Verträge

Verwalten Sie wiederkehrende Dienstleistungsvereinbarungen und Mietverträge mit automatischen Abrechnungsplänen.

Übersicht

Verträge repräsentieren laufende Vereinbarungen mit Kunden — wie monatliche Dienstleistungsverträge, Mietvereinbarungen oder Wartungspläne. Sie können automatisch Rechnungen nach einem festgelegten Zeitplan generieren.

INFO

Das Vertragsmodul ist optional. Aktivieren Sie es unter Unternehmen > Funktionen, wenn Sie es nicht in der Navigation sehen.

Vertrag erstellen

1. Gehen Sie zu Verträge > Neuer Vertrag
2. Füllen Sie aus:
   • Name — Ein aussagekräftiger Titel (z. B. „Monatlicher Reinigungsservice")
   • Kunde — Die Vertragspartei
   • Betrag — Der wiederkehrende Abrechnungsbetrag
   • Wiederholung — Wie oft abgerechnet wird (wöchentlich, monatlich, vierteljährlich, jährlich)
   • Startdatum — Wann der Vertrag beginnt
   • Enddatum — Optionales Enddatum
   • Beschreibung — Bedingungen und Details
3. Klicken Sie auf Speichern

Weitere Optionen

Im Formular für neue Verträge bleiben optionale Angaben übersichtlich: der Abschnitt Weitere Optionen zeigt zusätzliche Felder für Servicezuschlag, USt.-Satz und Servicebeschreibung. Sie sind für das Erstellen des Vertrags nicht erforderlich, können aber bei Bedarf ausgeklappt werden.

Preisbasis

Jeder Vertrag hat eine Preisbasis, die festlegt, wie der Betrag vereinbart wurde:

• Fester Betrag -- jede Periode derselbe Betrag, zum Beispiel Miete oder eine feste Monatsgebühr.
• Stundensatz -- Sie fakturieren die Stunden, die Sie für Projekte erfassen, die mit diesem Vertrag verknüpft sind.
• Tagessatz -- Sie fakturieren die Tage, an denen Sie an Projekten arbeiten, die mit diesem Vertrag verknüpft sind.
• Fester Projektpreis -- ein vereinbarter Gesamtpreis für die gesamte Aufgabe, einmalig fakturiert.

Bei Stunden- und Tagessatzverträgen zeigt die Vertragsdetailseite eine Karte Arbeit unter diesem Vertrag mit den vereinbarten, fakturierten und erfassten Summen sowie den verknüpften Projekten. Ein Tag zählt als 8 Stunden.

Ein fester Projektpreis wiederholt sich nicht: der Vertrag erzeugt eine Rechnung und stoppt dann.

Vertragsstatus

Status	Beschreibung
Aktiv	Derzeit in Kraft, generiert Rechnungen
Inaktiv	Pausiert — keine Rechnungen werden generiert

Automatische Rechnungsstellung

Aktive Verträge mit einem Wiederholungsplan generieren automatisch Rechnungen in jedem Abrechnungszeitraum. Das System:

1. Erstellt einen Rechnungsentwurf basierend auf den Vertragsbedingungen
2. Wendet den richtigen Kunden, Betrag und die Beschreibung an
3. Folgt Ihren Rechnungsnummerierungseinstellungen

Sie können generierte Rechnungen manuell überprüfen und versenden oder den automatischen Versand konfigurieren. Wenn ein Vertrag auf einem Stundensatz, Tagessatz oder festen Projektpreis basiert, erhalten Sie auch eine Warnung, wenn das Vertragsbudget überschritten wird oder erfasste Stunden nicht bewertet werden konnten, weil kein Satz hinterlegt war.

Automatisches Einziehen

Bei wiederkehrenden Verträgen können Sie den berechneten Betrag automatisch über das hinterlegte Zahlungsmandat des Kunden einziehen, anstatt einen Zahlungslink per E-Mail zu senden. Dafür benötigen Sie einen verbundenen Zahlungsanbieter (Mollie oder Stripe) und ein gültiges Mandat des Kunden.

Automatisches Einziehen einrichten

Öffnen Sie auf der Vertragsdetailseite die Karte Automatisches Einziehen und richten Sie das Mandat ein. Sobald das Mandat gültig ist, schalten Sie den Toggle um. Das System belastet dann jede generierte Rechnung automatisch.

Fehlgeschlagene Belastung

Wenn eine Belastung fehlschlägt oder das Mandat nicht mehr gültig ist, erhalten Sie eine Benachrichtigung „Automatisches Einziehen fehlgeschlagen“. Die Benachrichtigung verlinkt direkt auf den Vertrag, damit Sie das Mandat erneut verbinden oder den Kunden kontaktieren können.

Preisanpassung

Wiederkehrende Verträge können für Inflation oder vereinbarte jährliche Erhöhungen angepasst werden. Öffnen Sie die Vertragsliste und klicken Sie auf Preise erhöhen, um zu sehen, was eine prozentuale Erhöhung bei allen berechtigten Verträgen bewirken würde. Ein Vertrag ist nur berechtigt, wenn seit Beginn oder seit der letzten Erhöhung mindestens ein Jahr vergangen ist.

Die Vorschau zeigt pro Vertrag:

• Den aktuellen Tarif oder Betrag pro Periode
• Den neuen Tarif oder Betrag nach der Erhöhung
• Das Datum der letzten Anpassung des Vertrags

Sie wenden die Erhöhung pro Vertrag an, niemals pauschal, damit Sie Kunden überspringen können, mit denen Sie noch nicht gesprochen haben. Sobald sie angewendet ist, aktualisiert das System die hinterlegten Vertragsbedingungen und zukünftige Rechnungen zeigen den neuen Betrag.

Zuerst abstimmen

Besprechen Sie jede Preiserhöhung mit Ihrem Kunden, bevor Sie sie anwenden. Die Vorschau ändert nichts, bis Sie bei einem bestimmten Vertrag auf Anwenden klicken.

Verknüpfung mit Vermögenswerten

Verträge können mit Objekten/Vermögenswerten für die Mietverwaltung verknüpft werden:

• Verknüpfen Sie einen Vertrag mit einer Immobilie, einem Fahrzeug oder einem Gerät
• Verfolgen Sie, welche Vermögenswerte derzeit vermietet sind und an wen
• Sehen Sie den Vertragsverlauf pro Vermögenswert

Verknüpfen mit Projekten

Verträge können auch mit Projekten verknüpft werden. Wenn Sie ein Projekt anlegen oder bearbeiten, wählen Sie den Vertrag im Feld Vertrag aus. Erfasste Stunden auf diesem Projekt werden dann auf der Rechnung des Vertrags ausgewiesen.

Das eignet sich für Retainer- oder Zeit-und-Material-Vereinbarungen: der Vertrag legt die Preisbasis fest, die verknüpften Projekte liefern die Stunden.

Sie können ein Projekt jederzeit wieder entknüpfen; bereits in Rechnung gestellte Stunden bleiben erhalten.

Kennzahlen

Die Vertragsliste zeigt zusammenfassende Kennzahlen:

• Gesamtzahl aktiver Verträge
• Gesamtvertragswert
• Verträge nach Wiederholungsart

Massenaktionen

• Status ändern — Mehrere Verträge aktivieren oder deaktivieren
• Archivieren — Ins Archiv verschieben
• Wiederherstellen — Archivierte Verträge zurückholen

Signieren

Verträge unterstützen die elektronische Signatur. Sie können Parteien über das Vertragsformular hinzufügen; jede Partei erhält einen Signierlink per E-Mail.

Sobald ein Vertrag signiert wurde, zeigt die Vertragsdetailseite eine Signierkarte mit:

• Dem Status jeder Partei (eingeladen, angesehen, signiert oder abgelaufen)
• Eine Ansehen-Schaltfläche, die eine Inline-Vorschau des signierten Dokuments öffnet
• Eine Download-Schaltfläche zum Speichern des PDFs

Die Vorschauseite enthält eine Werkzeugleiste mit Druck- und Download-Aktionen und zeigt den signierten Vertrag direkt im Browser an. Sowohl das signierte PDF als auch das Prüfungs-PDF enthalten den vollständigen Vertragstext, sodass jede heruntergeladene Kopie eigenständig ist.

Signieren in der Vertragsliste

Die Vertragsliste enthält eine Signatur-Spalte, die den Signaturstatus für jeden Vertrag mit E-Signatur anzeigt. Die Status erscheinen als farbige Badges: Entwurf (neutral), gesendet (Warnung), teilweise signiert (Info) und aktiv (Erfolg).

Ein Signaturfilter-Dropdown über der Liste erlaubt es Ihnen, nach Signaturstatus zu filtern oder Verträge ohne E-Signatur ("Keine E-Signatur") anzuzeigen.

Bestandsverträge

Verträge, die vor der Einführung der elektronischen Signatur erstellt wurden, zeigen keine Signierkarte auf der Detailseite an. Das System erkennt Bestandsverträge, indem es prüft, ob der Vertrag Signierparteien, eine Vorlage oder Signierinhalte besitzt. Nur Verträge, die nach der Einführung des E-Signings erstellt oder aktualisiert wurden, zeigen die Signierkarte an.

Bestandsverträge zeigen einen Bindestrich in der Signatur-Spalte und erscheinen unter dem Filter "Keine E-Signatur".

SMS-Verifizierung

Signierlinks können eine SMS-Verifizierung verlangen, bevor eine Partei das Dokument einsehen und signieren kann. Wenn aktiviert, muss der Unterzeichner eine Mobilnummer eingeben und einen 6-stelligen Code per SMS bestätigen.

• Code senden — Nach Eingabe der Mobilnummer tippt der Unterzeichner auf die Schaltfläche und erhält einen Code
• Code bestätigen — Der Unterzeichner gibt den 6-stelligen Code ein, um den Zugriff auf die Nummer nachzuweisen
• Verifiziert-Badge — Nach Bestätigung erscheint ein "Verifiziert"-Badge mit den letzten vier Ziffern der Nummer

Bei Eingabe eines falschen Codes kann der Unterzeichner einen neuen anfordern. Die SMS-Verifizierung wird pro Signiersitzung konfiguriert und gilt für alle Parteien.

Vorlagenversionen

Vertragsvorlagen unterstützen Versionierung, damit Sie Änderungen im Laufe der Zeit nachverfolgen können. Jede Version ist ein eingefrorener Schnappschuss des Vorlageninhalts zu einem bestimmten Zeitpunkt, sodass Sie Ihre Vorlagen weiterentwickeln können, ohne bestehende Verträge zu beeinflussen.

Eine Version veröffentlichen

1. Gehen Sie zu Verträge > Vorlagen
2. Suchen Sie Ihre Vorlage und klicken Sie auf die Schaltfläche Versionen
3. Geben Sie im Versionen-Modal ein:
   • Bezeichnung : Eine kurze Kennung für die Version (z. B. "v2"). Lassen Sie das Feld leer, vergibt das System automatisch eine fortlaufende Bezeichnung.
   • Änderungsnotiz : Eine kurze Beschreibung, was in dieser Version geändert wurde
4. Klicken Sie auf Veröffentlichen

Der aktuelle Entwurf wird als neue Version gespeichert. Bestehende Verträge bleiben an die Version gebunden, mit der sie erstellt wurden, sodass das Veröffentlichen niemals historische Vertragstexte überschreibt.

Versionsverlauf anzeigen

Der Versionsverlauf jeder Vorlage zeigt:

• Die Versionsbezeichnung (z. B. "v1", "v2")
• Die Änderungsnotiz und das Veröffentlichungsdatum
• Ein Aktuell-Badge auf der zuletzt veröffentlichten Version
• Ein Archiviert-Badge auf allen früheren Versionen

Wie Versionen Verträge beeinflussen

Wenn ein Vertrag aus einer Vorlage erstellt wird, wird er auf die zum Zeitpunkt aktuelle Version festgelegt. Wenn Sie später eine neue Version der Vorlage veröffentlichen, rendern bestehende Verträge weiterhin aus ihrer festgelegten Version. Sie können daher Vorlagen sicher überarbeiten, ohne aktive Verträge zu verändern.

Tipps

• Verwenden Sie Verträge zusammen mit wiederkehrenden Rechnungen für verschiedene Abrechnungsszenarien
• Verknüpfen Sie Verträge mit Objekten für eine vollständige Mietverwaltung
• Setzen Sie Enddaten, um vor Vertragsablauf benachrichtigt zu werden
• Verwenden Sie den Vertragsfilter, um aktive und inaktive Verträge auf einen Blick zu sehen
• Filtern Sie nach Signaturstatus, um Verträge zu finden, die noch signiert werden müssen
• Fügen Sie Signierparteien beim Erstellen eines Vertrags hinzu, um die elektronische Signatur zu aktivieren