Werkbonnen

Een werkbon legt vast wat je bij een klant hebt gedaan: het bezoek, de uren, de materialen en een handtekening van de klant die bevestigt dat het werk is gedaan. Van een getekende werkbon maak je met één klik een factuur. De module is bedoeld voor werk dat je op locatie doet, zoals installeren, onderhoud of reparatie.

Aanzetten

Werkbonnen zijn een onderdeel dat je zelf aanzet. Doe dat bij Instellingen > Onderdelen. Er zit geen abonnementsdrempel op: het onderdeel is gratis op elk abonnement, en de toegang volgt hetzelfde paginarecht als facturen.

De werkbonnenlijst

De lijst staat onder Werkbonnen in de navigatie. Tabs bovenaan filteren op status: Alles, Concept, Getekend en Gefactureerd. Elke rij toont het bonnummer, de klant, het werkadres en de status als gekleurd pilletje. In het zoekvak vind je een bon op nummer, klant of adres.

Een werkbon maken

1. Kies Nieuwe werkbon
2. Kies de klant (zoek een bestaande klant of maak er een aan)
3. Controleer het werkadres. Die haalt hij uit de klantkaart, en je kunt hem aanpassen als je ergens anders hebt gewerkt
4. Vul de datum en de begin- en eindtijd in
5. Omschrijf de uitgevoerde werkzaamheden
6. Zet regels onder Arbeid (uren met een uurtarief) en Materiaal (aantal met een stukprijs en btw)
7. Een korting per regel werkt net als bij offertes en facturen
8. De interne notitie is alleen voor jou: die staat nooit op de werkbon of de factuur

Bewaar de werkbon, of kies meteen Bewaren en laten tekenen. Je kunt een werkbon ook vanuit een offerte aanmaken: de regels worden overgenomen.

Laten tekenen

Kies op de werkbonpagina Laten tekenen. Vul de naam van de ondertekenaar in en laat de klant op je telefoon tekenen met een vinger of stylus. Met de handtekening bevestigt de klant dat de werkzaamheden op de bon zijn uitgevoerd.

Na het tekenen kan de werkbon niet meer worden gewijzigd. De handtekening, de naam van de ondertekenaar en de tekendatum komen op de werkbon zelf te staan.

PDF en e-mail

Van elke werkbon bestaat een PDF met de bezoekgegevens, de uren en materialen, de totalen en, als hij getekend is, de handtekening van de klant. Mail de getekende werkbon vanaf de werkbonpagina naar je klant: de pdf gaat automatisch als bijlage mee.

De werkbon-PDF volgt standaard je factuurontwerp, met dezelfde accentkleur, dezelfde letters en hetzelfde briefpapier. Wil je dat de werkbon er anders uitziet? Geef haar in het ontwerpsjabloon een eigen sjabloon; een werkbon heeft geen afsluitende tekst.

Van werkbon naar factuur

Van een getekende werkbon maak je met één klik een factuur. Die begint als concept met de uren en materialen al op de regels, en hij toont het bonnummer als verwijzing. Er hoort één factuur bij een werkbon; bestaat hij al, dan brengt de link op de werkbonpagina je er meteen heen. Controleer de conceptfactuur en verstuur hem zoals gewoonlijk.

Meerdere werkbonnen samen factureren

Op de werkbonnenlijst vink je meerdere getekende werkbonnen van dezelfde klant aan en kies je Samen factureren. Er komt één conceptfactuur uit, met de uren en materialen van elke aangevinkte werkbon, en elke regel draagt de datum van zijn eigen bon.

Niet elke werkbon kan mee: alleen getekende werkbonnen zonder factuur, en alleen bonnen die bij dezelfde klant horen. Werkbonnen die bij twee verschillende offertes horen, gaan niet op één factuur samen; een bon zonder offerte (meerwerk) voegt zich wel bij bonnen die er één hebben. En valt één werkbon onder btw verlegd terwijl de andere aangevinkte bonnen btw rekenen, dan weigert de app de combinatie in plaats van stilletjes alles op 0% te factureren: factureer die apart.

Klanten samenvoegen

Bij het samenvoegen van twee klanten gaan de werkbonnen mee naar de klant die overblijft, samen met de rest van hun gegevens.

Tips

• Een werkbon blijft concept tot hij getekend is. Gebruik de statustabs om te zien wat er nog een handtekening nodig heeft.
• De werkbonpagina toont per status de volgende stap: invullen en laten tekenen, dan factureren of mailen, dan de factuur nalezen.
• Maak je een werkbon vanuit een offerte, dan gaan de regels mee: uurregels worden arbeid, de rest wordt materiaal, en regelkorting komt mee.