Espaces de travail

La page Espaces de travail (/werkruimtes) est un lieu central pour tout ce que vous gerez. Elle remplace l'ancien portail comptable et s'adapte a votre role reel : un espace de travail, plusieurs de vos propres entreprises, ou des administrations clientes.

L'argent qui vous appartient et l'argent des clients ne sont jamais melanges. Additionner vos propres entreprises a du sens, car l'argent vous appartient. Un total sur les administrations clientes serait denue de sens, donc la page les garde strictement separees.

Ou la trouver

• Ouvrez le selecteur d'espace de travail dans la barre laterale et choisissez Gerer les espaces de travail.
• Des que vous avez plus d'un espace de travail, Espaces de travail apparait aussi directement dans la navigation de gauche.
• L'ancienne URL /boekhouder redirige ici.
• Le selecteur d'espace de travail affiche maintenant une ligne de synthese en haut. Vos propres entreprises et les administrations clientes sont regroupees separement, et un champ de recherche apparait des que vous avez plus de huit espaces de travail.

Si vous avez un seul espace de travail

Vous obtenez trois entrees au lieu d'une page vide :

• Ajouter une entreprise pour une holding, une deuxieme societe ou une activite annexe. Chaque entreprise obtient sa propre administration avec sa propre TVA, factures et comptabilite.
• Inviter un comptable si vous travaillez avec un comptable externe.
• Programme partenaire si vous etes vous-meme comptable et souhaitez gerer plusieurs administrations clientes en un seul lieu.

Espace de travail combine : vos propres entreprises

Si vous avez plus d'une entreprise, la page s'ouvre sur une vue combinee :

• Une phrase indique ce que vos entreprises ont realise ensemble cette annee en chiffre d'affaires, et si cela donne un benefice ou une perte.
• Une bande montre le chiffre d'affaires, le resultat, les creances et la TVA de cote.
• Une barre de part montre la repartition du chiffre d'affaires par entreprise.
• En dessous de la bande se trouve une ligne par entreprise. L'ordre est fixe (entreprise principale d'abord, puis date de creation), pour que vous sachiez toujours ou chercher.

Signaux dans chaque ligne

Chaque ligne d'entreprise affiche des puces pour les elements qui demandent attention. Chaque puce est un lien : il bascule vers l'entreprise adequate et vous amene sur la page correspondant au signal.

Puce	Signification	Lien
Periode TVA avec echeance	Combien de jours avant la declaration, ou de jours de retard	/belastingen/btw
Factures en retard	Factures qui n'ont pas ete payees a temps	/facturen
Recus manquants	Depenses sans justificatif	/uitgaven
Brouillons	Factures encore en brouillon	/facturen
TVA declaree	La declaration precedente a ete deposee	/belastingen/btw
Periode d'essai en cours	L'entreprise est encore en periode d'essai Office	/settings/billing
Desactivee	L'entreprise est desactivee ; vous pouvez toujours consulter et exporter	/werkruimtes

Vos propres entreprises utilisent les memes indicateurs que le tableau de bord de chaque entreprise, donc les chiffres ne peuvent pas etre contradictoires.

Positions inter-entreprises (Onderling)

Si vos propres entreprises se facturent entre elles, chaque espace de travail ne voit normalement que sa propre moitie. La page Espaces de travail affiche maintenant la position nette entre chaque paire de vos propres entreprises, de sorte que le compte courant que vous teniez auparavant sur papier est visible dans l'application.

Le bloc n'apparait que si au moins deux de vos propres entreprises ont effectivement des factures ouvertes l'une envers l'autre, et reste donc cache pour tous les autres. Il se situe entre l'apercu combine de vos entreprises et le bureau clients, car il decrit une relation entre vos entreprises et non une propriete d'une seule.

• Les liens se creent automatiquement quand le numero de TVA d'un client correspond a l'un de vos autres espaces de travail. Cette correspondance ne regarde que vos propres entreprises, donc un client d'une autre entreprise n'est jamais atteint.
• Si la correspondance automatique est incorrecte, ou si aucun numero de TVA n'est disponible, vous pouvez lier ou delier un client a la main depuis la page client. Un lien manuel prime toujours sur le lien automatique.
• La position est le solde net des factures ouvertes entre les deux entreprises, deduit des paiements enregistres. Un chiffre positif signifie qu'une entreprise doit de l'argent a l'autre.
• Chaque paire est formulee comme une phrase du cote qui a encore droit a l'argent, par exemple "[creancier] a [montant] a recevoir de [debiteur]". Si la balance va dans l'autre sens, la phrase inverse creancier et debiteur au lieu d'afficher le montant en negatif.
• La ligne indique aussi de combien de factures ouvertes le montant est compose.
• Quand plus d'une paire a un solde, la carte affiche en haut un total de toutes les positions inter-entreprises ouvertes.

Espace de travail de cabinet : clients

Si vous etes comptable et gerez des administrations clientes, la page devient un tableau de triage :

• Un titre indique combien de vos clients ont besoin de quelque chose aujourd'hui.
• Une bande de chiffres montre le nombre total de clients, les echeances cette semaine, les clients necessitant une attention et les invitations ouvertes.
• Les lignes sont triees par urgence, de sorte que les administrations necessitant une action aujourd'hui apparaissent en premier.
• Un champ de recherche est toujours visible, pour que vous puissiez filtrer les administrations clientes sans attendre un seuil.
• Les invitations ouvertes sont affichees dans leur propre carte ; une personne invitee ne compte pas encore comme client actif.

Les puces fonctionnent comme dans l'espace de travail combine, mais les lignes utilisent des signaux agreges pour que le tableau puisse suivre une grande liste de clients. L'argent des clients n'est jamais additionne.

Ajouter votre propre entreprise

Ouvrez Ajouter une entreprise et donnez un nom a la nouvelle entreprise. Chaque entreprise ajoutee commence par sa propre periode d'essai Office de 60 jours. Les clients, factures et comptabilite restent completement separes par entreprise.

Gerer ou supprimer une entreprise

Ouvrez pour chaque entreprise le menu de ligne et choisissez Gerer. Un panneau lateral s'ouvre avec deux options.

Desactiver une entreprise

Choisissez Desactiver quand vous arretez de travailler dans une entreprise mais devez conserver ses archives. L'administration reste lisible et vous pouvez toujours tout exporter, car vous devez conserver les livres pour la duree legale de conservation. Vous ne pouvez plus ajouter de factures, de depenses ou de clients, et l'entreprise ne compte plus dans votre abonnement.

Pour reprendre, ouvrez le meme panneau et choisissez Reactiver.

Supprimer une entreprise

Choisissez Supprimer uniquement pour une entreprise creee par erreur. L'espace de travail verifie si des ecritures existent ; des qu'une facture, une depense ou un client existe, la suppression est refusee et vous devez desactiver l'entreprise a la place. Cette verification est cote serveur, de sorte que le message correspond toujours aux donnees reelles.

Inviter un client

Les comptables peuvent inviter un client directement depuis cette page :

1. Cliquez sur Inviter un client.
2. Renseignez l'adresse e-mail, le nom de l'entreprise et, en option, le numero de registre du commerce.
3. Cliquez sur Envoyer l'invitation.

Le client cree son propre compte et reste proprietaire de son administration. Vous obtenez l'acces des que l'invitation est acceptee, et le client peut la revoquer a tout moment. Les invitations ouvertes peuvent etre renvoyees ou revoquees. Le lien est valable 30 jours.

La navigation suit votre role

La barre laterale de gauche masque desormais les elements que votre role d'espace de travail actuel n'est pas autorise a utiliser, de sorte que vous ne voyez plus de liens qui renverraient une erreur 403. L'API pilote cela via une liste de refus : si un nouveau point de terminaison est restreint pour un role, son element de navigation se cache automatiquement.

Dans un espace de travail client, la barre laterale est plus courte, car les parties qui appartiennent au client (boite de reception, site web, abonnement, parametres d'equipe, domaines et assistants IA) ne sont pas disponibles pour un comptable. Le selecteur d'espace de travail et l'element Espaces de travail restent toujours visibles, pour que vous puissiez toujours basculer entre les administrations.

Permissions

• Les proprietaires d'espace de travail et les administrateurs d'equipe peuvent ajouter des entreprises et gerer les parametres de l'espace de travail.
• Les comptables ne voient que les espaces de travail et les pages que leur client a autorises.
• Les membres de l'equipe ne voient Espaces de travail que s'ils ont plus d'un espace de travail et que leur role le leur permet.

Voir aussi

• Acces et comptable pour inviter des comptables et definir les permissions de page
• Rapports pour la vue des clients perdus et les autres rapports
• Tableau de bord pour le briefing quotidien d'un espace de travail