Transmission au comptable
Si votre comptable travaille dans son propre logiciel, comme Exact, SnelStart, Twinfield ou Yuki, vous pouvez faire envoyer automatiquement factures et depenses par MyCompanyDesk. Cela evite d'envoyer les pieces une par une par e-mail.
Ou la trouver
Allez dans Parametres > Acces et comptable (/settings/team) et ouvrez la section Comptable. Sous la liste de contacts se trouve la carte Transmission automatique.
Ce que vous pouvez regler
La carte lit et ecrit sur /api/team/accountant-delivery. Chaque membre de l'espace de travail peut voir les reglages; seuls les administrateurs d'equipe peuvent les modifier.
| Reglage | Options |
|---|---|
| Destinataire | Choisir un contact comptable existant, ou aucun |
| Factures de vente | Desactive, a l'envoi, ou au paiement |
| Depenses | Desactivee, ou a la creation |
| Frequence | Directement, quotidiennement, hebdomadaire (lundi), mensuel ou trimestriel |
| Uniquement les depenses avec justificatif | Retenir les depenses sans justificatif |
| Joindre les justificatifs | Inclure les images de justificatifs en piece jointe |
| Joindre le PDF de la facture | Inclure le PDF de la facture |
| Inclure aussi les devis | Inclure egalement les devis acceptes |
| Transmission automatique activee | Interrupteur principal |
Le rythme par defaut pour la plupart des cabinets est hebdomadaire le lundi, car un seul e-mail regroupe est plus facile a traiter qu'un message par piece.
Obligation de justificatif
Quand Uniquement les depenses avec justificatif est active, les depenses sans justificatif ne sont pas transmises. Elles restent dans l'espace de travail et le nombre est indique dans l'e-mail de transmission, pour que vous sachiez ce qui manque encore. Votre comptable a besoin du justificatif pour recuperer la TVA, donc ce commutateur empeche les pieces incompletes de quitter l'espace de travail.
Permission de modifier les reglages
Seuls les administrateurs d'equipe peuvent modifier les listes deroulantes, les cases a cocher et l'interrupteur principal. Les non-administrateurs voient les reglages actuels mais ne peuvent pas enregistrer de modifications.
Ce qui est transmis
Seules les pieces pretes pour un comptable quittent l'espace de travail :
- Non cachees au comptable.
- Non en attente de validation (elements bancaires ou de boite de reception que vous n'avez pas encore confirmes).
- Non mis a la corbeille ni archives.
- Les factures doivent etre envoyees; les brouillons ne sont pas transmis.
- Si l'obligation de justificatif est activee, les depenses doivent avoir un justificatif.
Le moteur fonctionne avec un watermark (last_delivered_at), et non avec des declencheurs de statut individuels, donc aucune piece n'est manquee parce qu'un nouveau mode de paiement a ete ajoute plus tard.
Voir aussi
- Acces et comptable pour inviter votre comptable et choisir un contact
- Factures pour envoyer et gerer les factures de vente
- Depenses pour ajouter des justificatifs et des depenses