Gegevens importeren & exporteren
Importeer bestaande gegevens in MyCompanyDesk en exporteer je administratie als back-up of voor gebruik in andere tools.
Importeren
CSV-import
Importeer gegevens uit CSV-bestanden voor:
- Klanten met naam, e-mail, telefoon, adres, BTW-nummer
- Facturen met factuurgegevens
- Uitgaven met categorieën en bedragen
Andere soorten gegevens (zoals projecten of objecten) kun je niet uit CSV importeren; die maak je in de app zelf aan.
Zo importeer je
De importwizard heeft een eigen pagina in de app: open /profile/import rechtstreeks, handig als je net na het aanmelden overstapt vanuit een andere tool.
- Kies het gegevenstype dat je wilt importeren (klanten, facturen of uitgaven)
- Upload je CSV-bestand
- Koppel kolommen door je CSV-kolomkoppen aan MyCompanyDesk-velden te koppelen
- Importeer om de records aan te maken; het resultaat toont hoeveel rijen zijn geïmporteerd en hoeveel er zijn mislukt
Importtips
- Gebruik UTF-8-codering voor je CSV-bestanden
- Neem een koprij met kolomnamen op
- Houd datumnotaties consistent (JJJJ-MM-DD aanbevolen)
- Gebruik een punt (.) als decimaalteken in bedragvelden
- Lege velden worden overgeslagen (bestaande standaardwaarden worden gebruikt)
Kolommen koppelen
De importwizard toont je CSV-kolommen en laat je elke kolom aan het bijbehorende MyCompanyDesk-veld koppelen. Veelvoorkomende koppelingen:
| CSV-kolom | Wordt |
|---|---|
| Bedrijfsnaam / Naam | Klantnaam |
| E-mail van de klant | |
| Straat / Adres | Straatadres |
| Postcode | Postcode |
| Plaats | Plaats |
| VAT / BTW | BTW-nummer |
| Telefoon | Telefoonnummer |
Exporteren
Exports vind je op één plek: open Instellingen en kies Gegevens downloaden.
CSV-export
Download je gegevens per soort:
- Facturen als CSV, met bedragen, datums en statussen
- Klanten als CSV, je volledige klantenlijst
- Uitgaven als CSV, met categorieën en bedragen
INFO
CSV-exports zijn beschikbaar vanaf het Starter-abonnement. De volledige back-up (JSON) kun je altijd downloaden, op elk abonnement, inclusief Gratis.
Volledige back-up
Dezelfde pagina biedt een volledige back-up: al je gegevens in één JSON-bestand. Gebruik hem als periodieke back-up of als compleet overzicht van je administratie, bijvoorbeeld voor een AVG-inzageverzoek.
Exports bevatten alleen gegevens waar jij toegang toe hebt. PDF-versies van facturen download je apart, op de pagina van elke factuur.
Tips
- Exporteer je gegevens regelmatig als back-up
- Mail geen bestanden naar je boekhouder, maar geef diegene direct toegang via Instellingen > Toegang en boekhouder; dan kijkt je boekhouder altijd naar de nieuwste cijfers
- Stap je over van een andere tool, gebruik dan de importwizard om je klantenlijst mee te nemen