Kundenportal

Das Kundenportal ermöglicht es Ihren Kunden, Rechnungen online über eine sichere, gebrandete Oberfläche einzusehen und zu bezahlen.

So funktioniert es

Wenn Sie eine Rechnung versenden, wird ein eindeutiger Zahlungslink generiert. Wenn Ihr Kunde auf diesen Link klickt, wird er zum Kundenportal weitergeleitet, wo er:

1. Die Rechnung ansehen kann - Alle Details, Positionen und Gesamtbeträge einsehen
2. Das PDF herunterladen kann - Eine Kopie der Rechnung erhalten
3. Online bezahlen kann - Die Zahlung direkt über das Portal über die Schaltfläche Jetzt bezahlen abschließen
4. Zahlung bestätigen kann: Eine Banküberweisung bestätigen (nicht sichtbar für Gutschriften, stornierte Rechnungen oder Originalrechnungen, die vollständig gutgeschrieben wurden, da der Kunde in keinem dieser Fälle noch etwas zu zahlen hat)

Portal-Funktionen

Rechnungsliste

Wenn ein Kunde mehrere Rechnungen hat, zeigt das Portal auch eine Liste mit jeder Rechnung, Gutschrift und dem aktuellen Status. Die Zusammenfassungskarten "Offen" und "Überfällig" über der Tabelle addieren den Restbetrag pro Beleg, nicht den Bruttobetrag. Eine Rechnung über 1.000 € mit einer Teilzahlung von 400 € trägt also 600 € zum offenen Betrag bei, und eine Gutschrift, die bereits mit ihrer Ursprungsrechnung verrechnet wurde, trägt 0 € bei, damit sie nicht zweimal abgezogen wird. "Überfällig" leitet sich aus dem Fälligkeitsdatum ab: jede versendete oder offene Rechnung mit einem Fälligkeitsdatum vor heute wird dort gezählt, damit die Karte auch dann aktuell bleibt, wenn Rechnungen nur noch selten den Legacy-Status overdue tragen.

Entwürfe erscheinen nie in der Rechnungsliste. Ein Portal-Link wird erst erzeugt, wenn eine Rechnung versendet wird; unversendete Entwürfe haben daher keine kundenseitige Ansicht und können nicht über das Portal eingesehen werden.

Rechnungsansicht

Das Portal zeigt eine übersichtliche, gebrandete Ansicht der Rechnung, einschließlich:

• Ihr Firmenlogo und Branding
• Rechnungsnummer und Datum
• Positionen mit Beschreibungen und Beträgen
• USt.-Aufschlüsselung
• Fälliger Gesamtbetrag
• Bereits erhaltener Betrag, angewandte Gutschrift und Restbetrag (bei teilweise bezahlten oder gutgeschriebenen Rechnungen)
• Fälligkeitsdatum

Zahlung

Kunden können direkt über das Portal bezahlen. Wenn Sie Mollie oder Stripe verbunden haben, erscheinen Zahlungsschaltflächen auf der Rechnungsansicht, sodass Ihr Kunde mit einem Klick bezahlen kann. Zahlungsschaltflächen und der fällige Gesamtbetrag werden für Gutschriften, stornierte Rechnungen und Originalrechnungen, die vollständig gutgeschrieben wurden, ausgeblendet, da der Kunde in keinem dieser Fälle noch Geld überweisen muss. Bei Rechnungen mit Teilzahlungen oder Gutschriften zeigt das Portal den bereits erhaltenen Betrag, die angewandte Gutschrift und die noch offene Restsumme an, bevor der Kunde zahlt, sodass der Betrag auf der Zahlungsschaltfläche mit dem verbleibenden offenen Betrag übereinstimmt. Wenn ein Kunde einem Autopay-Link folgt (zum Beispiel aus einer Zahlungserinnerung), scrollt das Portal zur richtigen Zahlungsschaltfläche und hebt sie mit einer pulsierenden Animation hervor, anstatt automatisch zum Zahlungsvorgang weiterzuleiten. So kann der Kunde die Rechnung vor der Zahlung prüfen. Wenn die Zahlung bestätigt wird, aktualisiert sich der Rechnungsstatus in Ihrem Dashboard automatisch auf Bezahlt. Das Portal zeigt dem Kunden nach einer Rückkehr aus Mollie oder iDEAL auch die Wahrheit an: wenn der Zahlungsanbieter die Zahlung noch nicht bestätigt hat, sagt die Seite das ehrlich, anstatt vorzugeben, dass die Zahlung in Bearbeitung ist, und der Kunde kann es unten erneut versuchen.

Mollie-Zahlungseinstellungen

Sobald Mollie verbunden ist, erhalten Sie einen Betaalknop op facturen-Schalter in Ihrem Arbeitsbereich unter Geld → Zahlungen → Online betalingen. Aktivieren Sie ihn, um eine Mollie-Schaltfläche mit dem Label Jetzt bezahlen auf jeder ausgehenden Rechnung anzuzeigen. Deaktivieren Sie ihn, und die Schaltfläche verschwindet, ohne Mollie zu trennen.

Unter dem Schalter befindet sich ein Betaalmethoden-Bereich, der jede in Ihrem Mollie-Dashboard aktivierte Zahlungsmethode auflistet (iDEAL, Bancontact, Kreditkarte und mehr). Standardmäßig sehen Kunden alle Methoden. Aktivieren Sie bestimmte Methoden, um die Auswahl einzugrenzen, nur diese erscheinen auf Ihren Rechnungen. Entfernen Sie alle Häkchen, um zu "alle anzeigen" zurückzukehren.

Mit der Schaltfläche Stuur testbetaling können Sie einen kostenlosen €1-Test-Checkout über Mollie durchlaufen, um sicherzustellen, dass alles funktioniert, bevor Ihre Kunden es sehen. Es fließt kein echtes Geld.

Stripe-Zahlungseinstellungen

Sobald Stripe verbunden ist, erhalten Sie einen Betaalknop op facturen-Schalter in Ihrem Arbeitsbereich unter Geld → Zahlungen → Online betalingen. Aktivieren Sie ihn, um eine Stripe-Schaltfläche mit dem Label Jetzt bezahlen auf jeder ausgehenden Rechnung anzuzeigen. Deaktivieren Sie ihn, und die Schaltfläche verschwindet, ohne Stripe zu trennen. Der Schalter ist erst verfügbar, nachdem das Stripe-Onboarding (KYC) abgeschlossen ist.

Unter dem Schalter befindet sich ein Betaalmethoden-Bereich, der jede unterstützte Zahlungsmethode zeigt, abgeglichen mit den Capabilities Ihres Stripe-Kontos (Karte, iDEAL, Bancontact, SEPA-Lastschrift, PayPal, Klarna und Link by Stripe). Standardmäßig wählt Stripe Checkout automatisch die richtige Methode pro Kunde. Aktivieren Sie bestimmte Methoden, um die Auswahl einzuschränken, nur diese erscheinen im Checkout. Entfernen Sie alle Häkchen, um zur automatischen Auswahl zurückzukehren.

Die Schaltfläche Open Stripe Dashboard verlinkt Sie direkt zu Ihren Stripe-Zahlungsmethodeneinstellungen, damit Sie Ihre Integration überprüfen und Zahlungen direkt in Stripe testen können.

Branding

Das Kundenportal verwendet Ihr Unternehmensbranding:

• Firmenlogo
• Akzentfarbe
• Unternehmensinformationen

Dies schafft ein professionelles, konsistentes Erlebnis für Ihre Kunden.

Eingefrorene Rechnungskopie

Rechnungsansicht und PDF-Download werden aus einer Momentaufnahme gerendert, die beim Senden erstellt wird. Diese Momentaufnahme friert Ihre Unternehmensdaten, Kundendaten, Dokumentensprache und Ihr Branding zum Zeitpunkt des Versands ein. Kunden sehen die Rechnung daher genau so, wie sie gesendet wurde, auch wenn Sie später Einstellungen oder den Kundendatensatz ändern. Entwürfe haben noch keine Momentaufnahme und können nicht über das Portal eingesehen werden, weil ein Portal-Link erst beim Versenden erzeugt wird.

Zugangssicherheit

Jeder Portal-Link ist:

• Eindeutig - Pro Rechnung generiert
• Token-basiert - Mit einem einzigartigen Zugangstoken gesichert
• Rechnungsspezifisch - Zeigt nur die spezifische Rechnung

Kunden benötigen kein MyCompanyDesk-Konto, um Rechnungen einzusehen und zu bezahlen.

Kundenereignis-Tracking

MyCompanyDesk verfolgt Kundeninteraktionen mit dem Portal:

• Wann der Kunde die Rechnung öffnet
• Wann er das PDF herunterlädt
• Wann er die Zahlung einleitet
• Wann die Zahlung bestätigt wird

Dies hilft Ihnen, das Kundenengagement zu verstehen und effektiv nachzufassen.

Tipps

• Fügen Sie Ihrer Rechnungs-E-Mail eine persönliche Notiz hinzu, um die Portal-Nutzung zu fördern
• Das Portal funktioniert auf allen Geräten - Mobiltelefon, Tablet und Desktop
• Zahlungsbestätigungen werden sowohl an Sie als auch an den Kunden gesendet
• Prüfen Sie den Kundenereignisverlauf auf der Rechnungsdetailseite, um Portal-Interaktionen einzusehen