Buch widerspiegelt.

• Kunden mit überfälligen Rechnungen: wie viele Kunden Ihnen aktuell Geld schulden. Klicken Sie auf die Kachel, um die Seite mit überfälligen Rechnungen zu öffnen.
• Inaktiv gewordene Kunden: aktive Kunden, die bereits einmal in Rechnung gestellt wurden, aber in den letzten N Monaten keine Rechnung mehr erhalten haben. Klicken Sie auf die Kachel, um die Liste auf inaktiv gewordene Kunden zu filtern. Das Standardfenster beträgt sechs Monate; die Kachelbezeichnung zeigt das genaue Fenster an, das der Arbeitsbereich verwendet.
• Interessenten: aktive Kunden, die noch nie in Rechnung gestellt wurden. Klicken Sie auf die Kachel, um die Liste auf Interessenten zu filtern.
• Kunden gesamt: die feste Anzahl aktiver Kunden. Klicken Sie auf die Kachel, um die Filter der Liste zurückzusetzen.

Mit dem Statusfilter oberhalb der Liste wechseln Sie auch zwischen Allen Status, Aktiv, Interessenten, Inaktiv geworden, Archiviert und Papierkorb.

Kunden erstellen

1. Gehen Sie zu Kunden > Neuer Kunde
2. Füllen Sie die Kundendetails aus:
   • Name — Firmen- oder Personenname (erforderlich)
   • E-Mail — Kontakt-E-Mail für den Rechnungsversand
   • Telefon — Kontakttelefonnummer
   • Adresse — Straße, Postleitzahl, Stadt, Land
   • USt.-Nummer — USt.-Registrierung des Kunden (für B2B)
   • Kundennummer — Automatisch generiert oder benutzerdefiniert
3. Klicken Sie auf Speichern

TIP

Sie können Kunden auch direkt beim Erstellen einer Rechnung oder eines Angebots anlegen — ohne die Seite verlassen zu müssen.

KVK-Autofill

Beim Anlegen niederländischer Kunden kann MyCompanyDesk Unternehmensdaten automatisch aus dem KVK-Register (Kamer van Koophandel) übernehmen. Zwei Suchmethoden stehen zur Verfügung:

• Namenssuche: Beginnen Sie mit der Eingabe des Firmennamens im Name-Feld. Ein Dropdown zeigt passende KVK-Einträge mit Stadt und KVK-Nummer an. Wählen Sie einen Eintrag aus, um Name und KVK-Nummer automatisch zu übernehmen.
• Handelsregisternummer-Suche: Geben Sie eine 8-stellige KVK-Nummer im Feld Handelsregister ein. Beim Verlassen des Feldes sucht MyCompanyDesk die Nummer und füllt leere Felder (Name, Adresse, Postleitzahl, Stadt, Land) automatisch aus.

Bei erfolgreicher Suche erscheint ein Verifiziert-Badge neben dem Handelsregisterfeld. Wird die Nummer nicht gefunden, erscheint eine Fehlermeldung. Beide Suchfunktionen sind nur für niederländische Kunden verfügbar.

Jeder Arbeitsbereich hat 100 kostenlose KVK-Abrufe pro Tag (zwischengespeicherte Ergebnisse zählen nicht mit). Bei 20 oder weniger verbleibenden Abrufen zeigt der Hinweis am KVK-Feld einen Zähler, wie viele noch übrig sind. Wird das Tageslimit erreicht, erscheint eine entsprechende Meldung. Sie können die Daten dann manuell eingeben oder es morgen erneut versuchen.

Firmenlogos aus dem KVK-Register

Für niederländische Kunden mit einem registrierten Logo ruft MyCompanyDesk das Logo aus dem KVK-Register ab und zeigt es neben dem Firmennamen in der Kundenliste, auf der Kundendetailseite und in den KVK-Suchvorschlägen an, wenn Sie einen Kunden anlegen. Ist kein Logo verfügbar oder wird es noch geladen, fällt die App auf ein Monogramm zurück, damit die Zeilenhöhe nicht springt.

Das Logo dient nur der Anzeige und ersetzt nicht Ihr eigenes Arbeitsbereichslogo auf Rechnungen oder Dokumenten.

Kundendetailseite

Die Kundendetailseite zeigt:

• Kontaktinformationen — Alle gespeicherten Daten
• Rechnungsverlauf — Jede an diesen Kunden gesendete Rechnung
• Ausgabenverlauf — Mit diesem Kunden verknüpfte Ausgaben
• Verträge - Aktive und inaktive Verträge, mit Signaturstatus-Badges und einem PDF-Vorschau-Icon, wenn E-Signing aktiviert ist
• Dokumente: für diesen Kunden hinterlegte Vereinbarungen, wie Allgemeine Geschäftsbedingungen, NDAs und Auftragsverarbeitungsvereinbarungen. Hat der Kunde einen Vertrag, aber keine Auftragsverarbeitungsvereinbarung, erscheint ein Hinweis mit einem Link, um eine zu erstellen.
• Projekte — Aktive und abgeschlossene Projekte
• Statistiken — Gesamtumsatz, ausstehender Saldo, durchschnittliche Zahlungsdauer

Fehlende Auftragsverarbeitungsvereinbarung

Hat ein Kunde einen Vertrag, aber keine Auftragsverarbeitungsvereinbarung in Dokumenten, zeigt die Dokumenten-Karte auf der Kundendetailseite einen Hinweis und einen Link Auftragsverarbeitungsvereinbarung erstellen. Dies weist auf eine Compliance-Lücke an der Stelle hin, an der Sie wahrscheinlich handeln. Der Hinweis erscheint nur, wenn die Dokumenten- und Vertragsmodule aktiviert sind und die Dokumenten-Karte sonst leer wäre.

E-Mail-Zustellbarkeitsbanner

Ein Warnbanner erscheint oben auf der Kundendetailseite, wenn die E-Mail-Adresse des Kunden kürzlich gebounct (dauerhaft unzustellbar) ist oder eine Spam-Beschwerde ausgelöst hat. Das Banner bleibt still, wenn die Adresse in Ordnung ist.

• Bounce, zeigt ein rotes Banner mit dem Datum der letzten fehlgeschlagenen Zustellung und dem Ablehnungsgrund des E-Mail-Anbieters. Wurde kein spezifischer Grund mitgeteilt, erscheint ein allgemeiner Hinweis.
• Beschwerde, zeigt ein gelbes Banner, das davor warnt, dass der Kunde Ihre E-Mail als Spam markiert hat. Die Nachricht rät davon ab, weitere E-Mails an diese Adresse zu senden, ohne vorher Kontakt aufzunehmen.

Diese Informationen stammen von Provider-Ereignissen und dem Zustellstatus ausgehender Nachrichten und helfen Ihnen, Zustellprobleme zu erkennen, bevor Sie die nächste Rechnung oder das nächste Angebot versenden.

Einen Kunden mit einem eigenen Unternehmen verknüpfen

Wenn Sie mehr als ein eigenes Unternehmen haben, kann auf der Kundenseite eine Karte Eigenes Unternehmen erscheinen. Damit geben Sie an, dass dieser Kunde eines Ihrer eigenen Unternehmen ist, sodass seine Position in die untereinander-Positionen auf der Seite Arbeitsbereiche einfließt.

• Die Karte erscheint nur, wenn Sie mindestens zwei eigene Unternehmen haben und der Kunde nicht in dem Arbeitsbereich steht, den Sie gerade betrachten. Ein Unternehmen kann nicht seine eigene Gegenpartei sein.
• Wählen Sie eines Ihrer eigenen Unternehmen aus dem Dropdown, oder wählen Sie Keines meiner eigenen Unternehmen, um eine Verknüpfung zu entfernen.
• Die Verknüpfung wird automatisch erstellt, wenn die USt.-Nummer des Kunden mit einem Ihrer anderen Arbeitsbereiche übereinstimmt. Die Karte zeigt dann einen Hinweis, damit Sie erkennen, dass es automatisch passiert ist, und es korrigieren können, wenn es nicht stimmt.
• Eine manuelle Verknüpfung hat immer Vorrang vor einer automatischen. Die automatische Verknüpfung überschreibt nie eine Verknüpfung, die Sie selbst gesetzt haben.

Aktionen

• Bearbeiten — Kundeninformationen aktualisieren
• Rechnung erstellen — Eine neue Rechnung mit diesem Kunden vorausgefüllt starten
• Angebot erstellen — Ein neues Angebot für diesen Kunden starten
• Archivieren — Ins Archiv verschieben (kann später wiederhergestellt werden)

:::caution Das Archivieren eines Kunden kann blockiert werden, wenn der Kunde noch eine aktive wiederkehrende Rechnung oder laufende Verträge hat. MyCompanyDesk zeigt dann eine Warnung, damit Sie die wiederkehrende Rechnung oder den Vertrag zuerst beenden. So vermeiden Sie, dass versehentlich weiter Rechnungen an einen archivierten Kunden gesendet werden. :::

• Löschen — Kunden dauerhaft entfernen

Massenaktionen

Wählen Sie mehrere Kunden für:

• Archivieren — Inaktive Kunden in großem Umfang archivieren
• Wiederherstellen — Archivierte Kunden zurückholen
• Löschen — Mehrere Kunden entfernen

Schnellansicht

Am Desktop klicken Sie auf einen Kunden in der Liste, um das Schnellansicht-Seitenpanel zu öffnen. Dies zeigt wichtige Details und Aktionen, ohne die Liste zu verlassen:

• Zusammenfassung der Kundeninformationen
• Neueste Rechnungen
• Bearbeiten-Schaltfläche zum Öffnen der vollständigen Bearbeitungsseite

Kunden importieren

Importieren Sie Ihre bestehende Kundendatenbank aus CSV:

1. Gehen Sie zu Profil > Import
2. Wählen Sie Kunden als Datentyp
3. Laden Sie Ihre CSV-Datei hoch
4. Ordnen Sie Ihre CSV-Spalten den MyCompanyDesk-Feldern zu (Name, E-Mail, Adresse usw.)
5. Überprüfen Sie die Vorschau
6. Bestätigen Sie den Import

Kunden exportieren

Exportieren Sie Ihre Kundenliste als CSV von der Kundenseite (Pro-Tarif und höher).

Abgewanderte Kunden

Die Registerkarte Berichte > Kunden > Abgewanderte listet Kunden, die früher gekauft haben, aber dieses Jahr noch keine Rechnung erhalten haben. Die Ansicht zeigt die Anzahl, wie viel sie früher zusammen ausgegeben haben, und das Datum ihrer letzten Rechnung, mit Links, um jeden Kunden direkt anzurufen oder per E-Mail zu kontaktieren. Sie lebt in Berichte, weil die Reaktivierung alter Kunden kampagnenartige Arbeit ist, die nicht in einen nach Dringlichkeit sortierten Feed passt.

Die Standard-Kundenliste segmentiert ebenfalls inaktive Kunden selbst; die Registerkarte Abgewanderte fügt den kampagnenartigen Hinweis hinzu, ohne diesen Filter zu ersetzen.

Tipps

• Halten Sie Kunden-E-Mails aktuell — sie werden für den Rechnungsversand verwendet
• Verwenden Sie die Suchleiste für sofortigen unscharfen Abgleich über alle Kundenfelder
• Setzen Sie Ihre wichtigsten Kunden als Favoriten für schnellen Zugriff