Arbeitsbereiche

Die Seite "Arbeitsbereiche" unter /werkruimtes ist ein zentraler Ort fuer alles, was Sie verwalten. Sie ersetzt die aeltere Steuerberater-Uebersicht und passt sich an Ihre tatsaechliche Rolle an: ein Arbeitsbereich, mehrere eigene Unternehmen oder Mandanten-Administrationen.

Eigenes Geld und Mandantengeld werden niemals vermischt. Eigene Unternehmen zusammenzufassen ergibt Sinn, weil das Geld Ihnen gehoert. Eine Summe ueber Mandanten-Administrationen waere bedeutungslos, deshalb haelt die Seite diese strikt getrennt.

Wo Sie es finden

• Oeffnen Sie den Arbeitsbereich-Wechsler in der Seitenleiste und waehlen Sie Arbeitsbereiche verwalten.
• Sobald Sie mehr als einen Arbeitsbereich haben, erscheint Arbeitsbereiche auch direkt in der linken Navigation.
• Die alte URL /boekhouder leitet hierhin weiter.

Wenn Sie einen Arbeitsbereich haben

Sie sehen drei Einstiege statt einer leeren Seite:

• Unternehmen hinzufuegen fuer eine Holding, eine zweite GmbH oder ein Nebengewerbe. Jedes Unternehmen erhaelt eine eigene Administration mit separater USt., Rechnungen und Buchhaltung.
• Steuerberater einladen, wenn Sie mit einem externen Steuerberater zusammenarbeiten.
• Partnerprogramm, wenn Sie selbst Steuerberater sind und mehrere Mandanten-Administrationen an einem Ort verwalten moechten.

Kombinierter Arbeitsbereich: Ihre eigenen Unternehmen

Wenn Sie mehr als ein eigenes Unternehmen haben, oeffnet die Seite mit einer kombinierten Uebersicht:

• Ein Satz sagt, was Ihre Unternehmen dieses Jahr zusammen umgesetzt haben, und ob das einen Gewinn oder Verlust ergab.
• Eine Zeile zeigt kombinierten Umsatz, Ergebnis, offene Forderungen und zurueckgelegte USt.
• Ein Balken zeigt die Umsatzverteilung pro Unternehmen.
• Darunter steht eine Zeile pro Unternehmen. Die Reihenfolge ist fest (Hauptunternehmen zuerst, dann Erstellungsdatum), sodass Sie immer wissen, wo Sie suchen muessen.

Signale in jeder Zeile

Jede Unternehmenszeile zeigt Chips fuer die Dinge, die gerade Aufmerksamkeit brauchen. Jeder Chip ist ein Link: er wechselt in das richtige Unternehmen und bringt Sie auf die passende Seite.

Chip	Bedeutung	Link
USt.-Zeitraum mit Frist	Wie viele Tage bis zur Abgabe, oder wie viele Tage zu spaet	/belastingen/btw
Ueberfaellige Rechnungen	Rechnungen, die nicht rechtzeitig bezahlt wurden	/facturen
Fehlende Belege	Ausgaben ohne Beleg	/uitgaven
Entwuerfe	Rechnungen, die noch Entwurf sind	/facturen
USt. abgegeben	Die vorherige Abgabe wurde eingereicht	/belastingen/btw
Testphase laeuft ab	Das Unternehmen ist noch in der Office-Testphase	/settings/billing
Inaktiv	Das Unternehmen wurde inaktiv gesetzt; Sie koennen weiter einsehen und exportieren	/werkruimtes

Eigene Unternehmen verwenden dieselben KPIs wie das Dashboard jedes einzelnen Unternehmens, sodass die Zahlen nicht widerspruechlich sein koennen.

Untereinander-Positionen

Wenn Ihre eigenen Unternehmen sich gegenseitig Rechnungen stellen, sieht jeder Arbeitsbereich normalerweise nur seine eigene Haelfte. Die Seite Arbeitsbereiche zeigt jetzt den Nettosaldo zwischen jedem Paar eigener Unternehmen, sodass das laufende Konto, das Sie bisher auf Papier gefuehrt haben, in der App sichtbar ist.

Der Block erscheint nur, wenn mindestens zwei Ihrer eigenen Unternehmen tatsaechlich offene Rechnungen aneinander haben, und bleibt daher fuer alle anderen unsichtbar. Er steht zwischen der kombinierten Uebersicht Ihrer Unternehmen und dem Mandanten-Desk, weil er eine Beziehung zwischen Ihren Unternehmen beschreibt und keine Eigenschaft eines einzelnen Unternehmens.

• Verknuepfungen werden automatisch erstellt, wenn die USt.-Nummer eines Kunden mit einem Ihrer anderen Arbeitsbereiche uebereinstimmt. Dieser Abgleich sucht nur in Ihren eigenen Unternehmen, sodass ein Kunde eines anderen Unternehmens niemals erreichbar ist.
• Wenn die automatische Verknuepfung falsch ist oder keine USt.-Nummer vorhanden ist, koennen Sie einen Kunden auf der Kundenseite manuell verknuepfen oder trennen. Eine manuelle Verknuepfung hat immer Vorrang vor der automatischen.
• Die Position ist der Nettobetrag ueber offene Rechnungen zwischen den beiden Unternehmen, abzueglich gebuchter Zahlungen. Ein positiver Betrag bedeutet, dass das eine Unternehmen dem anderen noch etwas schuldet.
• Jedes Paar wird als Satz von der Seite aus formuliert, der das Geld noch zugutekommt, zum Beispiel "[Kreditor] hat [Betrag] zu erhalten von [Debitor]". Laeuft die Bilanz in die andere Richtung, dreht sich der Satz Kreditor und Debitor um, anstatt den Betrag negativ anzuzeigen.
• Die Zeile zeigt auch, aus wie vielen offenen Rechnungen der Betrag besteht.
• Wenn mehr als ein Paar einen Saldo hat, zeigt die Karte oben eine Summe aller offenen untereinander-Positionen.

Kanzlei-Arbeitsbereich: Mandanten

Wenn Sie Steuerberater sind und Mandanten-Administrationen verwalten, wird die Seite zu einem Triage-Ueberblick:

• Eine Headline sagt, wie viele Ihrer Mandanten heute etwas brauchen.
• Eine Zahlenzeile zeigt die Gesamtzahl der Mandanten, Fristen dieser Woche, Mandanten, die Aufmerksamkeit brauchen, und offene Einladungen.
• Zeilen sind nach Dringlichkeit sortiert, sodass Administrationen, die heute Aktion erfordern, oben stehen.
• Ein Suchfeld erscheint ab sechs Mandanten.
• Offene Einladungen werden in einer eigenen Karte gezeigt; eine eingeladene Person zaehlt noch nicht als aktiver Mandant.

Die Chips funktionieren wie im kombinierten Arbeitsbereich, aber die Zeilen verwenden aggregierte Signale, sodass der Ueberblick auch bei vielen Mandanten skaliert. Mandantengeld wird nicht summiert.

Ein eigenes Unternehmen hinzufuegen

Oeffnen Sie Unternehmen hinzufuegen und geben Sie dem neuen Unternehmen einen Namen. Jedes hinzugefuegte Unternehmen beginnt mit einer eigenen 60-taegigen Office-Testphase. Kunden, Rechnungen und Buchhaltung bleiben pro Unternehmen vollstaendig getrennt.

Ein Unternehmen verwalten oder entfernen

Oeffnen Sie fuer jedes eigene Unternehmen das Zeilenmenue und waehlen Sie Verwalten. Es oeffnet sich eine Seitenschublade mit zwei Optionen.

Unternehmen inaktiv setzen

Waehlen Sie Inaktiv setzen, wenn Sie in einem Unternehmen nicht mehr arbeiten, aber die Unterlagen aufbewahren muessen. Die Administration bleibt lesbar und Sie koennen weiter alles exportieren, weil Sie die Buecher fuer die gesetzliche Aufbewahrungsfrist aufbewahren muessen. Sie koennen keine neuen Rechnungen, Ausgaben oder Kunden erfassen, und das Unternehmen wird nicht mehr fuer Ihr Abonnement gezaehlt.

Um fortzufahren, oeffnen Sie dieselbe Schublade und waehlen Sie Reaktivieren.

Ein Unternehmen loeschen

Waehlen Sie Loeschen nur fuer ein Unternehmen, das Sie versehentlich angelegt haben. Der Arbeitsbereich prueft, ob bereits Buchungen vorhanden sind; sobald eine Rechnung, Ausgabe oder ein Kunde existiert, wird das Loeschen verweigert und Sie muessen das Unternehmen stattdessen inaktiv setzen. Diese Pruefung laeuft serverseitig, sodass die Meldung immer mit den tatsaechlichen Daten uebereinstimmt.

Einen Mandanten einladen

Steuerberater koennen hier direkt einen Mandanten einladen:

1. Klicken Sie auf Mandanten einladen.
2. Tragen Sie E-Mail-Adresse, Firmenname und optional die Handelsregisternummer ein.
3. Klicken Sie auf Einladung senden.

Der Mandant erstellt sein eigenes Konto und bleibt Eigentuemer der Administration. Sie erhalten Zugang, sobald die Einladung akzeptiert wurde, und der Mandant kann diesen Zugang jederzeit widerrufen. Offene Einladungen koennen Sie erneut senden oder widerrufen. Der Link ist 30 Tage gueltig.

Navigation folgt Ihrer Rolle

Die linke Seitenleiste blendet jetzt Elemente aus, die Ihre aktuelle Arbeitsbereichsrolle nicht nutzen darf, sodass Sie keine Links mehr sehen, die einen 403 zurueckgeben. Die API steuert dies ueber eine Deny-Liste: wenn ein neuer Endpunkt fuer eine Rolle gesperrt wird, verschwindet das Navigations-Element automatisch.

In einem Mandanten-Arbeitsbereich ist die Seitenleiste kuerzer, denn Teile, die zum Mandanten selbst gehoeren (Posteingang, Website, Abonnement, Teameinstellungen, Domains und KI-Hilfen), sind fuer einen Steuerberater nicht verfuegbar. Der Arbeitsbereich-Wechsler und der Eintrag "Arbeitsbereiche" bleiben immer sichtbar, sodass Sie jederzeit zwischen Administrationen wechseln koennen.

Berechtigungen

• Arbeitsbereichs-Eigentuemer und Team-Admins koennen Unternehmen hinzufuegen und Arbeitsbereichseinstellungen verwalten.
• Steuerberater sehen nur die Arbeitsbereiche und Seiten, die ihr Mandant freigegeben hat.
• Teammitglieder sehen "Arbeitsbereiche" nur, wenn sie mehr als einen Arbeitsbereich haben und ihre Rolle dies erlaubt.

Verwandt

• Zugang und Steuerberater fuer das Einladen von Steuerberatern und das Festlegen von Seitenberechtigungen
• Berichte fuer die Ansicht verlorener Kunden und weitere Berichte
• Dashboard fuer das taegliche Briefing eines Arbeitsbereichs