Ausgaben
Verfolgen Sie alle Ihre Geschäftsausgaben, scannen Sie Belege mit KI und kategorisieren Sie Kosten für eine genaue Buchführung und USt.-Meldung.
Übersicht
Die Ausgabenseite listet alle Ihre erfassten Ausgaben auf. Filtern Sie nach:
- Kategorie — Büro, Reise, Ausstattung usw.
- Projekt — Ausgaben, die mit bestimmten Projekten verknüpft sind
- Datumsbereich — Nach Ausgabendatum filtern
- Status — Aktiv oder archiviert
Ausgabe erstellen
Manuelle Eingabe
- Gehen Sie zu Ausgaben > Neue Ausgabe
- Füllen Sie aus:
- Beschreibung — Wofür die Ausgabe ist
- Betrag — Gesamtkosten (inklusive oder exklusive USt.)
- Datum — Wann die Ausgabe angefallen ist
- Kategorie — Aus vordefinierten Kategorien auswählen. Wenn Sie unter Arbeitsbereichseinstellungen eine Standard-Ausgabenkategorie festgelegt haben, ist diese hier bereits vorausgefüllt.
- USt.-Satz — Wird mit dem Standard-USt.-Satz fur Ausgaben Ihres Arbeitsbereichs vorausgefullt (einstellbar unter Arbeitsbereichseinstellungen). Sie konnen ihn jederzeit pro Ausgabe uberschreiben.
- Zahlungsmethode — Wird mit der Standard-Zahlungsmethode fur Ausgaben Ihres Arbeitsbereichs vorausgefullt, falls festgelegt.
- Hängen Sie optional ein Beleg-Bild oder PDF an
- Verknüpfen Sie optional mit einem Projekt oder Kunden
- Klicken Sie auf Speichern
Schnellerfassung
Verwenden Sie die Schnellerfassungs-Schublade für schnelle Ausgabenerfassung:
- Klicken Sie auf die Schnellerfassungs-Schaltfläche auf der Ausgabenliste
- Geben Sie Betrag und Beschreibung ein
- Wählen Sie eine Schnellkategorie
- Speichern
Aus einer Vorlage
Wenn Sie eine neue Ausgabe erstellen, klicken Sie auf Aus Vorlage starten (nur sichtbar, wenn gespeicherte Ausgabenvorlagen vorhanden sind). Wählen Sie eine Vorlage aus und das Formular füllt sich direkt mit dem gespeicherten Lieferanten, der Kategorie, dem Betrag und den anderen Daten. Passen Sie nach Bedarf an und klicken Sie auf Speichern.
Aus Banktransaktionen
Wenn Ihr Bankfeed verbunden ist, werden kategorisierte ausgehende Transaktionen automatisch in Ausgabenentwürfe umgewandelt. Jede Ausgabe erhält die Gegenpartei als Lieferant, den absoluten Betrag als Brutto, den Standard-USt.-Satz und die Behandlung der Kategorie sowie das Buchungsdatum der Transaktion. Ausgabenentwürfe erscheinen zuerst im Prüf-Posteingang des Bankfeeds, wo Sie sie bestätigen, bearbeiten oder ablehnen können, bevor sie in Ihre Buchhaltung gelangen. Siehe automatisch importierte Ausgaben prüfen für den vollständigen Ablauf.
Belegscanner
Lassen Sie die KI Ausgabendetails automatisch aus Belegen extrahieren:
- Gehen Sie zu Ausgaben > Beleg scannen
- Laden Sie ein Belegbild (JPEG, PNG, WebP) oder PDF hoch
- Wählen Sie den Extraktionsmodus:
- Einzeln — Eine Ausgabe aus dem Beleg
- Mehrfach — Mehrere Positionen aus einem Beleg
- Überprüfen Sie die extrahierten Daten (Datum, Betrag, Lieferant, Beschreibung)
- Bestätigen Sie, um die Ausgabe(n) zu erstellen
INFO
Belegscanner erfordert den Pro-Tarif oder hoher. Der USt.-Satz einer neuen Ausgabe beginnt mit Ihrer Standard-Arbeitsbereichseinstellung.
Ausgabenkategorien
MyCompanyDesk bietet vordefinierte Kategorien mit Symbolen zur schnellen Auswahl:
- Bürobedarf
- Reise & Transport
- Essen & Trinken
- Software & Abonnements
- Ausstattung
- Professionelle Dienstleistungen
- Marketing & Werbung
- Versicherung
- Miete & Nebenkosten
- Und mehr...
Kategorien helfen bei der Organisation Ihrer Ausgaben und werden in Berichten für Kostenaufschlüsselungen verwendet.
USt.-Behandlung
Jede Ausgabe kann ihren eigenen USt.-Satz haben. Gängige Optionen:
- 21 % — Standardsatz
- 9 % — Ermäßigter Satz
- 0 % — Nullsatz oder befreit
Der USt.-Betrag wird automatisch berechnet und in Ihre USt.-Berichte aufgenommen.
Ausgaben verknüpfen
Verknüpfen Sie Ausgaben mit:
- Projekte — Projektkosten genau verfolgen
- Kunden — Kosten mit bestimmten Kunden verknüpfen, zum Beispiel zur späteren Weiterberechnung
- Lieferanten — Erfassen, an wen Sie gezahlt haben
Massenaktionen
Wählen Sie mehrere Ausgaben für:
- Kategorisieren — Kategorie in großem Umfang ändern
- Archivieren — Ins Archiv verschieben
- Löschen — Dauerhaft entfernen
- Exportieren — Als CSV herunterladen
Kilometerpauschale
Wenn Sie mit einem Privatwagen geschäftlich unterwegs sind, können Sie diese Fahrten als eine einzelne Ausgabe mit Kilometerpauschale buchen.
- Gehen Sie zu Ausgaben und öffnen Sie die Kilometerpauschale.
- Wählen Sie den Zeitraum, den Sie buchen möchten.
- Wählen Sie die Fahrten aus, die Sie übernehmen möchten.
- Klicken Sie auf Als Ausgabe buchen.
Die Ausgabe wird mit einer Zeile für die gesamten geschäftlichen Kilometer erstellt.
Wenn Ihr Workspace einen Firmenwagen nutzt, sind die tatsächlichen Autokosten bereits als Ausgabe gebucht; eine separate Kilometerpauschale ist dann nicht nötig.
Wiederkehrende Ausgaben
Für regelmäßige Kosten (Miete, Abonnements usw.) richten Sie wiederkehrende Ausgaben ein, um die Erstellung zu automatisieren.
Import
Importieren Sie Ausgaben aus CSV:
- Gehen Sie zu Profil > Import
- Wählen Sie Ausgaben als Datentyp
- Laden Sie Ihre CSV-Datei hoch
- Ordnen Sie Spalten den Feldern zu
- Überprüfen und bestätigen Sie
Tipps
- Legen Sie Ihren Standard-USt.-Satz, Ihre Standard-Ausgabenkategorie und Ihre Standard-Zahlungsmethode fur Ausgaben unter Arbeitsbereichseinstellungen fest, damit das Formular nicht jedes Mal leer startet. Eine 0-%-Einstellung funktioniert korrekt; das Formular behandelt sie als bewusste Wahl.
- Aktivieren Sie KI-Vorschläge für automatische Kategorieempfehlungen
- Hängen Sie immer Belege an — sie sind für Steuerprüfungen unerlässlich
- Verwenden Sie Projekte, um das Verhältnis von Ausgaben zu Einnahmen zu verfolgen
- Prüfen Sie den Ausgabenbericht für Ausgabenaufschlüsselungen