Belegscanner

Extrahieren Sie automatisch Ausgabendaten aus Belegbildern und PDF-Rechnungen mit KI-gestützter OCR.

INFO

Der Belegscanner ist in jedem Tarif verfügbar, mit einem monatlichen Limit für die Anzahl der Scans: 3 mit Gratis, 30 mit Starter und 200 mit Pro. Das Limit wird am Ersten jedes Kalendermonats zurückgesetzt.

Übersicht

Anstatt jede Ausgabe manuell einzugeben, fotografieren Sie einen Beleg oder laden Sie ein PDF hoch und lassen Sie MyCompanyDesk die Details automatisch extrahieren.

Unterstützte Formate

• Bilder — JPEG, PNG, WebP
• PDF — PDF-Rechnungen und Belege
• Maximale Dateigröße — 50MB

So scannen Sie einen Beleg

1. Gehen Sie zu Ausgaben > Beleg scannen
2. Laden Sie Ihre Belegdatei hoch (Drag-and-Drop oder klicken zum Durchsuchen). Der Scanner verarbeitet eine Datei pro Durchgang.
3. Öffnen Sie bei Bedarf die erweiterten Optionen und wählen Sie den Extraktionsmodus:
   • Einzeln: eine Ausgabe aus dem Beleg extrahieren
   • Mehrfach: mehrere Positionen aus demselben Beleg extrahieren (die Voreinstellung)
4. Warten Sie auf die Verarbeitung (wenige Sekunden)
5. Überprüfen Sie die extrahierten Daten:
   • Datum
   • Betrag
   • Lieferantenname
   • Beschreibung / Positionen
6. Bearbeiten Sie Felder, die korrigiert werden müssen
7. Klicken Sie auf Bestätigen, um die Ausgabe(n) zu erstellen

Extraktionsmodi

Einzelmodus

Am besten für einfache Belege mit einer Gesamtsumme:

• Restaurantrechnungen
• Tankstellenbelege
• Einzelartikelkäufe

Extrahiert: Datum, Gesamtbetrag, Lieferant, Beschreibung.

Mehrfachmodus

Am besten für aufgeschlüsselte Belege oder Rechnungen:

• Bürobedarfsbestellungen mit mehreren Artikeln
• Lieferantenrechnungen mit Positionen
• Einkaufslisten

Extrahiert: Einzelne Positionen mit Beschreibungen und Beträgen.

Erweiterte Einstellungen

Der Scanner hat ein Panel mit erweiterten Optionen:

• Anweisungen: Fügen Sie Freitext-Kontext hinzu, um der KI zu helfen (z. B. „Dies ist ein niederländischer Beleg von Albert Heijn")
• Extraktionsmodus: eine einzelne Ausgabe oder mehrere Positionen (Voreinstellung: Mehrfach)
• Kategorie: Beschränken Sie die Extraktion auf eine Ausgabenkategorie, oder lassen Sie alle Kategorien zu
• Filter-Tags: Stichwort-Tags; nur Positionen, die zu den Tags passen, werden extrahiert
• Preisspanne: ein Mindest- und Höchstbetrag; Positionen außerhalb der Spanne werden übersprungen
• Beleg anhängen: ob die Originaldatei an die erstellte Ausgabe angehängt wird (standardmäßig aktiviert)

Tipps für beste Ergebnisse

• Gute Beleuchtung — Fotografieren Sie bei guten Lichtverhältnissen
• Flache Oberfläche — Legen Sie den Beleg auf eine flache Oberfläche
• Vollständiger Beleg — Stellen Sie sicher, dass der gesamte Beleg im Bild ist
• Klarer Text — Stellen Sie sicher, dass der Text lesbar und nicht verschwommen ist
• Ein Beleg pro Scan — Scannen Sie Belege einzeln für beste Genauigkeit

Nach dem Scannen

Nach der Bestätigung wird die Ausgabe erstellt mit:

• Allen extrahierten Daten vorausgefüllt
• Dem Originalbeleg als Datei angehängt
• Kategorievorschlägen (wenn KI-Vorschläge aktiviert sind)

Sie können die Ausgabe anschließend wie jede manuell erstellte Ausgabe bearbeiten.

Mehrere Belege scannen

Der Uploader verarbeitet eine Datei pro Durchgang. Um mehrere Belege zu verarbeiten, scannen Sie sie nacheinander; jeder Scan zählt einmal für Ihr monatliches Limit. Für einen Beleg oder eine Rechnung mit mehreren Positionen verwenden Sie den Extraktionsmodus Mehrfach, um mit einem Scan mehrere Ausgaben zu erstellen.

Tipps

• Scannen Sie Belege sofort nach Erhalt — lassen Sie sie sich nicht ansammeln
• Überprüfen Sie den extrahierten Betrag sorgfältig, besonders bei Belegen mit mehreren Währungen
• Aktivieren Sie KI-Vorschläge für automatische Kategorisierung nach dem Scannen
• Bewahren Sie die Original-Belegdatei als Anhang für Steuerprüfungszwecke auf