Rechnungen

Rechnungen stehen im Mittelpunkt von MyCompanyDesk. Erstellen Sie professionelle Rechnungen, versenden Sie sie mit Zahlungslinks an Kunden und verfolgen Sie Zahlungen bis zum Abschluss.

Übersicht

Die Rechnungsseite zeigt alle Ihre Rechnungen mit Filter- und Suchfunktionen. Verwenden Sie die Status-Tabs für eine schnelle Ansicht:

• Alle — Jede Rechnung
• Entwurf — Erstellt, aber nicht gesendet
• Gesendet — An Kunden zugestellt
• Überfällig — Fälligkeitsdatum überschritten, unbezahlt
• Bezahlt — Zahlung eingegangen
• Storniert — Stornierte Rechnungen

Rechnung erstellen

Vollständiges Formular

1. Gehen Sie zu Rechnungen > Neue Rechnung
2. Wählen oder erstellen Sie einen Kunden
3. Fügen Sie Positionen mit Beschreibung, Menge, Einzelpreis und USt.-Satz hinzu. Der Standard-USt.-Satz für neue Positionen stammt aus Ihren Steuereinstellungen (Finanzen → Steuern). Bei Kunden mit Reverse-Charge wird automatisch 0% verwendet.
4. Legen Sie das Rechnungsdatum und das Fälligkeitsdatum fest
5. Fügen Sie optionale Anmerkungen oder interne Bemerkungen hinzu
6. Klicken Sie auf Speichern, um einen Entwurf zu erstellen

Schnellerfassung

Für eine schnellere Erstellung:

1. Klicken Sie auf die Schnellerfassungs-Schaltfläche auf der Rechnungsliste
2. Wählen Sie einen Kunden
3. Fügen Sie Positionen hinzu oder wählen Sie eine Vorlage
4. Speichern (und optional sofort versenden)

Aus einer Vorlage

Sie können eine neue Rechnung an zwei Stellen aus einer gespeicherten Vorlage starten:

• Im vollständigen Rechnungsformular klicken Sie auf Aus Vorlage starten (nur sichtbar, wenn gespeicherte Rechnungsvorlagen vorhanden sind). Wählen Sie eine Vorlage aus und das Formular füllt sich direkt mit den Positionen, dem Kunden und den anderen gespeicherten Daten. Passen Sie nach Bedarf an und speichern und versenden Sie.
• Aus der Schnellerfassungs-Schublade klicken Sie auf Vorlage verwenden, wählen Sie eine gespeicherte Vorlage aus und alle Positionen sind vorausgefüllt. Passen Sie nach Bedarf an und speichern und versenden Sie.

Rechnungsdetails

Jede Rechnung hat eine Detailseite, die zeigt:

• Kundeninformationen
• Positionen mit Zwischensummen
• USt.-Aufschlüsselung
• Gesamtbetrag
• Status und Verlauf
• Zahlungslink (falls gesendet)

Aktionen

Die Hauptaktion auf der Rechnungsdetailseite richtet sich nach dem Rechnungsstatus:

• Senden — Verfügbar für Entwurfs-, gesendete und überfällige Rechnungen. Das ist die primäre nächste Schritt, solange die Rechnung den Kunden noch erreichen muss.
• Duplizieren — Wird bei stornierten Rechnungen angezeigt, damit Sie sie schnell neu anlegen können.
• Als bezahlt markieren — Wird angezeigt, wenn ein Kunde eine Zahlung meldet, damit Sie diese bestätigen können, anstatt die Rechnung erneut zu senden.

Zusätzliche Aktionen finden sich im Overflow-Menü neben der Hauptaktion:

• PDF herunterladen — Laden Sie die Rechnung als professionell formatiertes PDF-Dokument mit Ihrem Firmenlogo, Ihren Markenfarben und allen Rechnungsdetails herunter.
• Stornieren — Stornieren Sie eine Rechnung, die nicht mehr bezahlt werden soll. Stornierte Rechnungen bleiben für Prüfungszwecke in Ihren Unterlagen.
• Duplizieren — Erstellen Sie eine Kopie einer bestehenden Rechnung, nützlich für wiederkehrende Abrechnungen an denselben Kunden.
• Erinnerung senden — Senden Sie eine Zahlungserinnerung für überfällige Rechnungen.

Senden

Senden Sie die Rechnung per E-Mail an Ihren Kunden. Die E-Mail enthält:

• Eine anpassbare Nachricht (basierend auf Ihrer E-Mail-Vorlage)
• Die Rechnungs-PDF als Anhang
• Einen Zahlungslink für die Online-Zahlung

PDF herunterladen

Laden Sie die Rechnung als professionell formatiertes PDF-Dokument herunter. Das PDF enthält Ihr Firmenlogo, Ihre Markenfarben und alle Rechnungsdetails.

Als bezahlt markieren

Bestätigen Sie die Zahlung manuell, wenn ein Kunde per Banküberweisung oder einer anderen Offline-Methode zahlt.

Stornieren

Stornieren Sie eine Rechnung, die nicht mehr bezahlt werden soll. Stornierte Rechnungen bleiben für Prüfungszwecke in Ihren Unterlagen.

Duplizieren

Erstellen Sie eine Kopie einer bestehenden Rechnung — nützlich für wiederkehrende Abrechnungen an denselben Kunden.

Erinnerung senden

Senden Sie eine Zahlungserinnerung für überfällige Rechnungen.

Massenaktionen

Wählen Sie mehrere Rechnungen aus der Liste, um Aktionen in großem Umfang durchzuführen:

• Senden — Mehrere Entwurfsrechnungen gleichzeitig versenden
• Als bezahlt markieren — Zahlung für mehrere Rechnungen erfassen
• Archivieren — Rechnungen ins Archiv verschieben
• Löschen — Rechnungen dauerhaft entfernen

Massenhaftes Freigeben führt dieselben MwSt.- und Statusprüfungen durch wie beim Versenden einer einzelnen Rechnung. Rechnungen, die eine Prüfung nicht bestehen, werden übersprungen; die Ergebnisübersicht zeigt den Grund an.

Zahlungslinks

Wenn Sie eine Rechnung versenden, wird ein eindeutiger Zahlungslink generiert. Ihr Kunde kann:

1. Auf den Link in der E-Mail klicken
2. Die Rechnung im Kundenportal ansehen
3. Direkt online bezahlen, ueber Ihr verbundenes Mollie- oder Stripe-Konto

Die Zahlung wird automatisch erfasst und der Rechnungsstatus wird auf Bezahlt aktualisiert.

Online-Zahlungen

Aktivieren Sie Online-Rechnungszahlungen, indem Sie Ihr eigenes Mollie- oder Stripe-Konto verbinden:

1. Gehen Sie zu Geld → Zahlungen in der Seitenleiste Ihres Arbeitsbereichs
2. Verbinden Sie unter Online betalingen den gewuenschten Anbieter
3. Mollie unterstuetzt iDEAL, Bancontact, Kreditkarte und Bankueberweisung
4. Stripe Connect unterstuetzt Karte, Apple Pay, Google Pay und SEPA-Lastschrift

Nach der Verbindung enthaelt jede von Ihnen versendete Rechnung einen Zahlungslink. Ihre Kunden bezahlen ueber Ihr eigenes Anbieterkonto. Das Geld geht direkt an Sie. MyCompanyDesk verarbeitet oder verwahrt keine Zahlungen fuer Sie.

Zahlungsanbieter-Badge

Wenn eine Rechnung vollstaendig bezahlt ist, zeigt die Kopfzeile des Zahlungsbereichs ein Badge an, das angibt, ueber welchen Anbieter die Zahlung eingegangen ist: "Bezahlt ueber Mollie" oder "Bezahlt ueber Stripe". Der dominante Anbieter wird angezeigt, wenn mehrere Zahlungsmethoden verwendet wurden. So sehen Sie auf einen Blick, wo das Geld eingegangen ist, ohne durch den Zahlungsverlauf scrollen zu muessen.

Zahlungen rückerstatten

Online-Zahlungen über Mollie oder Stripe können direkt aus MyCompanyDesk rückerstattet werden. Wenn Sie eine Zahlung rückerstatten:

• Wird der volle Betrag über denselben Zahlungsanbieter an den Kunden zurücküberwiesen
• Wird die Rückerstattung sofort von Mollie oder Stripe verarbeitet
• Wird die Zahlung in Ihrer Verwaltung als rückerstattet markiert

Offline-Zahlungsmethoden (Banküberweisung, Bargeld) nutzen den bestehenden Stornierungsweg: die Zahlung wird ohne anbieterseitige Rückerstattung als storniert markiert.

So erstatten Sie eine Zahlung:

1. Öffnen Sie die Rechnungsdetailseite
2. Suchen Sie die Zahlung in der Zahlungsliste
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Rückerstatten (nur für Mollie- und Stripe-Zahlungen verfügbar)
4. Geben Sie optional einen Grund an
5. Bestätigen Sie die Rückerstattung

Dokumenttypen

Das Rechnungsmodul unterstützt mehrere Dokumenttypen:

• Rechnung — Standard-Abrechnungsdokument
• Gutschrift — Anpassung für Rückerstattungen oder Korrekturen
• Erinnerung — Zahlungserinnerung für überfällige Rechnungen

Filtern und Suchen

Verwenden Sie die Filterleiste, um Ihre Rechnungen einzugrenzen:

• Status — Entwurf, Gesendet, Überfällig, Bezahlt, Storniert
• Kunde — Nach bestimmtem Kunden filtern
• Projekt — Nach verknüpftem Projekt filtern
• Datumsbereich — Nach Rechnungs- oder Fälligkeitsdatum filtern
• Suche — Nach Rechnungsnummer, Kundenname oder Beschreibung suchen

Export

Exportieren Sie Ihre Rechnungen als CSV zur Verwendung in Excel, Google Sheets oder Ihrer Buchhaltungssoftware.

INFO

CSV-Export erfordert den Pro-Tarif oder höher.

Finalisieren und Versenden

Wenn Sie eine Rechnung finalisieren oder versenden, prüft MyCompanyDesk, ob Ihre Firma eine USt-IdNr. (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) und eine IBAN hinterlegt hat. In den Niederlanden ist eine USt-IdNr. gesetzlich auf der Rechnung vorgeschrieben, und Ihre IBAN zeigt Kunden, wohin sie zahlen sollen.

Fehlt eines der Felder, oeffnet sich ein Dialog, in dem Sie die Angaben direkt nachtragen koennen. Nach dem Speichern wird die Rechnung automatisch finalisiert.

Warten Sie noch auf Ihre USt-IdNr. vom Finanzamt, oder sind Sie unter der Kleinunternehmerregelung (KOR) befreit? Sie koennen den Hinweis ueberspringen und trotzdem fortfahren. Tragen Sie Ihre USt-IdNr. spaeter nach, sobald sie vorliegt.

Tipps

• Richten Sie Ihre E-Mail-Vorlagen ein, bevor Sie Ihre erste Rechnung versenden
• Verwenden Sie wiederkehrende Rechnungen für regelmäßige Abrechnungen
• Prüfen Sie die Berichte-Seite für Umsatzeinblicke
• Aktivieren Sie KI-Vorschläge für intelligente Beschreibungsverbesserungen