So senden Sie eine Erinnerung für eine unbezahlte Rechnung:
- Öffnen Sie die Rechnung
- Nutzen Sie die Aktion „Erinnerung senden“
- Prüfen Sie die Nachricht und senden Sie sie ab
Die Erinnerung nennt den noch offenen Restbetrag (Rechnungsbetrag abzüglich der bereits eingegangenen Zahlungen). Hat der Kunde bereits eine Anzahlung oder Ratenzahlung geleistet, mahnt die Erinnerung den Rest an, nicht den vollen Rechnungsbetrag.
Wenn Ihr Arbeitsbereich Online-Zahlungen aktiviert hat, bietet die Erinnerungsmail dem Kunden dieselben Zahlungsoptionen wie die ursprüngliche Rechnung: einen Button Ansehen \u0026 bezahlen, einen Button Zahlung bestätigen und einen QR-Code auf der PDF zum Scannen und Bezahlen. Das gilt für manuelle und automatische Erinnerungen.
Eine Erinnerung kann nicht gesendet werden, wenn:
- die Rechnung noch ein Entwurf ist
- die Rechnung storniert wurde
- die Rechnung bereits als bezahlt markiert ist
- der Kunde im Portal angegeben hat, dass er bereits bezahlt hat, und der Status "Überprüfung erforderlich" ist
- es sich um eine Gutschrift oder Rückerstattungsnotiz handelt
- die Rechnung vollständig durch eine Gutschrift ausgeglichen wurde
- nichts mehr offen steht (zum Beispiel weil der Kunde bezahlt hat, während die Seite geöffnet war)
Wenn eine Rechnung überfällig ist, schlägt die Rechnungsdetailseite einen nächsten Schritt vor:
- Erinnerung senden — für Rechnungen, die knapp über dem Fälligkeitsdatum liegen
- Schärfere Erinnerung senden — für bereits einmal erinnerte Rechnungen
- Dringende Erinnerung senden — für Rechnungen, die mehr als ein paar Tage überfällig sind. Der Knopf öffnet den Erinnerungsdialog; die Detailzeile schlägt zusätzlich vor, den Kunden anzurufen oder eine Ratenzahlung anzubieten.
- Gutschrift oder Korrektur erstellen — wenn der Kunde die Rechnung bestreitet oder sich Beträge geändert haben
Für die meisten Fälle senden Sie Erinnerungen 1 Tag vor dem Fälligkeitsdatum (freundlich), 3 Tage danach (fester) und 10 Tage danach (letzte Mahnung). Danach folgt ein Telefonat.
Die Erinnerungsvorlage können Sie auch unter Einstellungen → E-Mails anpassen.