Klanten

Beheer je volledige klantendatabase. Elke factuur, offerte en elk project is gekoppeld aan een klantrecord.

Overzicht

De klantenpagina toont al je klanten met belangrijke informatie in een oogopslag. Gebruik zoek- en filterfuncties om snel klanten te vinden.

Een klant aanmaken

1. Ga naar Klanten > Nieuwe klant
2. Vul de klantgegevens in:
   • Naam — Bedrijfs- of persoonsnaam (verplicht)
   • E-mail — Contacte-mail voor het versturen van facturen
   • Telefoon — Contacttelefoonnummer
   • Adres — Straat, postcode, plaats, land
   • BTW-nummer — BTW-registratie van de klant (voor B2B)
   • Klantnummer — Automatisch gegenereerd of aangepast
3. Klik op Opslaan

TIP

Je kunt ook klanten inline aanmaken bij het maken van een factuur of offerte — je hoeft niet weg te navigeren.

KVK-autofill

Bij het aanmaken van een Nederlandse klant kan MyCompanyDesk bedrijfsgegevens automatisch invullen vanuit het KVK-register. Er zijn twee manieren om gegevens op te zoeken:

• Zoeken op naam: Begin de bedrijfsnaam te typen in het Naam-veld. Er verschijnt een dropdown met overeenkomende KVK-vermeldingen, inclusief plaats en KVK-nummer. Kies een vermelding om de naam en het KVK-nummer automatisch in te vullen.
• KVK-nummer opzoeken: Voer een 8-cijferig KVK-nummer in bij het Kamer van Koophandel-veld. Bij het verlaten van het veld zoekt MyCompanyDesk het nummer op en vult lege velden in (naam, adres, postcode, plaats, land).

Bij een geslaagde opzoeking verschijnt een geverifieerd-badge naast het KVK-nummerveld. Als het nummer niet wordt gevonden, krijg je een foutmelding te zien. Beide opzoekingen zijn alleen beschikbaar voor Nederlandse klanten.

Elke werkruimte heeft 100 gratis KVK-zoekopdrachten per dag (resultaten uit de cache tellen niet mee). Bij 20 of minder resterende zoekopdrachten toont de hint bij het KVK-veld hoeveel je er nog over hebt. Is het daglimiet bereikt, dan zie je een foutmelding en kun je de gegevens handmatig invullen of het morgen opnieuw proberen.

Klantdetailpagina

De klantdetailpagina toont:

• Contactgegevens — Alle opgeslagen gegevens
• Factuurgeschiedenis — Elke factuur die naar deze klant is gestuurd
• Uitgavengeschiedenis — Uitgaven gekoppeld aan deze klant
• Contracten - Actieve en inactieve contracten, met ondertekeningsstatus-badges en een pdf-voorbeeldicoon wanneer e-signing is ingeschakeld
• Projecten — Actieve en voltooide projecten
• Statistieken — Totale omzet, openstaand saldo, gemiddelde betaaltijd

E-mailgezondheidsbanner

Er verschijnt een waarschuwingsbanner bovenaan de klantdetailpagina wanneer het e-mailadres van de klant recent is gebounced (permanent onbestelbaar) of een spamklacht heeft gegenereerd. De banner blijft stil wanneer het adres gezond is.

• Bounce, toont een rode banner met de datum van de laatste mislukte verzending en de afwijsreden van de e-mailprovider. Als er geen specifieke reden is opgegeven, wordt er een algemene melding getoond.
• Klacht, toont een gele banner die waarschuwt dat de klant je e-mail als spam heeft gemarkeerd. Het bericht raadt af om nog meer mail naar dat adres te sturen zonder eerst contact op te nemen.

Deze informatie komt van provider-events en de bezorgstatus van uitgaande berichten, zodat je bezorgproblemen ziet voordat je de volgende factuur of offerte verstuurt.

Acties

• Bewerken — Klantinformatie bijwerken
• Factuur aanmaken — Start een nieuwe factuur vooraf ingevuld met deze klant
• Offerte aanmaken — Start een nieuwe offerte voor deze klant
• Archiveren — Verplaats naar archief (kan later worden hersteld)
• Verwijderen — Verwijder de klant permanent

Bulkacties

Selecteer meerdere klanten voor:

• Archiveren — Inactieve klanten in bulk archiveren
• Herstellen — Gearchiveerde klanten terughalen
• Verwijderen — Meerdere klanten verwijderen

Snelle weergave

Op desktop kun je op een klant in de lijst klikken om het snelle weergave schuifpaneel te openen. Dit toont belangrijke details en acties zonder de lijst te verlaten:

• Samenvatting klantinfo
• Recente facturen
• Bewerkknop om de volledige bewerkpagina te openen

Klanten importeren

Importeer je bestaande klantendatabase vanuit CSV:

1. Ga naar Profiel > Importeren
2. Selecteer Klanten als gegevenstype
3. Upload je CSV-bestand
4. Koppel je CSV-kolommen aan MyCompanyDesk-velden (naam, e-mail, adres, etc.)
5. Bekijk het voorbeeld
6. Bevestig om te importeren

Klanten exporteren

Exporteer je klantenlijst als CSV vanaf de klantenpagina (Pro-abonnement en hoger).

Tips

• Houd e-mailadressen van klanten up-to-date — ze worden gebruikt voor factuurverzending
• Gebruik de zoekbalk voor directe fuzzy-matching over alle klantvelden
• Pin je belangrijkste klanten als favorieten voor snelle toegang
• Vul BTW-nummers in om verlegde BTW op B2B-facturen in te schakelen