Contracten

Beheer terugkerende serviceovereenkomsten en huurcontracten met automatische facturatieschema's.

Overzicht

Contracten vertegenwoordigen lopende overeenkomsten met klanten — zoals maandelijkse servicecontracten, huurovereenkomsten of onderhoudsplannen. Ze kunnen automatisch facturen genereren volgens een vast schema.

INFO

De contractenmodule is optioneel. Schakel deze in via Bedrijf > Functies als je hem niet in de navigatie ziet.

Een contract aanmaken

1. Ga naar Contracten > Nieuw contract
2. Vul in:
   • Naam — Een beschrijvende titel (bijv. "Maandelijkse schoonmaakdienst")
   • Klant — De contractpartij
   • Bedrag — Het terugkerende facturatiebedrag
   • Herhaling — Hoe vaak factureren (wekelijks, maandelijks, per kwartaal, jaarlijks)
   • Startdatum — Wanneer het contract begint
   • Einddatum — Optionele einddatum
   • Omschrijving — Voorwaarden en details
3. Klik op Opslaan

Meer opties

In het formulier voor een nieuw contract blijven optionele velden netjes opgeborgen: open de sectie Meer opties om extra velden voor het servicebedrag, het btw-tarief en de serviceomschrijving te tonen. Ze zijn niet verplicht om een contract aan te maken, maar je kunt ze uitvouwen wanneer je ze nodig hebt.

Tariefsoort

Elk contract heeft een Tariefsoort die bepaalt hoe het bedrag is afgesproken:

• Vast bedrag -- elk periode hetzelfde bedrag, zoals huur of een vaste maandprijs.
• Uurtarief -- je factureert de uren die je boekt op projecten die aan dit contract zijn gekoppeld.
• Dagtarief -- je factureert de dagen die je werkt aan projecten die aan dit contract zijn gekoppeld.
• Vaste projectprijs -- één afgesproken totaalbedrag voor de hele opdracht, één keer gefactureerd.

Voor uur- en dagcontracten toont de contractdetailpagina een kaart Werk onder dit contract met de afgesproken, gefactureerde en geboekte totalen, plus de gekoppelde projecten. Een dag telt als 8 uur.

Een vaste projectprijs herhaalt niet: het contract genereert één factuur en stopt daarna.

Contractstatussen

Status	Beschrijving
Actief	Momenteel van kracht, genereert facturen
Inactief	Gepauzeerd — er worden geen facturen gegenereerd

Einddatums

Je kunt een Einddatum invullen bij het aanmaken of bewerken van een contract. Laat het veld leeg voor een contract voor onbepaalde tijd.

Als er een einddatum is ingesteld:

• De contractdetailpagina toont de einddatum, of Onbepaalde tijd als er geen einddatum is.
• Er worden geen facturen meer aangemaakt voor perioden na de einddatum.
• De contractenlijst toont het label Verloopt binnenkort als de einddatum binnen 30 dagen ligt.

Automatische facturatie

Actieve contracten met een herhalingsschema genereren automatisch facturen bij elke facturatieperiode. Het systeem:

1. Maakt een conceptfactuur aan op basis van de contractvoorwaarden
2. Past de juiste klant, bedrag en omschrijving toe
3. Gebruikt dezelfde automatische factuurnummering

Gegenereerde facturen krijgen alleen het label huurfactuur als het contract een huurcontract is. Dienstencontracten en samenwerkingcontracten leveren gewone facturen op. Dat bepaalt het badge op de factuur, het e-mailsjabloon dat wordt gebruikt bij verzending, en of de omzet wordt toegerekend aan een gekoppeld object.

Je kunt gegenereerde facturen handmatig bekijken en versturen, of automatische verzending instellen. Als een contract gebaseerd is op een uur-, dag- of vaste projectprijs, krijg je een waarschuwing wanneer het contractbudget wordt overschreden of wanneer geboekte uren niet kunnen worden geprijsd omdat geen tarief is ingesteld.

Meldingen bij verzenden en automatisch factureren

Als een gegenereerde factuur niet per e-mail naar de klant kan worden verstuurd, maakt de app een melding Factuur niet verstuurd. Dat gebeurt bijvoorbeeld als de klant geen e-mailadres heeft, je eigen e-mailkoppeling niet is ingericht, het adres is geblokkeerd na een bounce of spammelding, of het versturen om een andere reden mislukt. De melding opent de factuur zodat je het probleem kunt oplossen en opnieuw kunt versturen.

Als je huidige pakket automatisch factureren niet meer dekt, maakt de app een melding Automatisch factureren staat stil zodra er contractfacturen klaarstaan die niet de deur uit gaan. De melding vertelt hoeveel contractfacturen er wachten en sinds wanneer, en wijst je naar de abonnementspagina om te upgraden.

Factuurperiode

Contracten factureren voor een periode ten opzichte van de factuurdatum:

• Huidige — de periode waarin de factuurdatum valt (standaard)
• Vorige — de periode voor de factuurdatum
• Volgende — de periode na de factuurdatum; oude waarde die bewaard blijft voor oudere huurcontracten die vooraf gefactureerd worden

In het formulier kun je vandaag de dag alleen kiezen tussen huidige en vorige. Als je een ouder contract hebt dat op volgende staat, houdt de API die waarde vast bij opslaan, zodat het contract bewerkbaar blijft.

Automatische incasso

Voor terugkerende contracten kun je het gefactureerde bedrag automatisch incasseren via het opgeslagen betaalmandaat van de klant, in plaats van een betaallink per e-mail te sturen. Hiervoor is een gekoppelde betaalprovider (Mollie of Stripe) en een geldig mandaat van de klant nodig.

Automatische incasso instellen

Op de contractdetailpagina open je de kaart Automatische incasso en stel je het mandaat in. Zodra het mandaat geldig is, zet je de schakelaar aan. Het systeem incasseert dan elke gegenereerde factuur automatisch.

Mislukt incasso

Als een incasso mislukt of het mandaat niet meer geldig is, ontvang je een melding 'Automatische incasso mislukt'. De melding linkt rechtstreeks naar het contract, zodat je het mandaat opnieuw kunt koppelen of contact kunt opnemen met de klant.

Prijsindexatie

Terugkerende contracten kun je aanpassen voor inflatie of afgesproken jaarlijkse verhogingen. Open de contractenlijst en klik op Prijzen verhogen om te zien wat een percentageverhoging doet voor alle contracten die in aanmerking komen. Een contract komt pas in aanmerking als er minstens een jaar is verstreken sinds de start of sinds de vorige verhoging.

De voorvertoning toont per contract:

• Het huidige tarief of bedrag per periode
• Het nieuwe tarief of bedrag na de verhoging
• De datum waarop het contract voor het laatst is aangepast

Je past de verhoging per contract toe, nooit in bulk, zodat je klanten kunt overslaan met wie je het nog niet hebt besproken. Eenmaal toegepast, werkt het systeem de opgeslagen contractvoorwaarden bij en tonen toekomstige facturen het nieuwe bedrag.

Eerst afstemmen

Bespreek elke prijsverhoging met je klant voordat je deze toepast. De voorvertoning verandert pas iets zodra je op Toepassen klikt bij een specifiek contract.

Koppelen aan objecten

Contracten kunnen worden gekoppeld aan objecten/activa voor verhuurbeheer:

• Koppel een contract aan een pand, voertuig of apparaat
• Houd bij welke objecten momenteel verhuurd zijn en aan wie
• Bekijk de contractgeschiedenis per object

Koppelen aan projecten

Contracten kunnen ook worden gekoppeld aan projecten. Bij het aanmaken of bewerken van een project kies je het contract in het veld Contract. Geboekte uren op dat project komen dan op de factuur van het contract. Gearchiveerde contracten blijven in de dropdown zichtbaar, gemarkeerd met (gearchiveerd) achter de naam, zodat je een bestaande koppeling kunt behouden of een ouder overeenkomst kunt kiezen wanneer dat nodig is.

Dit werkt goed voor retainer- of urenovereenkomsten: het contract bepaalt het tarief, de gekoppelde projecten leveren de uren.

Je kunt een project op elk moment ontkoppelen; uren die al op een factuur staan, blijven staan.

Statistieken

De contractenlijstpagina toont samenvattende statistieken:

• Totaal aantal actieve contracten
• Totale contractwaarde
• Contracten per herhalingstype

Bulkacties

• Status wijzigen — Activeer of deactiveer meerdere contracten
• Archiveren — Verplaats naar archief
• Herstellen — Haal gearchiveerde contracten terug

Ondertekenen

Contracten ondersteunen elektronisch ondertekenen. Je kunt partijen toevoegen via het contractformulier, en elke partij ontvangt een ondertekenlink per e-mail.

Wanneer een contract is ondertekend, toont de contractdetailpagina een ondertekenkaart met:

• De status van elke partij (uitgenodigd, bekeken, getekend of verlopen)
• Een Bekijk-knop die een inline voorbeeld van het ondertekende document opent
• Een downloadknop om de PDF op te slaan

De voorbeeldpagina bevat een werkbalk met print- en downloadacties, en toont het ondertekende contract direct in de browser. Zowel de ondertekende PDF als de beoordelings-PDF bevatten de volledige contracttekst, zodat elke gedownloade kopie op zichzelf staat.

Huisstijl van de afzender op de ondertekenpagina

Wanneer een ontvanger een contract opent om te ondertekenen, weerspiegelt de ondertekenpagina de huisstijl van de afzender:

• Het logo van de afzender staat bovenaan de pagina
• De pagina gebruikt de accentkleur van het merk van de afzender
• Tekst en knoppen passen zich automatisch aan zodat ze goed leesbaar blijven tegen die kleur

Dit geeft ondertekenaars een ervaring die lijkt alsof deze afkomstig is van het bedrijf dat hen heeft uitgenodigd, en niet van een generieke derde partij.

Ondertekenen op de contractenlijst

De contractenlijst heeft een Tekenstatus-kolom die de ondertekenstatus toont voor elk contract met e-handtekening. De statussen verschijnen als gekleurde badges: concept (neutraal), verstuurd (waarschuwing), deels getekend (info) en actief (succes).

Een ondertekenfilter boven de lijst laat je filteren op ondertekenstatus, of op contracten zonder e-handtekening ("Geen e-handtekening").

Oude contracten

Contracten die zijn aangemaakt voordat de ondertekenfunctie werd toegevoegd, tonen geen ondertekenkaart op de detailpagina. Het systeem herkent oude contracten door te controleren of het contract ondertekenpartijen, een sjabloon of ondertekeninhoud heeft. Alleen contracten die na de introductie van elektronisch ondertekenen zijn aangemaakt of bijgewerkt, tonen de ondertekenkaart.

Oude contracten tonen een streepje in de Tekenstatus-kolom en vallen onder het filter "Geen e-handtekening".

SMS-verificatie

Ondertekenlinks kunnen SMS-verificatie vereisen voordat een partij het document kan bekijken en ondertekenen. Als dit is ingeschakeld, moet de ondertekenaar een mobiel nummer opgeven en een 6-cijferige code bevestigen die per SMS wordt verstuurd.

• Verstuur code — Na het invoeren van het mobiele nummer tikt de ondertekenaar op de knop en ontvangt een code
• Code bevestigen — De ondertekenaar voert de 6-cijferige code in om toegang tot het nummer te bewijzen
• Geverifieerd-badge — Na bevestiging verschijnt een "Geverifieerd"-badge met de laatste vier cijfers van het nummer

Als een verkeerde code wordt ingevoerd, kan de ondertekenaar een nieuwe aanvragen. SMS-verificatie wordt per ondertekensessie ingesteld en geldt voor alle partijen.

Sjabloonversies

Contractsjablonen ondersteunen versiebeheer zodat je wijzigingen in de loop van de tijd kunt volgen. Elke versie is een bevroren momentopname van de sjablooninhoud op een bepaald moment, zodat je je sjablonen kunt blijven ontwikkelen zonder bestaande contracten te beinvloeden.

Een versie publiceren

1. Ga naar Contracten > Sjablonen
2. Zoek je sjabloon en klik op de Versies-knop
3. Vul in het versievenster in:
   • Label : Een korte aanduiding voor de versie (bijv. "v2"). Laat je het veld leeg, dan kent het systeem automatisch een oplopend label toe.
   • Wijzigingsnotitie : Een korte beschrijving van wat er in deze versie is gewijzigd
4. Klik op Publiceren

Het huidige concept wordt vastgelegd als een nieuwe versie. Bestaande contracten blijven aan de versie gekoppeld waarmee ze zijn aangemaakt, dus publiceren herschrijft nooit historische contracttekst.

Versiegeschiedenis bekijken

De versiegeschiedenis van elk sjabloon toont:

• Het versielabel (bijv. "v1", "v2")
• De wijzigingsnotitie en publicatiedatum
• Een Huidige-badge op de laatst gepubliceerde versie
• Een Gearchiveerd-badge op alle eerdere versies

Hoe versies contracten beinvloeden

Wanneer een contract wordt aangemaakt vanuit een sjabloon, wordt het vastgezet op de versie die op dat moment actueel was. Als je later een nieuwe versie van het sjabloon publiceert, blijven bestaande contracten renderen vanaf hun vastgezette versie. Je kunt daardoor veilig sjablonen herzien zonder lopende contracten te wijzigen.

Tips

• Gebruik contracten samen met terugkerende facturen voor verschillende facturatiescenario's
• Koppel contracten aan objecten voor volledig verhuurbeheer
• Stel einddatums in om een melding te ontvangen voordat contracten aflopen
• Gebruik het contractenfilter om actief vs. inactief in een oogopslag te zien
• Filter op ondertekenstatus om contracten te vinden die nog ondertekend moeten worden
• Voeg ondertekenpartijen toe bij het aanmaken van een contract om elektronisch ondertekenen in te schakelen