E-mail

MyCompanyDesk stuurt je facturen en offertes per e-mail naar je klanten. Bij Instellingen → E-mail regel je de verzendkant: vanaf welk adres je documenten worden verstuurd en de afsluiter onder elk bericht. De pagina is op elk abonnement beschikbaar.

E-mail ontvangen (de Inbox) stel je op een andere plek in; zie Ontvangen: inboxinstellingen hieronder.

Afzender

De kaart Verzendmethode bepaalt welk adres je klanten als afzender zien. Er zijn drie opties.

Je eigen domein

Verstuur facturen vanaf je eigen domein, net als je inbox. Klanten zien jouw adres als afzender.

• Verzenden vanaf je eigen domein hoort bij het Pro-abonnement; op andere abonnementen zie je bij deze optie een upgradelink.
• Heb je al een domein gekoppeld? Dan staat er een knop om het met een klik aan te zetten (E-mail activeren op jouwdomein.nl). Dat is veilig voor bestaande e-mail: draait er al mail op je domein (bijvoorbeeld Gmail of Microsoft 365), dan waarschuwt MyCompanyDesk en nemen we niets over.
• Nog geen domein? Via Domein toevoegen kom je bij de domeininstellingen.
• Zodra het actief is, zie je op de kaart vanaf welk adres je documenten worden verstuurd, met een link naar de DNS-records.

Gmail

Koppel je Google-account via Verbind Gmail. E-mails gaan de deur uit vanaf je Gmail-adres en verschijnen in je Gmail-map Verzonden.

Outlook / Microsoft 365

Koppel je Microsoft-account via Verbind Outlook. E-mails worden verstuurd vanaf je Outlook- of Microsoft 365-adres.

Documenten worden altijd vanuit je eigen naam verstuurd. Is er nog geen afzender ingesteld, dan vraagt MyCompanyDesk je eerst Gmail of Outlook te koppelen of je eigen domein te activeren voordat een factuur- of offertemail verstuurd kan worden.

Verstuur facturen vanaf

Is je eigen domein actief en heeft het meerdere adressen, dan verschijnt er een extra keuze: Verstuur facturen vanaf. Kies welk adres je klanten als afzender zien op facturen en offertes.

Je afsluiter

Onder elke uitgaande e-mail bouwen we automatisch een afsluiter op met de gegevens die je hier invult:

• Support-e-mail
• Website
• Social links (LinkedIn, X, Facebook, Instagram)

Alles wat je invult nemen we mee; wat leeg blijft, laten we weg. Deze velden deel je met je bedrijfsgegevens: pas je ze hier of bij Instellingen → Bedrijfsgegevens aan, dan blijven beide gelijk.

E-mailteksten

Voor factuur-, offerte- en herinneringsmails gebruikt MyCompanyDesk standaard, goed geteste teksten in je documenttaal. Er zijn geen sjablonen per documenttype om te onderhouden. Voordat een document de deur uit gaat, kun je in het verzendvenster nog wel de ontvanger, het onderwerp en het bericht van die ene e-mail aanpassen, en kiezen of je de bekijkknop, downloadknop, PDF-bijlage en factuurregels meestuurt. Zie E-mailsjablonen.

Ontvangen: inboxinstellingen

Alles over het ontvangen van mail vind je op de instellingenpagina van de inbox (Inbox → Instellingen):

• Postbussen & adressen: je adressen, aliassen en hoelang berichten bewaard blijven.
• Activiteit: recente uitgaande aflevering, handig als je je afvraagt of een klant je factuur heeft ontvangen.
• Vertrouwde afzenders: afzenders die nooit als spam worden gemarkeerd.
• AVG-gegevensverwijdering: verwijder alle gesprekken en bijlagen van een specifiek adres (alleen voor beheerders).

Regels voor inkomende mail vind je onder Inbox → Instellingen → Regels & routing.

Gerelateerd

• Bedrijfsinstellingen: de bedrijfsgegevens achter je afsluiter
• Abonnement & betalingen: verzenden vanaf je eigen domein hoort bij Pro