Devis
Envoyez des devis professionnels a vos clients potentiels et convertissez-les en factures une fois acceptes.
Vue d'ensemble
La section devis vous permet de creer, envoyer et suivre des devis. Les devis suivent un flux similaire aux factures mais sont des estimations sans engagement.
Creer un devis
- Allez dans Devis > Nouveau devis
- Selectionnez ou creez un client
- Ajoutez des lignes avec descriptions, quantites, prix et taux de TVA
- Definissez une date de validite (duree de validite du devis)
- Ajoutez des notes optionnelles
- Cliquez sur Enregistrer
Le formulaire de devis est similaire au formulaire de facture -- si vous savez creer une facture, vous savez deja creer un devis.
Envoyer un devis
- Ouvrez la page de detail du devis
- Cliquez sur Envoyer
- Verifiez l'apercu de l'e-mail
- Cliquez sur Envoyer pour le transmettre a votre client
Dans la boite d'envoi, vous trouverez des options pour le bouton Consulter, le bouton Telecharger et la piece jointe PDF. Par defaut, le PDF est joint pour que le client puisse examiner le devis.
Pour un devis, au moins l'une de ces options doit etre activee ; sinon le client ne peut pas ouvrir le devis et le bouton Envoyer est desactive. Les factures conservent toujours un bouton vers le portail client en secours, mais pas les devis.
Si votre espace de travail a des conditions generales dans Documents, l'apercu d'e-mail propose aussi l'option Joindre les conditions generales. Elle est activee par defaut pour les devis. Quand elle est activee, le PDF des conditions actuelles est joint a l'e-mail et l'envoi est enregistre comme evenement de remise sur le document des conditions.
Activité client
Une fois qu'un devis a été envoyé par e-mail, la page de détail affiche des pastilles d'activité qui fonctionnent comme pour les factures :
- Envoyé: l'e-mail a quitté votre espace de travail.
- Ouvert: le client a ouvert l'e-mail (suivi par un pixel intégré à l'envoi du devis).
- Consulté: le client a ouvert la page publique du devis.
- Téléchargé: le client a téléchargé le PDF du devis.
Un devis n'affiche jamais une pastille Payé, car les devis ne sont pas payés directement ; un devis signé apparaît dans sa propre carte de signature.
Les pastilles restent inactives tant que le devis n'a pas réellement été envoyé. Avant cela, la carte reste masquée pour ne pas encombrer la page.
Les événements sont stockés dans le même journal invoice_customer_events que les activités de facturation, séparés par une colonne entity_type afin que les devis et les factures ne se mélangent pas.
Source : apps/api/src/modules/invoices/customer-events.service.js - recordEvent, getEventsForQuote ; apps/api/src/db/migrations/20270302000000_customer_events_entity_type.js - colonne entity_type ; apps/api/src/modules/quotes/quotes.routes.js - GET /:id/customer-events.
Faire signer un devis en ligne
Vous pouvez demander à un client de signer un devis en ligne au lieu de ne l'envoyer que sous forme de PDF. Ouvrez la page de détail du devis et choisissez Envoyer pour signature pour envoyer une demande de signature au client. Le statut du devis passe à Envoyé afin que vous puissiez le suivre.
Si l'e-mail de signature ne peut pas être livré en raison d'un problème avec vos paramètres d'envoi, un message d'erreur apparaît vous demandant de vérifier vos paramètres e-mail et de réessayer. La demande de signature elle-même est créée sur le serveur, vous pouvez donc la renvoyer une fois les paramètres e-mail corrigés.
Une demande de signature ne peut plus être envoyée une fois qu'un devis a été refusé ou après la date de validité. L'action Envoyer pour signature est bloquée pour les devis dont le statut est Refusé ou Expiré, afin que vous ne puissiez plus demander à un client de signer un devis qui n'est plus actif.
Actions sur la page de detail du devis
L'action principale sur la page de detail du devis depend du statut du devis :
- Envoyer — Disponible pour les devis brouillon et envoyes, pour que le devis puisse atteindre le client.
- Convertir en facture — Disponible des que le client a accepte le devis, le transformant en facture en un clic.
- Dupliquer / creer une nouvelle version — Disponible pour les devis refuses ou expires, pour les reemettre rapidement.
Des actions supplementaires se trouvent dans le menu deroulant a cote de l'action principale :
- Apercu du PDF — Consultez le PDF du devis en plein ecran avant de l'envoyer.
- Telecharger le PDF — Telechargez le devis sous forme de document PDF mis en forme professionnellement avec le logo de votre entreprise, les couleurs de votre marque et tous les details du devis.
- Copier le devis — Creez une copie du devis existant.
Apercu du document
Chaque devis enregistre dispose d'un apercu PDF en direct sur sa page de detail, comme pour une facture. L'apercu montre le devis exactement comme votre client le verra.
L'en-tete de l'apercu comporte des boutons Telecharger le PDF, Imprimer et Modifier le design. Cliquez sur Modifier le design pour acceder directement a la mise en page des factures et ajuster l'apparence de toutes vos factures, devis et relances. Une fois vos modifications terminees, vous revenez au devis d'origine. Sur mobile, la meme action se trouve dans le menu deroulant pour garder l'en-tete de l'apercu degage.
Statuts des devis
| Statut | Description |
|---|---|
| Brouillon | Cree mais non envoye |
| Envoye | Transmis au client |
| Accepte | Le client a accepte le devis |
| Refuse | Le client a decline le devis |
| Expire | Date de validite depassee |
| Facture | Converti en facture |
Convertir en facture
Une fois que votre client accepte votre devis, convertissez-le en facture en un clic :
- Ouvrez le devis accepte
- Cliquez sur Convertir en facture
- Verifiez la facture pre-remplie (toutes les lignes sont reportees)
- Effectuez les ajustements necessaires
- Enregistrez et envoyez la facture
Demandes de devis
Les clients peuvent soumettre des demandes de devis via votre constructeur de site. Celles-ci apparaissent dans Devis > Demandes.
Gerer les demandes
Chaque demande affiche :
- Nom et e-mail du client
- Service demande ou description
- Date de soumission
- Statut
Statuts des demandes
| Statut | Description |
|---|---|
| Nouvelle | Vient d'etre recue, non examinee |
| Examinee | Vous avez lu la demande |
| Devis envoye | Vous avez envoye un devis en reponse |
| Fermee | Demande resolue (acceptee ou refusee) |
Repondre a une demande
- Ouvrez la demande
- Cliquez sur Marquer comme examinee apres lecture
- Cliquez sur Creer un devis pour generer un devis pour ce client
- Le devis est pre-rempli avec les informations du client
Brouillon de devis IA a partir d'une demande
Quand un client soumet une demande de devis via votre constructeur de site ou votre formulaire de contact, MyCompanyDesk peut automatiquement rediger un brouillon de devis. L'IA lit le texte de la demande et votre propre catalogue, puis propose des lignes qu'elle peut faire correspondre.
- Les articles du catalogue correspondants conservent leur prix catalogue, leur taux de TVA et leur unite. L'IA ne suggere que des quantites.
- Le travail qui ne correspond pas au catalogue devient une ligne de description au prix de 0, pour que vous puissiez fixer le prix vous-meme.
- Le brouillon est cree comme un devis au statut Brouillon. Il n'est pas envoye automatiquement et aucune fiche client n'est creee a partir du formulaire non verifie.
- Une notification vous indique qu'un brouillon est pret. Ouvrez la demande, verifiez les lignes, liez ou creez le client, et envoyez le devis quand vous le souhaitez.
C'est un brouillon automatique, pas une proposition finalisee. Verifiez toujours les prix et les descriptions avant d'envoyer.
Actions groupees
- Envoyer -- Envoyez plusieurs devis en une fois
- Archiver -- Deplacez les devis vers les archives
- Supprimer -- Supprimez des devis
Conseils
- Les indicateurs de demandes de devis (recues, devis envoyes, fermees) sont affiches en haut de la page des demandes
- Utilisez la fonctionnalite d'ajout rapide pour une creation rapide de devis
Contexte tableau de bord
Les devis nécessitant un suivi apparaissent aussi dans l'onglet du tableau de bord Bonne nouvelle :
- Demandes ouvertes: combien de demandes de devis via le site attendent une réponse, plus l'attente la plus longue.
- Devis à expiration: combien de devis expirent cette semaine, et combien sont déjà expirés sans réponse.
Les demandes de devis proviennent du formulaire du constructeur de site. Voir Domaines, site web et boîte de réception pour configurer le formulaire.