Datenimport & -export
Importieren Sie bestehende Daten in MyCompanyDesk und exportieren Sie Ihre Unterlagen als Sicherung oder zur Verwendung in anderen Tools.
Import
CSV-Import
Importieren Sie Daten aus CSV-Dateien für:
- Kunden mit Name, E-Mail, Telefon, Adresse, USt.-Nummer
- Rechnungen mit Rechnungsdetails
- Ausgaben mit Kategorien und Beträgen
Andere Datentypen (etwa Projekte oder Objekte) lassen sich nicht aus CSV importieren; diese legen Sie in der App selbst an.
So importieren Sie
Der Import-Assistent hat eine eigene Seite in der App: Öffnen Sie /profile/import direkt, praktisch, wenn Sie kurz nach der Registrierung von einem anderen Tool umsteigen.
- Wählen Sie den Datentyp, den Sie importieren möchten (Kunden, Rechnungen oder Ausgaben)
- Laden Sie Ihre CSV-Datei hoch
- Ordnen Sie die Spalten zu, indem Sie Ihre CSV-Spaltenüberschriften den MyCompanyDesk-Feldern zuweisen
- Importieren Sie, um die Datensätze anzulegen; das Ergebnis zeigt, wie viele Zeilen importiert wurden und wie viele fehlgeschlagen sind
Import-Tipps
- Verwenden Sie UTF-8-Kodierung für Ihre CSV-Dateien
- Fügen Sie eine Kopfzeile mit Spaltennamen ein
- Halten Sie Datumsformate konsistent (JJJJ-MM-TT empfohlen)
- Verwenden Sie in Betragsfeldern einen Punkt (.) als Dezimaltrennzeichen
- Leere Felder werden übersprungen (bestehende Standardwerte werden verwendet)
Spaltenzuordnung
Der Import-Assistent zeigt Ihre CSV-Spalten und lässt Sie jede dem passenden MyCompanyDesk-Feld zuordnen. Häufige Zuordnungen:
| CSV-Spalte | Wird zu |
|---|---|
| Firmenname / Name | Kundenname |
| Kunden-E-Mail | |
| Straße / Adresse | Straßenadresse |
| PLZ | Postleitzahl |
| Ort | Ort |
| VAT / USt | USt.-Nummer |
| Telefon | Telefonnummer |
Export
Exporte finden Sie an einem Ort: Öffnen Sie Einstellungen und wählen Sie Daten herunterladen.
CSV-Export
Laden Sie Ihre Daten pro Typ herunter:
- Rechnungen als CSV, mit Beträgen, Daten und Status
- Kunden als CSV, Ihre vollständige Kundenliste
- Ausgaben als CSV, mit Kategorien und Beträgen
INFO
CSV-Exporte sind ab dem Starter-Abonnement verfügbar. Die komplette JSON-Sicherung ist in jedem Abonnement verfügbar, einschließlich Gratis.
Komplette Sicherung
Dieselbe Seite bietet eine komplette Sicherung: alle Ihre Daten in einer JSON-Datei. Nutzen Sie sie als regelmäßige Sicherung oder als vollständige Momentaufnahme Ihrer Unterlagen, zum Beispiel für eine DSGVO-Auskunft.
Exporte enthalten nur die Daten, auf die Sie Zugriff haben. PDF-Versionen von Rechnungen laden Sie separat herunter, auf der Seite der jeweiligen Rechnung.
Tipps
- Exportieren Sie Ihre Daten regelmäßig als Sicherung
- Statt Dateien an Ihren Buchhalter zu mailen, geben Sie ihm direkten Zugang über Einstellungen > Zugang und Buchhalter; so sieht er immer Ihre aktuellsten Zahlen
- Wenn Sie von einem anderen Tool umsteigen, nutzen Sie den Import-Assistenten, um Ihre Kundenliste zu übernehmen