Numerisation de recus
Extrayez automatiquement les donnees de depenses a partir d'images de recus et de factures PDF grace a l'OCR alimente par l'IA.
INFO
La numérisation de reçus est disponible sur tous les plans, avec une limite mensuelle sur le nombre de scans : 3 avec Gratuit, 30 avec Starter et 200 avec Pro. La limite est réinitialisée le premier de chaque mois civil.
Vue d'ensemble
Au lieu de saisir manuellement chaque depense, prenez une photo d'un recu ou telechargez un PDF et laissez MyCompanyDesk extraire automatiquement les details.
Formats pris en charge
- Images -- JPEG, PNG, WebP
- PDF -- Factures et recus PDF
- Taille maximale de fichier -- 50 Mo
Comment numeriser un recu
- Allez dans Depenses > Numeriser un recu
- Téléchargez votre fichier de reçu (glisser-déposer ou cliquez pour parcourir). Le scanner traite un fichier à la fois.
- Ouvrez si besoin les options avancées et choisissez le mode d'extraction :
- Simple : extraire une dépense du reçu
- Multiple : extraire plusieurs lignes du même reçu (le mode par défaut)
- Attendez le traitement (quelques secondes)
- Verifiez les donnees extraites :
- Date
- Montant
- Nom du fournisseur
- Description / articles
- Modifiez les champs necessitant une correction
- Cliquez sur Confirmer pour creer la ou les depenses
Modes d'extraction
Mode simple
Ideal pour les recus simples avec un seul total :
- Additions de restaurant
- Recus de station-service
- Achats d'un seul article
Extrait : date, montant total, fournisseur, description.
Mode multiple
Ideal pour les recus detailles ou les factures :
- Commandes de fournitures de bureau avec plusieurs articles
- Factures fournisseurs avec lignes de detail
- Listes de courses
Extrait : lignes individuelles avec descriptions et montants.
Parametres avances
Le scanner dispose d'un panneau d'options avancées :
- Instructions : ajoutez du contexte en texte libre pour aider l'IA (par ex., « Ceci est un reçu néerlandais d'Albert Heijn »)
- Mode d'extraction : une dépense unique ou plusieurs lignes (par défaut : multiple)
- Catégorie : limitez l'extraction à une catégorie de dépenses, ou laissez toutes les catégories
- Tags de filtrage : des mots-clés ; seuls les éléments correspondant aux tags sont extraits
- Fourchette de prix : un montant minimum et maximum ; les éléments hors fourchette sont ignorés
- Joindre le reçu : si le fichier original est joint à la dépense créée (activé par défaut)
Conseils pour de meilleurs resultats
- Bon eclairage -- Prenez les photos dans de bonnes conditions d'eclairage
- Surface plane -- Placez le recu sur une surface plane
- Recu complet -- Assurez-vous que le recu entier est dans le cadre
- Texte lisible -- Verifiez que le texte est lisible et non flou
- Un recu par scan -- Numerisez les recus individuellement pour une meilleure precision
Apres la numerisation
Une fois confirme, la depense est creee avec :
- Toutes les donnees extraites pre-remplies
- Le recu original joint en piece jointe
- Des suggestions de categorie (si les suggestions IA sont activees)
Vous pouvez modifier la depense par la suite comme n'importe quelle depense creee manuellement.
Numériser plusieurs reçus
L'outil de téléchargement traite un fichier à la fois. Pour traiter plusieurs reçus, numérisez-les l'un après l'autre ; chaque scan compte une fois dans votre limite mensuelle. Pour un reçu ou une facture contenant plusieurs éléments, utilisez le mode d'extraction Multiple afin de créer plusieurs dépenses avec un seul scan.
Conseils
- Numerisez les recus des que vous les recevez -- ne les laissez pas s'accumuler
- Verifiez attentivement le montant extrait, surtout pour les recus avec plusieurs devises
- Activez les suggestions IA pour une categorisation automatique apres la numerisation
- Conservez le fichier de recu original en piece jointe a des fins de controle fiscal