Uitgaven

Houd al je zakelijke uitgaven bij, scan bonnen met AI en categoriseer kosten voor nauwkeurige boekhouding en BTW-aangifte.

Overzicht

De uitgavenpagina toont al je geregistreerde uitgaven. De betaalstatus-tabs in de bovenste balk laten je snel wisselen tussen:

• Alles: elke geregistreerde uitgave
• Onbetaald: nog niet betaalde uitgaven
• Betaald: al betaalde uitgaven

Uitgaven die nog moeten worden bevestigd — concepten uit de bankfeed of inbox die nog niet in je boeken staan — tonen het label Nog te bevestigen in plaats van betaald/onbetaald. Ze krijgen een gestreepte rand en een warme tint zodat je ze niet verwart met bevestigde uitgaven, en ze kunnen niet worden geselecteerd voor bulkacties totdat je ze boekt.

Je kunt nog steeds filteren op categorie, project, datumbereik of status. Klik op een uitgave om de detailpagina te openen; klik op Nieuw om er handmatig een toe te voegen, of Scan bon om er een te extraheren uit een afbeelding of PDF.

Uitgaven in de prullenbak zijn zichtbaar via de weergave Prullenbak, maar je kunt ze niet bewerken, als betaald markeren of hun bon vervangen. Zet de uitgave eerst terug als je iets wilt wijzigen.

Uitgavecategorieën

Categorieën worden per werkruimte bewaard in de tabel expense_categories; het is geen vaste lijst in de app. Elke categorie heeft:

• Een sleutel (slug voor de API en het formulier).
• Een standaard BTW-behandeling.
• Een aftrekbar percentage voor gedeeltelijk aftrekbare categorieën.
• Een investeringsvlag die overeenkomende uitgaven automatisch als investering markeert.
• Een standaard afschrijvingstermijn in maanden voor de afschrijvingsmotor.

De instelwizard plant een op de branche afgestemde set bovenop de elf standaardcategorieën, zodat een software-bedrijf extra sleutels als cloud_services_eu krijgt, terwijl een horeca-bedrijf bijvoorbeeld food_client_meeting krijgt. Nieuwe categorieën vanuit de wizard worden op dezelfde manier gevalideerd als standaardcategorieën; onbekende of verkeerd getypte sleutels worden geweigerd met een 400. Systeemcategorieën kun je niet bewerken of verwijderen, omdat ze de koppeling met de aangifte bevatten. Je kunt een categorie archiveren om hem uit het formulier te verbergen. Eigen categorieën toevoegen, bewerken en verwijderen doe je via Instellingen > Uitgavencategorieën. Verwijderen is geblokkeerd zolang een categorie nog gebruikt wordt door uitgaven of terugkerende uitgaven; archiveer hem dan in plaats daarvan.

Een uitgave aanmaken

Handmatige invoer

1. Ga naar Uitgaven > Nieuwe uitgave
2. Vul in:
   • Omschrijving - Waarvoor de uitgave is
   • Bedrag - Totale kosten (inclusief of exclusief BTW)
   • Datum - Wanneer de uitgave plaatsvond
   • Categorie - Selecteer uit je werkruimtelijst (standaardcategorieën of zelf toegevoegde categorieën). Als je een standaard uitgavecategorie hebt ingesteld onder werkruimte-instellingen, is deze hier al vooringevuld.
   • BTW-tarief - Wordt vooringevuld met het standaard BTW-tarief voor uitgaven van je werkruimte (in te stellen onder werkruimte-instellingen). Je kunt het altijd per uitgave aanpassen.
   • Betaalmethode - Wordt vooringevuld met de standaard betaalmethode voor uitgaven van je werkruimte, indien ingesteld.
3. Voeg optioneel een bon-afbeelding of PDF toe
4. Koppel optioneel aan een project of klant
5. Klik op Opslaan

Snel toevoegen

Gebruik de snel-toevoegen-lade voor snelle uitgaveninvoer:

1. Klik op de snel-toevoegen-knop op de uitgavenlijst
2. Vul het bedrag en de omschrijving in
3. Selecteer een snelle categorie
4. Sla op

Vanuit een sjabloon

Bij het aanmaken van een nieuwe uitgave klik je op Vanuit sjabloon (alleen zichtbaar als je opgeslagen uitgavesjablonen hebt). Kies een sjabloon en het formulier vult zich ter plekke met de opgeslagen leverancier, categorie, bedrag en andere gegevens. Pas aan waar nodig en klik op Opslaan.

Van banktransacties

Wanneer je bankfeed is gekoppeld, worden gecategoriseerde uitgaande transacties automatisch omgezet naar conceptuitgaven. Elke uitgave krijgt de tegenpartij als leverancier, het absolute bedrag als bruto, het standaard BTW-tarief en de behandeling van de categorie, en de boekingsdatum van de transactie. Conceptuitgaven verschijnen eerst in de beoordelingsinbox van de bankfeed, waar je ze kunt bevestigen, bewerken of afwijzen voordat ze in je boekhouding komen. Zie auto-importuitgaven beoordelen voor de volledige workflow.

Bonnen scannen

Laat AI automatisch uitgavegegevens uit bonnen extraheren:

1. Ga naar Uitgaven > Bon scannen
2. Upload een bonafbeelding (JPEG, PNG, WebP) of PDF
3. Kies de extractiemodus:
   • Enkel - Een uitgave van de bon
   • Meervoudig - Meerdere regelitems van een bon
4. Controleer de geextraheerde gegevens (datum, bedrag, leverancier, omschrijving)
5. Bevestig om de uitgave(n) aan te maken

INFO

Bonnen scannen vereist het Pro-abonnement of hoger. Het BTW-tarief op een nieuwe uitgave begint bij je standaard werkruimte-instelling.

Vergrendelde BTW-periodes

Als een inboxbericht wordt omgezet naar een uitgave met een datum in een BTW-periode die al is aangegeven, wordt de automatische boeking geweigerd om de ingediende aangifte te beschermen. In plaats van de factuur stilzwijgend te laten verdwijnen, maakt MyCompanyDesk een inbox_expense_period_locked-melding aan die de leverancier en factuurdatum noemt en aangeeft dat de BTW-periode vergrendeld is. De melding brengt je naar de inboxlijst, zodat je de doorgestuurde factuur daar kunt terugvinden. Je hebt vervolgens dezelfde twee opties als bij andere gevallen van een vergrendelde periode: boek de uitgave handmatig met een datum in de huidige open periode, of dien een suppletieaangifte in voor de vergrendelde periode.

De snelle invoerlade toont dezelfde btw-periodestatus naast het datumveld voordat je opslaat, zodat een vergrendelde of coulanceperiode zichtbaar is voordat de server de boeking weigert.

Als een doorgestuurde e-mail of een scan wel een uitgave oplevert, maar de bijbehorende bon niet meegevoegd kan worden (bijvoorbeeld een niet-ondersteund bestandstype of een te groot bestand), wordt de uitgave toch aangemaakt en krijgt hij een notitie dat de bijlage ontbreekt. Upload de bon daarna handmatig op de detailpagina van de uitgave.

Leverancierslogo's

Als een leverancier een bekend logo heeft, toont MyCompanyDesk het naast de leveranciersnaam in de uitgavenlijst en in de leveranciersautocomplete wanneer je een uitgave maakt of bewerkt. Het logo komt uit het KVK-register voor Nederlandse bedrijven of uit een samengestelde lijst van veelvoorkomende merken. Is er geen logo beschikbaar, dan toont de app een monogram.

BTW-afhandeling

Elke uitgave kan een eigen BTW-tarief hebben. Veelgebruikte opties:

• 21% - Standaardtarief
• 9% - Verlaagd tarief
• 0% - Nultarief of vrijgesteld

Het BTW-bedrag wordt automatisch berekend en opgenomen in je BTW-rapportages.

BTW-behandeling

In speciale gevallen stel je de BTW-behandeling van de uitgave in:

• Standaard: binnenlandse BTW.
• Verlegd (EU): je rekent de BTW zelf af voor een zakelijke aankoop uit de EU, rubriek 4b.
• Verlegd (buiten de EU): leverancier buiten de EU factureert 0% BTW (sources/vat-rates.yaml#countries.NL.zero), jij rekent zelf af in rubriek 4a. Gebruik dit bijvoorbeeld voor een Amerikaanse leverancier zoals Anthropic of OpenAI.
• Vrijgesteld: de levering is BTW-vrij.
• Buitenlandse BTW in rekening gebracht: buitenlandse BTW die mogelijk via de EU-teruggaafprocedure terug te vragen is.

De behandeling wordt meestal overgenomen uit de categorie. Je kunt hem per uitgave overschrijven.

Handmatig BTW-bedrag

Meestal berekent MyCompanyDesk het BTW-bedrag uit het tarief en het nettobedrag. Komt dat niet overeen met het document van de leverancier, bijvoorbeeld een creditnota met netto EUR 0 en alleen BTW, dan kun je het BTW-bedrag handmatig invoeren. Het tarief bepaalt het bedrag dan niet meer; het formulier gebruikt jouw ingevoerde bedrag.

Correcties in vergrendelde perioden

Zit een uitgave in een vergrendelde BTW-periode, dan blokkeert het formulier wijzigingen in de financiële velden en biedt een correctiepad. De foutmelding komt via de code PERIOD_LOCKED, zodat je een Nederlandse toelichting ziet in plaats van de ruwe backend-tekst. De correctie wordt in een latere, open periode aangemaakt en verwijst naar de oorspronkelijke vergrendelde uitgave, zodat je later nog kunt zien wat er is gewijzigd.

De poort vergelijkt de waarden die daadwerkelijk weggeschreven zouden worden, niet alleen de velden die zichtbaar zijn in het formulier. Dat geldt ook voor meerregelige lines, investeringsvlaggen en afschrijvingsinvoer zoals restwaarde, gebruiksduur en privégebruikpercentage. Elke financieel relevante wijziging in een ingediende periode wordt geweigerd; niet-financiële aanpassingen zoals notities, betaalstatus of bonbijlagen blijven wel mogelijk.

Uitgaven koppelen

Koppel uitgaven aan:

• Projecten - Houd projectkosten nauwkeurig bij
• Klanten - Koppel kosten aan specifieke klanten, bijvoorbeeld om ze later door te factureren
• Leveranciers - Registreer aan wie je hebt betaald

Doorbelasting en kostprijswijzigingen

Een uitgave die aan een klant is gekoppeld, kan op een factuur worden doorbelast. Op de uitgavedetail staat een regel Gekoppelde factuur zodra hij aan een factuur is toegevoegd, en een waarschuwingslabel Kostprijs gewijzigd na facturatie als de kostprijs van de uitgave is aangepast nadat de factuur is verstuurd. Dat label betekent dat het bedrag op de factuur niet meer overeenkomt met de onderliggende uitgave; open de factuur of bewerk de uitgave om beide weer gelijk te trekken.

Bulkacties

Selecteer meerdere uitgaven voor:

• Categoriseren - Wijzig categorie in bulk
• Archiveren - Verplaats naar archief. Als je meerdere onbetaalde uitgaven met een vervaldatum tegelijk archiveert, vallen hun openstaande betaalherinneringen stil. De bulkbalk toont eerst een bevestiging zodra een van de geselecteerde uitgaven onbetaald is én een vervaldatum heeft, zodat je weet hoeveel van de geselecteerde uitgaven hun herinnering kwijtraken. Zolang de uitgaven gearchiveerd zijn, blijft de herinnering uit. Zet je een gearchiveerde uitgave later terug, dan maakt de dagelijkse sweep de herinnering opnieuw aan, maar pas de volgende nacht op zijn vroegst.
• Verwijderen - Permanent verwijderen
• Exporteren - Download als CSV
• Markeer als betaald - Markeer geselecteerde uitgaven als betaald. Als je een bank- of inbox-concept als betaald markeert, wordt de vlag "Te controleren" tegelijkertijd verwijderd, zodat de rij zichtbaar wordt in je rapportages, BTW-aangifte en boekhoudersexport in plaats van verborgen te blijven. Dit gebeurt alleen als je de status op betaald zet, niet als je hem terugzet naar onbetaald.

Als een bulkactie wordt geweigerd omdat één of meer geselecteerde regels in een vergrendelde BTW-periode vallen, noemt de foutmelding het exacte tijdvak en legt hij uit wat je kunt doen. Een ingediende en vergrendelde periode kan alleen via een suppletieaangifte worden heropend. Een kaal slot (de aangiftedeadline is verstreken zonder dat er een aangifte is ingediend) kun je tijdelijk ontgrendelen op de BTW-pagina. Haal de regels in dat tijdvak uit je selectie, of gebruik de passende correctieroute, en probeer het opnieuw.

Kilometervergoeding

Rij je privé zakelijk, dan kun je die ritten bundelen tot één uitgave met een kilometervergoeding.

1. Ga naar Uitgaven en open de kilometervergoeding.
2. Kies de periode die je wilt boeken.
3. Selecteer de ritten die je meeneemt.
4. Klik op Boek als uitgave.

De uitgave wordt aangemaakt met één regel voor het totaal aan zakelijke kilometers.

Als je werkruimte een bedrijfsauto gebruikt, zijn de werkelijke autokosten al als uitgave geboekt; een aparte kilometervergoeding is dan niet nodig.

Investeringen en afschrijving

Categorieën met auto_flag_investment = true (doorgaans uitrusting en andere investeringen) zetten een uitgave automatisch om in een investering:

• De uitgave krijgt is_investment = true.
• Er wordt een maandelijkse afschrijvingsregeling aangemaakt op basis van useful_life_months van de categorie (standaard 60 maanden als deze niet is ingesteld).
• De regeling gebruikt lineaire afschrijving met dagpro rata voor de eerste en laatste kalendermaand, conform de richtlijnen van de Belastingdienst.
• Regels worden bewaard in expense_depreciation_lines en doorgegeven aan rapportages.

De afschrijfbare basis is gelijk aan de geactiveerde waarde die de grootboekpost boekt naar de activarekening (apps/api/src/modules/ledger/posting-engine.js), niet het bruto-bedrag exclusief BTW. Daarmee worden ook niet-aftrekbare voorbelasting (voor categorieën met een aftrekpercentage onder de 100%) en het zakelijke deel na privégebruikpercentage meegenomen, zodat de afschrijvingsregeling, het objectenregister en de KIA-berekening allemaal van hetzelfde bedrag uitgaan.

Het bewerken van categorie, datum, bedrag, BTW-behandeling, privégebruikpercentage, gebruiksduur of restwaarde op een bestaande uitgave triggert herberekening. Als een bestaande afschrijvingsregel al in een vergrendelde BTW-periode valt, wordt de herberekening geweigerd, zodat de ingediende aangifte niet stilletjes wijzigt. Het terugzetten van een investeringsuitgave naar een niet-investeringscategorie verwijdert de afschrijvingsregels.

Een investering waarvan de eigen datum nog in een open periode valt, kan toch tegen een vergrendeld schema aanlopen als de afschrijvingsregels in een latere, vergrendelde BTW-periode vallen. Dan toont het formulier de foutcode DEPRECIATION_SCHEDULE_LOCKED in plaats van PERIOD_LOCKED. Gebruik de actie Tijdelijk ontgrendelen voor dat tijdvak op de BTW-pagina en probeer de wijziging opnieuw.

Treinkaartjes en andere autokosten kun je ook als gewone uitgave boeken via Uitgaven > Nieuw met leverancier, bedrag, datum en categorie.

Terugkerende uitgaven

Voor regelmatige kosten (huur, abonnementen, etc.) stel je terugkerende uitgaven in om het aanmaken te automatiseren.

Importeren

Importeer uitgaven vanuit CSV:

1. Ga naar Profiel > Importeren
2. Selecteer Uitgaven als gegevenstype
3. Upload je CSV-bestand
4. Koppel kolommen aan velden
5. Controleer en bevestig

Patroononderbrekingsmeldingen

MyCompanyDesk houdt leveranciers in de gaten die normaal elke maand een factuur sturen, maar nu stil zijn. Als een leverancier uitgaven in drie verschillende maanden had en daarna ongeveer 50 dagen geen bevestigde uitgave meer, krijg je een melding met de vraag of je een factuur mist.

De controle kijkt alleen naar bevestigde uitgaven. Conceptuitgaven of uitgaven die nog moeten worden bevestigd tellen niet mee als "we hebben een factuur gezien", dus een onbevestigde import stopt de melding niet. Het doel is om een ontbrekende terugkerende factuur op te vangen voordat je administratie scheef groeit.

Als je de melding opent, kun je de missende uitgave direct boeken of afwijzen als het stilzijn verwacht is.

Controlespoor

Het aanmaken van een uitgave schrijft voortaan voor elk ontstaanspad een regel in het controlespoor, niet alleen voor het handmatige webformulier. Dat geldt voor bonnen die je scant via de app, concepten uit de bankkoppeling, CSV-imports, terugkerende uitgaven, inbox- en doorgestuurde-e-mailconcepten, Peppol-e-facturen en ritten. De regel noemt de leverancier en datum, of het uitgavennummer als er al een is toegekend, zodat je in de geschiedenis kunt zien waar een uitgave vandaan komt.

Tips

• Stel je standaard BTW-tarief, standaard uitgavecategorie en standaard betaalmethode voor uitgaven in onder Instellingen > Uitgaven zodat het formulier niet steeds leeg begint. Een 0%-BTW-instelling werkt correct; het formulier behandelt die als een bewuste keuze.
• Eigen categorieën beheer je in Instellingen > Uitgavencategorieën. Systeemcategorieën kun je niet verwijderen; archiveer ze als je ze niet meer wilt zien.
• Schakel AI-suggesties in voor automatische categorie-aanbevelingen
• Voeg altijd bonnen toe - ze zijn essentieel voor belastingcontroles
• Gebruik projecten om de verhouding uitgaven-inkomsten bij te houden
• Bekijk het uitgavenrapport voor bestedingsoverzichten