Gegevens importeren & exporteren
Importeer bestaande gegevens in MyCompanyDesk en exporteer je administratie als back-up of voor gebruik in andere tools.
Importeren
CSV-import
Importeer gegevens uit CSV-bestanden voor:
- Klanten met naam, e-mail, telefoon, adres, BTW-nummer
- Facturen met factuurgegevens
- Uitgaven met categorieën en bedragen
Andere soorten gegevens (zoals projecten of objecten) kun je niet uit CSV importeren; die maak je in de app zelf aan.
Zo importeer je
De importwizard heeft een eigen pagina in de app: open /profile/import rechtstreeks, handig als je net na het aanmelden overstapt vanuit een andere tool.
- Kies het gegevenstype dat je wilt importeren (klanten, facturen of uitgaven)
- Upload je CSV-bestand
- Koppel kolommen door je CSV-kolomkoppen aan MyCompanyDesk-velden te koppelen
- Importeer om de records aan te maken; het resultaat toont hoeveel rijen zijn geïmporteerd en hoeveel er zijn mislukt
Importtips
- Gebruik UTF-8-codering voor je CSV-bestanden
- Neem een koprij met kolomnamen op
- Houd datumnotaties consistent (JJJJ-MM-DD aanbevolen)
- Gebruik een punt (.) als decimaalteken in bedragvelden
- Lege velden worden overgeslagen (bestaande standaardwaarden worden gebruikt)
Kolommen koppelen
De importwizard toont je CSV-kolommen en laat je elke kolom aan het bijbehorende MyCompanyDesk-veld koppelen. Veelvoorkomende koppelingen:
| CSV-kolom | Wordt |
|---|---|
| Bedrijfsnaam / Naam | Klantnaam |
| E-mail van de klant | |
| Straat / Adres | Straatadres |
| Postcode | Postcode |
| Plaats | Plaats |
| VAT / BTW | BTW-nummer |
| Telefoon | Telefoonnummer |
Exporteren
Exports vind je op één plek: open Instellingen en kies Gegevens downloaden.
CSV-export
Download je gegevens per soort:
- Facturen als CSV, met bedragen, datums en statussen
- Klanten als CSV, je volledige klantenlijst
- Uitgaven als CSV, met categorieën en bedragen
INFO
CSV-exports zijn beschikbaar vanaf het Starter-abonnement. De volledige back-up (JSON) kun je altijd downloaden, op elk abonnement, inclusief Gratis.
Volledige back-up
Dezelfde pagina biedt een volledige back-up: al je gegevens in één JSON-bestand. Gebruik hem als periodieke back-up of als compleet overzicht van je administratie, bijvoorbeeld voor een AVG-inzageverzoek.
Exports bevatten alleen gegevens waar jij toegang toe hebt. PDF-versies van facturen download je apart, op de pagina van elke factuur.
Locatiegegevens
Sommige mobiele stromingen kunnen je GPS-locatie gebruiken als je daar zelf voor kiest:
- Klanten in de buurt zoeken vanuit de klantenlijst.
- Huidige locatie gebruiken bij het invullen van een adresveld.
We lezen je locatie alleen in die twee gevallen en alleen in de app. We zetten die om naar een adres of een gefilterde klantenlijst, en we slaan de ruwe coördinaten niet op. Je kunt de toestemming altijd weigeren of intrekken in de instellingen van je apparaat.
Tips
- Exporteer je gegevens regelmatig als back-up
- Mail geen bestanden naar je boekhouder, maar geef diegene direct toegang via Instellingen > Toegang en boekhouder; dan kijkt je boekhouder altijd naar de nieuwste cijfers
- Stap je over van een andere tool, gebruik dan de importwizard om je klantenlijst mee te nemen