Agenda

Enregistrez vos heures de travail, planifiez vos journées et transformez le temps facturable en factures. La page Agenda dans la barre latérale combine l'enregistrement du temps avec un agenda : vous voyez le plan du jour, les entrées planifiées à côté des heures enregistrées et des suggestions issues de vos calendriers connectés, le tout au même endroit.

La page en un coup d'œil

Passez d'une vue à l'autre avec le sélecteur en haut (balayez entre les périodes sur mobile) :

• Jour : le plan et les heures enregistrées du jour. Selon vos réglages, vous voyez une chronologie ou une liste compacte, avec les entrées planifiées séparées des entrées enregistrées. Les événements de vos calendriers connectés apparaissent à côté de vos entrées et se convertissent en entrées de temps d'un simple appui, et vous recevez des suggestions basées sur votre activité récente.
• Semaine : sur ordinateur, un planning sur sept jours où les blocs pleins sont des heures enregistrées et les blocs hachurés des heures planifiées ; cliquez sur un créneau vide pour ajouter une entrée. Sur mobile, un résumé par jour à explorer d'un appui.
• Mois : les totaux par jour ; sélectionnez un jour pour y accéder.
• Liste : un tableau consultable de toutes les entrées avec des filtres par statut de facturation, client, projet et déplacements, plus les totaux de la sélection en cours.

Les entrées planifiées portent le badge Provisoire ; appuyez sur Confirmer une fois le travail réellement effectué pour les transformer en heures enregistrées.

Vous préférez ne pas le faire manuellement ? Activez Confirmer automatiquement le temps provisoire dans les paramètres de l'agenda. Les entrées provisoires sont alors confirmées automatiquement une fois leur date prévue passée, même si personne n'ouvre l'agenda.

Enregistrer du temps

Minuteur

Sur mobile, la vue Jour comprend un minuteur : lancez-le quand vous commencez à travailler et arrêtez-le pour enregistrer le temps écoulé comme entrée. Vous pouvez faire du minuteur votre mode de travail par défaut via le réglage du mode de travail (voir Paramètres ci-dessous).

Entrées manuelles

1. Cliquez sur Ajouter une entrée (raccourci clavier A, ou le bouton + sur mobile)
2. Le panneau de saisie rapide s'ouvre : choisissez le client et éventuellement un projet, saisissez vos heures et ajustez la description et le tarif si nécessaire
3. Saisissez le temps en nombre total d'heures, ou passez à une heure de début et de fin
4. Enregistrez l'entrée

Description de ligne par défaut

Lors de l'ajout d'une entrée de temps, le champ de description est prérempli automatiquement à partir de vos descriptions de ligne par défaut. Le système vérifie dans l'ordre :

1. La description de ligne par défaut du projet
2. La description de ligne par défaut du client
3. La valeur par défaut de l'espace de travail

Votre propre saisie n'est jamais écrasée. Dès que vous tapez une description personnalisée, la valeur préremplie ne la remplace plus.

Mode heures uniquement

Vous préférez n'enregistrer qu'un total par jour ? Activez le Mode heures uniquement dans les paramètres de l'agenda. Il masque la chronologie et les champs d'heure de début et de fin : vous saisissez uniquement le total d'heures par jour. Le tarif et le champ facturable restent disponibles.

Facturer vos heures

Créer une facture depuis la page Agenda

Lorsque vous avez des entrées non facturées, cliquez sur Créer une facture. Un panneau s'ouvre où vous choisissez un client ; il liste toutes les entrées non facturées de ce client avec leur total. Confirmez, et un brouillon de facture est créé avec une ligne par entrée. Le temps de trajet et les frais de déplacement facturables liés à ces entrées sont ajoutés en lignes séparées.

Choisir des entrées individuelles dans le formulaire de facture

Vous ne voulez facturer qu'une partie des entrées ? Créez ou modifiez directement une facture : le formulaire de facture comporte une section temps qui liste les entrées non facturées du client sélectionné, pour choisir précisément lesquelles inclure.

Descriptions de ligne sur la facture

Les lignes de facture sont décrites automatiquement : d'abord la description de l'entrée elle-même, sinon le nom du projet, sinon la période. Un modèle de description par client (défini sur la page du client) remplace ce format.

Facturation automatique du temps

La facturation automatique se configure par client. Sur la page du client, activez Facturation auto pour créer automatiquement chaque mois une facture pour les heures enregistrées de ce client, avec envoi automatique en option. La facture est créée en brouillon et reste ouverte, afin que vous puissiez la relire avant son envoi.

Actions groupées

Sélectionnez plusieurs entrées dans la vue Liste (appui long sur mobile) pour agir en une fois :

• Marquer comme facturable ou Marquer comme non facturable
• Archiver
• Supprimer

Synchronisation de calendrier externe

Connectez Google Agenda ou le calendrier Outlook pour réunir votre agenda et vos heures. Ouvrez les paramètres de l'agenda via la roue dentée et suivez le lien calendrier, ou rendez-vous directement sur la page des calendriers connectés. Vous pouvez y :

• Connecter Google Agenda ou Calendrier Outlook
• Activer la synchronisation par connexion avec Activer la synchronisation
• Choisir la Direction de synchronisation : Vers le calendrier (vos heures enregistrées apparaissent dans votre calendrier), Depuis le calendrier (vos événements apparaissent sur la page Agenda, prêts à être enregistrés) ou Les deux
• Activer un flux en lecture seule Abonnement calendrier (iCal) pour suivre vos heures enregistrées depuis n'importe quelle application de calendrier

Les événements provenant d'un calendrier connecté apparaissent dans les vues Jour et Semaine ; appuyez sur l'un d'eux pour le transformer en entrée de temps.

Paramètres

La roue dentée sur la page Agenda ouvre les paramètres de l'agenda. Vous y configurez :

• Le Mode heures uniquement, la confirmation automatique du temps provisoire, et le comportement de saisie
• Le mode de travail : Heures, Postes ou minuteur
• Les heures de travail affichées sur la chronologie
• Les étapes affichées par la saisie rapide (projet, notes, déplacements)
• Le tarif horaire par défaut (administrateurs d'équipe)
• Les valeurs par défaut des déplacements comme les adresses, le véhicule et le tarif kilométrique
• Utiliser votre localisation actuelle comme point de départ d'un déplacement, quand votre appareil le permet
• Un lien pour connecter un calendrier externe

Conseils

• Enregistrez vos heures chaque jour pour des données fiables ; grâce aux suggestions, réenregistrer un travail récurrent ne prend qu'un appui
• Planifiez votre semaine à l'avance avec des entrées provisoires et confirmez-les au fur et à mesure
• Vérifiez régulièrement le temps non facturé pour ne laisser passer aucune heure facturable
• Connectez votre calendrier une fois et vos rendez-vous deviennent automatiquement des entrées prêtes à enregistrer