E-Mail

MyCompanyDesk sendet Ihre Rechnungen und Angebote per E-Mail an Ihre Kunden. Unter Einstellungen → E-Mail steuern Sie die Versandseite: von welcher Adresse Ihre Dokumente verschickt werden und die Grußformel unter jeder Nachricht. Die Seite ist in jedem Abo verfügbar.

Der E-Mail-Empfang (der Posteingang) wird an anderer Stelle eingerichtet; siehe Empfangen: Posteingang-Einstellungen weiter unten.

Absender

Die Karte Versandmethode legt fest, welche Adresse Ihre Kunden als Absender sehen. Es gibt drei Optionen.

Eigene Domain

Senden Sie Rechnungen von Ihrer eigenen Domain, genau wie Ihren Posteingang. Kunden sehen Ihre Adresse als Absender.

• Der Versand von der eigenen Domain gehört zum Pro-Abo; in anderen Abos zeigt die Option einen Upgrade-Link.
• Ist bereits eine Domain verbunden? Dann bietet die Karte einen Ein-Klick-Button (E-Mail für ihredomain.de aktivieren). Das ist sicher für bestehende E-Mail: Läuft auf Ihrer Domain bereits Mail bei einem anderen Anbieter (zum Beispiel Gmail oder Microsoft 365), warnt MyCompanyDesk und übernimmt nichts.
• Noch keine Domain? Über Domain hinzufügen gelangen Sie zu den Domain-Einstellungen.
• Sobald der Versand aktiv ist, zeigt die Karte, von welcher Adresse Ihre Dokumente verschickt werden, mit einem Link zu den DNS-Einträgen.

Gmail

Verbinden Sie Ihr Google-Konto über Gmail verbinden. E-Mails gehen von Ihrer Gmail-Adresse aus und erscheinen in Ihrem Gmail-Ordner "Gesendet".

Outlook / Microsoft 365

Verbinden Sie Ihr Microsoft-Konto über Outlook verbinden. E-Mails werden von Ihrer Outlook- oder Microsoft 365-Adresse verschickt.

Dokumente werden immer unter Ihrer eigenen Identität versendet. Ist noch kein Absender eingerichtet, bittet MyCompanyDesk Sie zuerst, Gmail oder Outlook zu verbinden oder Ihre eigene Domain zu aktivieren, bevor eine Rechnungs- oder Angebots-E-Mail verschickt werden kann.

Rechnungen senden von

Ist Ihre eigene Domain aktiv und hat sie mehrere Adressen, erscheint eine zusätzliche Auswahl: Rechnungen senden von. Wählen Sie, welche Adresse Ihre Kunden als Absender auf Rechnungen und Angeboten sehen.

Ihre Grußformel

Die Fußzeile unter jeder ausgehenden E-Mail wird automatisch aus den Angaben aufgebaut, die Sie hier ausfüllen:

• Support-E-Mail
• Website
• Social Links (LinkedIn, X, Facebook, Instagram)

Alles, was Sie ausfüllen, wird übernommen; was leer bleibt, wird einfach weggelassen. Diese Felder teilen Sie mit Ihren Unternehmensdaten: Ob Sie sie hier oder unter Einstellungen → Unternehmensdaten bearbeiten, beide bleiben synchron.

E-Mail-Texte

Rechnungs-, Angebots- und Erinnerungs-E-Mails verwenden die standardmäßigen, gut erprobten Texte von MyCompanyDesk, in Ihrer Dokumentsprache. Es gibt keine Vorlagen pro Dokumenttyp zu pflegen. Bevor ein Dokument verschickt wird, können Sie im Versandfenster weiterhin Empfänger, Betreff und Nachricht dieser einen E-Mail anpassen und wählen, ob Ansicht-Button, Download-Button, PDF-Anhang und Rechnungspositionen enthalten sein sollen. Siehe E-Mail-Vorlagen.

Empfangen: Posteingang-Einstellungen

Alles rund um den Mail-Empfang finden Sie auf der Einstellungsseite des Posteingangs (Posteingang → Einstellungen):

• Postfächer & Adressen: Ihre Adressen, Aliasse und wie lange Nachrichten aufbewahrt werden.
• Aktivität: die letzten ausgehenden Zustellungen, hilfreich, wenn Sie sich fragen, ob ein Kunde Ihre Rechnung erhalten hat.
• Vertrauenswürdige Absender: Absender, die nie als Spam markiert werden.
• DSGVO-Datenlöschung: Löschen Sie alle Unterhaltungen und Anhänge einer bestimmten Adresse (nur für Administratoren).

Regeln für eingehende Mail finden Sie unter Posteingang → Einstellungen → Regeln & Routing.

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