Uitgaven

Houd al je zakelijke uitgaven bij, scan bonnen met AI en categoriseer kosten voor nauwkeurige boekhouding en BTW-aangifte.

Overzicht

De uitgavenpagina toont al je geregistreerde uitgaven. Filter op:

• Categorie — Kantoor, reizen, apparatuur, etc.
• Project — Uitgaven gekoppeld aan specifieke projecten
• Datumbereik — Filter op uitgavedatum
• Status — Actief of gearchiveerd

Een uitgave aanmaken

Handmatige invoer

1. Ga naar Uitgaven > Nieuwe uitgave
2. Vul in:
   • Omschrijving — Waarvoor de uitgave is
   • Bedrag — Totale kosten (inclusief of exclusief BTW)
   • Datum — Wanneer de uitgave plaatsvond
   • Categorie — Selecteer uit voorgedefinieerde categorieen. Als je een standaard uitgavecategorie hebt ingesteld onder werkruimte-instellingen, is deze hier al vooringevuld.
   • BTW-tarief — Wordt vooringevuld met het standaard BTW-tarief voor uitgaven van je werkruimte (in te stellen onder werkruimte-instellingen). Je kunt het altijd per uitgave aanpassen.
   • Betaalmethode — Wordt vooringevuld met de standaard betaalmethode voor uitgaven van je werkruimte, indien ingesteld.
3. Voeg optioneel een bon-afbeelding of PDF toe
4. Koppel optioneel aan een project of klant
5. Klik op Opslaan

Snel toevoegen

Gebruik de snel-toevoegen-lade voor snelle uitgaveninvoer:

1. Klik op de snel-toevoegen-knop op de uitgavenlijst
2. Vul het bedrag en de omschrijving in
3. Selecteer een snelle categorie
4. Sla op

Vanuit een sjabloon

Bij het aanmaken van een nieuwe uitgave klik je op Vanuit sjabloon (alleen zichtbaar als je opgeslagen uitgavesjablonen hebt). Kies een sjabloon en het formulier vult zich ter plekke met de opgeslagen leverancier, categorie, bedrag en andere gegevens. Pas aan waar nodig en klik op Opslaan.

Van banktransacties

Wanneer je bankfeed is gekoppeld, worden gecategoriseerde uitgaande transacties automatisch omgezet naar conceptuitgaven. Elke uitgave krijgt de tegenpartij als leverancier, het absolute bedrag als bruto, het standaard BTW-tarief en de behandeling van de categorie, en de boekingsdatum van de transactie. Conceptuitgaven verschijnen eerst in de beoordelingsinbox van de bankfeed, waar je ze kunt bevestigen, bewerken of afwijzen voordat ze in je boekhouding komen. Zie auto-importuitgaven beoordelen voor de volledige workflow.

Bonnen scannen

Laat AI automatisch uitgavegegevens uit bonnen extraheren:

1. Ga naar Uitgaven > Bon scannen
2. Upload een bonafbeelding (JPEG, PNG, WebP) of PDF
3. Kies de extractiemodus:
   • Enkel — Een uitgave van de bon
   • Meervoudig — Meerdere regelitems van een bon
4. Controleer de geextraheerde gegevens (datum, bedrag, leverancier, omschrijving)
5. Bevestig om de uitgave(n) aan te maken

INFO

Bonnen scannen vereist het Pro-abonnement of hoger. Het BTW-tarief op een nieuwe uitgave begint bij je standaard werkruimte-instelling.

Uitgavecategorieen

MyCompanyDesk biedt voorgedefinieerde categorieen met iconen voor snelle selectie:

• Kantoorbenodigdheden
• Reizen & vervoer
• Eten & drinken
• Software & abonnementen
• Apparatuur
• Professionele diensten
• Marketing & reclame
• Verzekeringen
• Huur & nutsvoorzieningen
• En meer...

Categorieen helpen bij het organiseren van je uitgaven en worden gebruikt in rapportages voor kostenspecificaties.

BTW-afhandeling

Elke uitgave kan een eigen BTW-tarief hebben. Veelgebruikte opties:

• 21% — Standaardtarief
• 9% — Verlaagd tarief
• 0% — Nultarief of vrijgesteld

Het BTW-bedrag wordt automatisch berekend en opgenomen in je BTW-rapportages.

Uitgaven koppelen

Koppel uitgaven aan:

• Projecten — Houd projectkosten nauwkeurig bij
• Klanten — Koppel kosten aan specifieke klanten, bijvoorbeeld om ze later door te factureren
• Leveranciers — Registreer aan wie je hebt betaald

Bulkacties

Selecteer meerdere uitgaven voor:

• Categoriseren — Wijzig categorie in bulk
• Archiveren — Verplaats naar archief
• Verwijderen — Permanent verwijderen
• Exporteren — Download als CSV

Kilometervergoeding

Rij je privé zakelijk, dan kun je die ritten bundelen tot één uitgave met een kilometervergoeding.

1. Ga naar Uitgaven en open de kilometervergoeding.
2. Kies de periode die je wilt boeken.
3. Selecteer de ritten die je meeneemt.
4. Klik op Boek als uitgave.

De uitgave wordt aangemaakt met één regel voor het totaal aan zakelijke kilometers.

Als je werkruimte een bedrijfsauto gebruikt, zijn de werkelijke autokosten al als uitgave geboekt; een aparte kilometervergoeding is dan niet nodig.

Terugkerende uitgaven

Voor regelmatige kosten (huur, abonnementen, etc.) stel je terugkerende uitgaven in om het aanmaken te automatiseren.

Importeren

Importeer uitgaven vanuit CSV:

1. Ga naar Profiel > Importeren
2. Selecteer Uitgaven als gegevenstype
3. Upload je CSV-bestand
4. Koppel kolommen aan velden
5. Controleer en bevestig

Tips

• Stel je standaard BTW-tarief, standaard uitgavecategorie en standaard betaalmethode voor uitgaven in onder Werkruimte-instellingen zodat het formulier niet steeds leeg begint. Een 0%-BTW-instelling werkt correct; het formulier behandelt die als een bewuste keuze.
• Schakel AI-suggesties in voor automatische categorie-aanbevelingen
• Voeg altijd bonnen toe — ze zijn essentieel voor belastingcontroles
• Gebruik projecten om de verhouding uitgaven-inkomsten bij te houden
• Bekijk het uitgavenrapport voor bestedingsoverzichten