Doorsturen naar boekhouder
Als je boekhouder in een eigen pakket werkt, zoals Exact, SnelStart, Twinfield of Yuki, kun je MyCompanyDesk facturen en uitgaven automatisch laten doorsturen. Zo hoef je niet meer per stuk te mailen.
Waar vind je het
Ga naar Instellingen > Toegang en boekhouder (/settings/team) en open het onderdeel Boekhouder. Onder de contactlijst staat een kaart Automatisch doorsturen.
Wat je kunt instellen
De kaart leest uit en schrijft naar /api/team/accountant-delivery. Elk werkruimtelid kan de instellingen bekijken; alleen team-admins kunnen ze wijzigen.
| Instelling | Opties |
|---|---|
| Ontvanger | Kies een bestaand boekhoudercontact, of geen |
| Verkoopfacturen | Uit, zodra verstuurd, of zodra betaald |
| Uitgaven | Uit, of zodra toegevoegd |
| Hoe vaak | Direct, dagelijks, wekelijks (maandag), maandelijks of per kwartaal |
| Alleen uitgaven met bon | Houd uitgaven zonder bon tegen |
| Bonnetjes meesturen | Bonafbeeldingen als bijlage meesturen |
| Factuur-PDF meesturen | De factuur-PDF bijvoegen |
| Offertes ook meesturen | Ook geaccepteerde offertes doorsturen |
| Automatisch doorsturen staat aan | Hoofdschakelaar |
De standaardcadans voor de meeste kantoren is wekelijks op maandag, omdat één gebundelde mail makkelijker te verwerken is dan een los bericht per record.
Aftrekbaarheid in de export
Het bestand uitgaven.csv in de doorgestuurde export eindigt met een kolom waarin het aftrekspercentage van de categorie staat. Dat vervangt de oudere kolom "Aftrekbaar" met ja/nee: het percentage geeft de boekhouder precies aan welk deel van de btw aftrekbaar is, en op dezelfde regel staat nog steeds het aftrekbare btw-bedrag zodat de detailregel overeenkomt met het btw-overzicht.
De bijgevoegde leesmij.txt legt uit dat dit percentage maar een deel van het verschil verklaart tussen de btw op de bon en het bedrag dat in de aangifte wordt teruggevraagd. Andere factoren, zoals verlegde btw, buitenlandse btw of privégebruik, kunnen het aftrekbare bedrag ook beïnvloeden. Wil de boekhouder een regel controleren, dan kan hij die in de app openen om de btw-behandeling te zien.
Bonplicht
Als Alleen uitgaven met bon aan staat, worden uitgaven zonder bon niet doorgestuurd. Ze blijven in de werkruimte staan en het aantal wordt vermeld in de doorstuurmail, zodat je weet wat er nog ontbreekt. Je boekhouder heeft de bon nodig om de btw terug te vragen, dus met deze schakelaar verlaat geen onvolledige administratie de werkruimte.
Rechten om instellingen te wijzigen
Alleen team-admins kunnen de keuzelijsten, selectievakjes en de hoofdschakelaar aanpassen. Niet-admins zien de huidige instellingen maar kunnen geen wijzigingen opslaan.
Wat wordt doorgestuurd
Alleen records die klaar zijn voor een boekhouder verlaten de werkruimte:
- Niet verborgen voor de boekhouder.
- Niet in afwachting van controle (bank- of inboxposten die je nog niet hebt bevestigd).
- Niet in de prullenbak of gearchiveerd.
- Facturen moeten verstuurd zijn; conceptfacturen worden niet doorgestuurd.
- Als de bonplicht aan staat, moeten uitgaven een bon hebben.
De engine werkt op basis van een watermerk (last_delivered_at), niet op losse status-hooks, dus een record wordt nooit gemist omdat er later een nieuw betaalpad bijkomt.
Afleverlog en activiteit
De pagina Toegang en boekhouder houdt een afleverlog bij met wat is doorgestuurd en wanneer. Daarnaast registreert het een activiteitsoverzicht van de gekoppelde boekhouder: wat deze heeft bekeken of gewijzigd in de werkruimte. Beide logs zijn zichtbaar voor eigenaars en team-admins; de boekhouder ziet het afleverlog maar kan het niet wissen.
Handmatig doorsturen vanuit een record
Je kunt ook een losse factuur, uitgave of offerte direct vanaf de detailpagina naar je boekhouder sturen. Zoek de knop Naar boekhouder versturen bij de e-mailacties. Dit legt een handmatige aflevering vast in hetzelfde log, zodat je het naast automatisch doorsturen ziet. Mislukt een handmatige verzending, dan wordt dat ook gelogd, zodat je hetzelfde stuk niet per ongeluk twee keer verstuurt.
Verzonden-items
Handmatige verzendingen en andere werkruimte-e-mails verschijnen in het overzicht Verzonden in je inbox. Ze staan gegroepeerd onder de boekhouder-categorie, zodat je in een oogopslag ziet welke stukken de werkruimte al hebben verlaten.
Gerelateerd
- Toegang en boekhouder voor het uitnodigen van je boekhouder en het kiezen van een contact
- Facturen voor het versturen en beheren van verkoopfacturen
- Uitgaven voor het toevoegen van bonnen en uitgaven
- Offertes voor het maken en omzetten van offertes