Dépenses

Suivez toutes vos dépenses professionnelles, numérisez des reçus avec l'IA et catégorisez les coûts pour une comptabilité précise et la déclaration de TVA.

Vue d'ensemble

La page des dépenses répertorie toutes vos dépenses enregistrées. Filtrez par :

• Catégorie -- Bureau, déplacement, équipement, etc.
• Projet -- Dépenses liées à des projets spécifiques
• Plage de dates -- Filtrer par date de dépense
• Statut -- Active ou archivée

Créer une dépense

Saisie manuelle

1. Allez dans Dépenses > Nouvelle dépense
2. Remplissez :
   • Description -- L'objet de la dépense
   • Montant -- Coût total (TTC ou HT)
   • Date -- Date de la dépense
   • Catégorie -- Sélectionnez parmi les catégories prédéfinies. Si vous avez défini une catégorie de dépense par défaut dans les paramètres de l'espace de travail, elle est déjà pré-remplie ici.
   • Taux de TVA -- Pre-rempli avec le taux de TVA par defaut pour les depenses de votre espace de travail (configurable dans les parametres de l'espace de travail). Vous pouvez toujours le modifier par depense.
   • Mode de paiement -- Pre-rempli avec le mode de paiement par defaut pour les depenses de votre espace de travail, s'il est defini.
3. Joignez optionnellement une image ou un PDF de reçu
4. Liez optionnellement à un projet ou un client
5. Cliquez sur Enregistrer

Ajout rapide

Utilisez le tiroir d'ajout rapide pour une saisie rapide de dépenses :

1. Cliquez sur le bouton d'ajout rapide dans la liste des dépenses
2. Entrez le montant et la description
3. Sélectionnez une catégorie rapide
4. Enregistrez

A partir d'un modele

Lors de la creation d'une nouvelle depense, cliquez sur Demarrer a partir du modele (affiche uniquement si vous avez des modeles de depense enregistres). Choisissez un modele et le formulaire se remplit directement avec le fournisseur, la categorie, le montant et les autres donnees enregistrees. Ajustez selon vos besoins, puis cliquez sur Enregistrer.

Depuis les transactions bancaires

Lorsque votre flux bancaire est connecté, les transactions sortantes catégorisées sont automatiquement converties en dépenses provisoires. Chaque dépense reçoit la contrepartie comme fournisseur, le montant absolu comme brut, le taux de TVA et le traitement par défaut de la catégorie, et la date comptable de la transaction. Les dépenses provisoires apparaissent d'abord dans la boîte de réception d'examen du flux bancaire, où vous pouvez les confirmer, les modifier ou les rejeter avant qu'elles n'entrent dans votre comptabilité. Voir examiner les dépenses importées automatiquement pour le workflow complet.

Numérisation de reçus

Laissez l'IA extraire automatiquement les détails de vos reçus :

1. Allez dans Dépenses > Numériser un reçu
2. Téléchargez une image de reçu (JPEG, PNG, WebP) ou un PDF
3. Choisissez le mode d'extraction :
   • Simple -- Une dépense à partir du reçu
   • Multiple -- Plusieurs lignes à partir d'un seul reçu
4. Vérifiez les données extraites (date, montant, fournisseur, description)
5. Confirmez pour créer la ou les dépenses

INFO

La numerisation de recus necessite le plan Pro ou superieur. Le taux de TVA d'une nouvelle depense commence par votre reglage d'espace de travail par defaut.

Catégories de dépenses

MyCompanyDesk propose des catégories prédéfinies avec des icônes pour une sélection rapide :

• Fournitures de bureau
• Déplacements et transports
• Restauration et boissons
• Logiciels et abonnements
• Équipement
• Services professionnels
• Marketing et publicité
• Assurance
• Loyer et charges
• Et bien d'autres...

Les catégories aident à organiser vos dépenses et sont utilisées dans les rapports pour les ventilations de coûts.

Gestion de la TVA

Chaque dépense peut avoir son propre taux de TVA. Options courantes :

• 21 % -- Taux normal
• 9 % -- Taux réduit
• 0 % -- Taux zéro ou exonéré

Le montant de TVA est calculé automatiquement et inclus dans vos rapports de TVA.

Lier les dépenses

Liez les dépenses à :

• Projets -- Suivez précisément les coûts par projet
• Clients -- Associez les coûts à des clients spécifiques, par exemple pour les refacturer ultérieurement
• Fournisseurs -- Enregistrez à qui vous avez payé

Actions groupées

Sélectionnez plusieurs dépenses pour :

• Catégoriser -- Changer la catégorie en masse
• Archiver -- Déplacer vers les archives
• Supprimer -- Supprimer définitivement
• Exporter -- Télécharger au format CSV

Indemnité kilométrique

Si vous utilisez une voiture privée pour des déplacements professionnels, vous pouvez regrouper ces trajets en une seule dépense avec une indemnité kilométrique.

1. Allez dans Dépenses et ouvrez l'indemnité kilométrique.
2. Choisissez la période à comptabiliser.
3. Sélectionnez les trajets à inclure.
4. Cliquez sur Comptabiliser comme dépense.

La dépense est créée avec une ligne pour le total des kilomètres professionnels.

Si votre espace de travail utilise un véhicule de société, les frais réels de voiture sont déjà comptabilisés comme dépense ; une indemnité kilométrique séparée n'est alors pas nécessaire.

Dépenses récurrentes

Pour les coûts réguliers (loyer, abonnements, etc.), configurez des dépenses récurrentes pour automatiser la création.

Import

Importez des dépenses depuis un fichier CSV :

1. Allez dans Profil > Import
2. Sélectionnez Dépenses comme type de données
3. Téléchargez votre fichier CSV
4. Faites correspondre les colonnes aux champs
5. Vérifiez et confirmez

Conseils

• Definissez votre taux de TVA, votre categorie de depense et votre mode de paiement par defaut dans Parametres de l'espace de travail pour que le formulaire ne commence pas toujours avec des champs vides. Un reglage a 0 % pour la TVA fonctionne correctement; le formulaire le traite comme un choix intentionnel.
• Activez les suggestions IA pour des recommandations automatiques de catégories
• Joignez toujours les reçus -- ils sont essentiels pour les contrôles fiscaux
• Utilisez les projets pour suivre le ratio dépenses/revenus
• Consultez le rapport de dépenses pour les ventilations de coûts