Facturen

Facturen vormen de kern van MyCompanyDesk. Maak professionele facturen, verstuur ze naar klanten met betaallinks en volg betalingen tot aan de afhandeling.

Overzicht

De facturenpagina toont al je facturen met filter- en zoekmogelijkheden. Gebruik de statustabs om snel te bekijken:

• Alles — Alle facturen
• Concept — Aangemaakt maar niet verstuurd
• Verzonden — Bezorgd bij klanten
• Achterstallig — Vervaldatum verstreken, onbetaald
• Betaald — Betaling ontvangen
• Geannuleerd — Geannuleerde facturen

Een factuur aanmaken

Volledig formulier

1. Ga naar Facturen > Nieuwe factuur
2. Selecteer of maak een klant aan
3. Voeg regelitems toe met omschrijving, aantal, eenheidsprijs en BTW-tarief. Het standaard BTW-tarief voor nieuwe regels komt uit de belastinginstellingen van je werkruimte (Geldzaken → Belasting). Bij klanten met verlegde BTW wordt automatisch 0% gebruikt.
4. Stel de factuurdatum en vervaldatum in
5. Voeg optionele notities of interne opmerkingen toe
6. Klik op Opslaan om een concept aan te maken

Snel toevoegen

Voor snellere aanmaak:

1. Klik op de snel-toevoegen-knop op de facturenlijst
2. Selecteer een klant
3. Voeg items toe of kies een sjabloon
4. Sla op (en verstuur optioneel direct)

Vanuit een sjabloon

Je kunt een nieuwe factuur vanuit een opgeslagen sjabloon starten op twee plekken:

• In het volledige factuurformulier klik je op Vanuit sjabloon (alleen zichtbaar als je opgeslagen factuursjablonen hebt). Kies een sjabloon en het formulier vult zich ter plekke met de regelitems, klant en andere opgeslagen gegevens. Pas aan waar nodig en sla op en verstuur.
• Vanuit de snel-toevoegen-lade klik je op Sjabloon gebruiken, selecteer je een opgeslagen sjabloon en worden alle regelitems vooraf ingevuld. Pas aan waar nodig en sla op en verstuur.

Factuurdetails

Elke factuur heeft een detailpagina met:

• Klantinformatie
• Regelitems met subtotalen
• BTW-specificatie
• Totaalbedrag
• Status en geschiedenis
• Betaallink (indien verstuurd)

Acties

De hoofdactie op de factuurdetailpagina hangt af van de factuurstatus:

• Versturen — Beschikbaar voor concept-, verzonden en achterstallige facturen. Dit is de primaire volgende stap zolang de factuur de klant nog moet bereiken.
• Dupliceren — Getoond bij geannuleerde facturen, zodat je ze snel opnieuw kunt aanmaken.
• Markeer als betaald — Getoond wanneer een klant een betaling meldt, zodat je die kunt bevestigen in plaats van de factuur opnieuw te versturen.

Extra acties zitten in het overflow-menu naast de hoofdactie:

• PDF downloaden — Download de factuur als een professioneel opgemaakt PDF-document met je bedrijfslogo, huisstijlkleuren en alle factuurgegevens.
• Annuleren — Annuleer een factuur die niet meer betaald hoeft te worden. Geannuleerde facturen blijven in je administratie voor controledoeleinden.
• Dupliceren — Maak een kopie van een bestaande factuur, handig voor terugkerende facturatie aan dezelfde klant.
• Herinnering sturen — Verstuur een betalingsherinnering voor achterstallige facturen.

Versturen

Verstuur de factuur per e-mail naar je klant. De e-mail bevat:

• Een aanpasbaar bericht (gebaseerd op je e-mailsjabloon)
• De factuur-PDF als bijlage
• Een betaallink voor online betaling

PDF downloaden

Download de factuur als een professioneel opgemaakt PDF-document. De PDF bevat je bedrijfslogo, huisstijlkleuren en alle factuurgegevens.

Markeer als betaald

Bevestig handmatig de betaling wanneer een klant per bankoverschrijving of andere offline methode betaalt.

Annuleren

Annuleer een factuur die niet meer betaald hoeft te worden. Geannuleerde facturen blijven in je administratie voor controledoeleinden.

Dupliceren

Maak een kopie van een bestaande factuur — handig voor terugkerende facturatie aan dezelfde klant.

Herinnering sturen

Verstuur een betalingsherinnering voor achterstallige facturen.

Bulkacties

Selecteer meerdere facturen uit de lijst om acties in bulk uit te voeren:

• Versturen — Verstuur meerdere conceptfacturen tegelijk
• Markeer als betaald — Registreer betalingen voor meerdere facturen
• Archiveren — Verplaats facturen naar het archief
• Verwijderen — Verwijder facturen permanent

Bulksgewijs afronden voert dezelfde BTW- en statuscontroles uit als bij het versturen van een enkele factuur. Facturen die een controle niet doorstaan, worden overgeslagen; het resultatenscherm geeft aan waarom.

Betaallinks

Wanneer je een factuur verstuurt, wordt een unieke betaallink gegenereerd. Je klant kan:

1. Op de link in de e-mail klikken
2. De factuur bekijken in het klantportaal
3. Direct online betalen via je gekoppelde Mollie- of Stripe-account

De betaling wordt automatisch geregistreerd en de factuurstatus wordt bijgewerkt naar Betaald.

Online betalingen

Schakel online factuurbetalingen in door je eigen Mollie- of Stripe-account te koppelen:

1. Ga naar Geld → Betalingen in het werkruimtemenu
2. Koppel onder Online betalingen de gewenste verwerker
3. Mollie ondersteunt iDEAL, Bancontact, creditcard en bankoverboeking
4. Stripe Connect ondersteunt card, Apple Pay, Google Pay en SEPA-incasso

Na het koppelen bevat elke factuur die je verstuurt een betaallink. Je klanten betalen via jouw eigen verwerker. Het geld staat direct op jouw rekening. MyCompanyDesk verwerkt of beheert geen betalingen voor je.

Betaalprovider-badge

Wanneer een factuur volledig is betaald, toont de kop van de betalingssectie een badge die aangeeft via welke provider de betaling binnenkwam: "Betaald via Mollie" of "Betaald via Stripe". De dominante provider wordt getoond wanneer meerdere betaalmethoden zijn gebruikt. Zo zie je in een oogopslag waar het geld is binnengekomen, zonder door het betalingsverloop te scrollen.

Betalingen terugstorten

Online betalingen via Mollie of Stripe kunnen direct vanuit MyCompanyDesk worden teruggestort. Wanneer je een betaling terugstort:

• Wordt het volledige bedrag teruggestort naar je klant via dezelfde betaalprovider
• Wordt de terugbetaling direct verwerkt door Mollie of Stripe
• Wordt de betaling gemarkeerd als teruggestort in je administratie

Offline betaalmethoden (bankoverschrijving, contant) gebruiken de bestaande ongeldig-route: de betaling wordt gemarkeerd als ongeldig zonder terugstorting via de provider.

Om een betaling terug te storten:

1. Open de factuurdetailpagina
2. Zoek de betaling in de betalingslijst
3. Klik op de terugbetalen-knop (alleen beschikbaar voor Mollie- en Stripe-betalingen)
4. Voeg een optionele reden toe
5. Bevestig de terugbetaling

Documenttypen

De factuurmodule ondersteunt meerdere documenttypen:

• Factuur — Standaard factuurtype
• Creditnota — Correctie voor terugbetalingen of aanpassingen
• Herinnering — Betalingsherinnering voor achterstallige facturen

Filteren en zoeken

Gebruik de filterbalk om je facturen te verfijnen:

• Status — Concept, Verzonden, Achterstallig, Betaald, Geannuleerd
• Klant — Filter op specifieke klant
• Project — Filter op gekoppeld project
• Datumbereik — Filter op factuur- of vervaldatum
• Zoeken — Zoek op factuurnummer, klantnaam of omschrijving

Exporteren

Exporteer je facturen als CSV voor gebruik in Excel, Google Sheets of je boekhoudsoftware.

INFO

CSV-export vereist het Pro-abonnement of hoger.

Afronden en versturen

Wanneer je een factuur afrondt of verstuurt, controleert MyCompanyDesk of je bedrijf een btw-id en IBAN op je profiel hebt staan. In Nederland is een btw-id verplicht op je factuur, en je IBAN vertelt je klanten waar ze kunnen betalen.

Ontbreekt een van de twee, dan opent een dialoog waarin je ze direct kunt invullen. Na opslaan wordt de factuur automatisch afgerond.

Wacht je nog op je btw-id van de Belastingdienst, of val je onder de KOR (kleineondernemersregeling)? Dan kun je de melding overslaan en toch doorgaan. Vul je btw-id later aan zodra je hem hebt.

Tips

• Stel je e-mailsjablonen in voordat je je eerste factuur verstuurt
• Gebruik terugkerende facturen voor regelmatige facturatie
• Bekijk de rapportages pagina voor omzetinzichten
• Schakel AI-suggesties in voor slimme omschrijvingsverbeteringen