Peppol e-facturatie
Verstuur facturen en creditnota's als gestructureerde e-factuur via het Peppol-netwerk. Je klant ontvangt ze rechtstreeks in de boekhouding, zonder dat je alleen afhankelijk bent van pdf's of e-mail.
Overzicht
Met Peppol e-facturatie verstuur je facturen en creditnota's als gestructureerde e-factuur via het Peppol-netwerk, en je kunt ook inkoopfacturen van leveranciers op dezelfde manier ontvangen. Wanneer je verstuurt, kies je per factuur of je hem per e-mail of als e-factuur via Peppol aflevert. De factuur blijft in MyCompanyDesk hetzelfde document; alleen het afleverkanaal verandert.
Versturen is handig als je klant om e-facturen vraagt. Ontvangen zet inkoopfacturen automatisch als conceptuitgave klaar, zodat je ze alleen nog hoeft te controleren.
Als de leverancier ook MyCompanyDesk gebruikt, kun je zijn gestructureerde factuur ook direct ontvangen zonder Peppol. Zie Facturen van andere MyCompanyDesk-gebruikers ontvangen.
Beschikbaarheid
Peppol e-facturatie is beschikbaar op het Pro-abonnement. Werkruimtes op Free of Starter zien de opties voor e-factuurverzending en -ontvangst niet.
Voordat je kunt versturen
Voordat je voor het eerst via Peppol verstuurt, heeft MyCompanyDesk je bedrijfsgegevens nodig. Deze worden gebruikt om je op het Peppol-netwerk te registreren via het gekoppelde toegangspunt:
- Bedrijfsnaam
- KVK-nummer
- Btw-nummer
- IBAN
- Bedrijfsadres (straat, postcode, plaats)
Ontbreekt er een gegeven, dan vraagt de factuurinstellingenpagina je om deze aan te vullen voordat je e-facturatie kunt inschakelen. Je bestaande bedrijfsprofielvelden worden hergebruikt, dus je hoeft ze niet twee keer in te voeren.
Als je e-facturatie inschakelt, geef je toestemming om je KVK-nummer, btw-nummer en bedrijfsadres te registreren bij het Peppol-toegangspunt. MyCompanyDesk maakt verbinding met het netwerk via een Recommand-toegangspunt.
Een e-factuur versturen
- Maak een factuur of creditnota zoals je gewend bent
- Open de detailpagina
- Klik op Versturen
- Kies E-factuur (Peppol) als aflevermethode
- Bekijk de voorvertoning
- Klik op E-factuur via Peppol versturen
De factuur wordt digitaal afgeleverd in het boekhoudpakket van je klant. Een succesvolle aflevering wordt bevestigd in MyCompanyDesk; als de aflevering mislukt, zie je een foutmelding en kun je het opnieuw proberen of per e-mail versturen.
E-mail en Peppol sluiten elkaar niet uit. Je kunt vandaag per e-mail versturen en morgen als e-factuur, per factuur kiezend wat bij de klant past.
Een e-factuur opnieuw versturen
Een Peppol-verzending is een echte, juridisch bindende e-factuur op het netwerk, niet alleen een kopie van een e-mail. Daardoor maakt een tweede verzending van dezelfde factuur twee aparte e-facturen. MyCompanyDesk blokkeert een per ongeluk tweede Peppol-verzending: als de factuur al via Peppol is verstuurd of afgeleverd, verschijnt er een bevestigingsdialoog in plaats van direct opnieuw te versturen.
De dialoog geeft aan wanneer de factuur voor het eerst is verstuurd en vraagt of je zeker weet dat je een tweede e-factuur wilt versturen. Als je bevestigt, wordt een nieuwe Peppol-e-factuur verzonden. Als je annuleert, gebeurt er niets en blijft de bestaande Peppol-aflevering ongewijzigd.
Wil je alleen een herinnering of een verse pdf sturen, gebruik dan e-mail. E-mailherzendingen maken geen dubbele Peppol-e-facturen.
E-facturen ontvangen
Als ontvangen is ingeschakeld, kunnen leveranciers je e-facturen sturen via Peppol. MyCompanyDesk zet elke binnenkomende e-factuur om in een conceptuitgave die al is vooringevuld met leverancier, bedrag, btw en datum. De conceptuitgave verschijnt bij je uitgaven ter controle; je kunt hem net als elke andere uitgave controleren, bewerken en boeken.
Beschikbaarheid
Ontvangen is onderdeel van Peppol e-facturatie en beschikbaar op het Pro-abonnement. Je moet e-factuurverzending al hebben ingeschakeld voordat je ontvangen kunt aanzetten.
Voordat je kunt ontvangen
Zorg dat je bedrijfsprofiel dezelfde gegevens bevat als voor het versturen:
- Bedrijfsnaam
- KVK-nummer
- Btw-nummer
- IBAN
- Bedrijfsadres (straat, postcode, plaats)
Als je ontvangen inschakelt, worden je KVK-nummer en btw-nummer geregistreerd als Peppol-ontvanger. Een bedrijf kan maar via één boekhoudpakket tegelijk ontvangen, omdat hetzelfde KVK- en btw-nummer niet bij meerdere providers geregistreerd mag staan.
Ontvangen inschakelen
- Open Instellingen > Facturen (
/settings/facturen) - Klik in het Peppol-gedeelte op Ontvangen inschakelen
- Bevestig dat je KVK- en btw-nummer als ontvanger op het Peppol-netwerk mogen worden geregistreerd
Vanaf dat moment komen inkomende e-facturen automatisch binnen als conceptuitgaven. Je hoeft niets handmatig te importeren.
Ondersteunde valuta
MyCompanyDesk accepteert alleen inkomende Peppol e-facturen in euro's (EUR). E-facturen die in een andere valuta binnenkomen, worden geweigerd.
Binnenkomende e-facturen controleren
Elke e-factuur landt als conceptuitgave bij Uitgaven. De conceptuitgave is vooringevuld met leverancier, omschrijving, bedrag, btw en factuurdatum uit de binnenkomende e-factuur. Wanneer de leverancier verlegde BTW heeft toegepast, classificeert MyCompanyDesk deze als verlegd en laat hij het btw-tarief op 0 % staan, zodat het in de juiste rubriek van je btw-aangifte valt. Controleer de gegevens, voeg eventueel een bon toe en sla hem op als gewone uitgave.
Ontvangen uitschakelen
Open Instellingen > Facturen, ga naar het Peppol-gedeelte en klik op Ontvangen uitschakelen. Je ontvangt geen nieuwe e-facturen meer via Peppol, maar bestaande concept- en geboekte uitgaven blijven ongewijzigd. Je kunt ontvangen op elk moment weer aanzetten.
Peppol e-facturatie uitschakelen
Wil je niet langer e-facturen versturen of ontvangen via MyCompanyDesk, dan kun je Peppol e-facturatie helemaal uitschakelen. Daarmee meld je je bedrijf af bij het Peppol-netwerk en geef je je identificatiegegevens vrij om ergens anders te gebruiken. Facturen die je eerder hebt verstuurd en uitgaven die je al hebt geboekt blijven staan.
Zo schakel je Peppol e-facturatie uit:
- Open Instellingen > Facturen (
/settings/facturen) - Klik in het Peppol-gedeelte op E-facturatie uitschakelen
- Bevestig dat je je bedrijf wilt afmelden bij het Peppol-netwerk
Na bevestiging stoppen versturen en ontvangen direct. Wil je later toch weer gebruikmaken van Peppol, dan kun je e-facturatie op dezelfde pagina opnieuw inschakelen. Omdat je eerdere registratie dan is verwijderd, moet je de identiteitsverificatie opnieuw doorlopen.
Ondersteunde documenttypen
- Factuur — standaard factuurtype
- Creditnota — correctie voor terugbetalingen of aanpassingen
Wat je klant nodig heeft
Je klant moet bereikbaar zijn op het Peppol-netwerk. In de praktijk betekent dit dat hun boekhoudsoftware aan Peppol is gekoppeld en zij hun Peppol-ontvangeridentificatie met je hebben gedeeld. MyCompanyDesk controleert de ontvanger voor het versturen; als de klant niet bereikbaar is, mislukt de verzending en kun je terugvallen op e-mail.
Problemen oplossen
De Peppol-optie verschijnt niet. Controleer of je werkruimte op het Pro-abonnement zit en of e-facturatie is ingeschakeld in de factuurinstellingen. Controleer ook of je bedrijfsprofiel alle vereiste velden bevat.
Versturen is mislukt. Een mislukte Peppol-verzending betekent meestal dat de ontvanger niet bereikbaar was op het netwerk, of dat een verplicht factuurveld ontbrak. Los het probleem op en probeer het opnieuw, of verstuur per e-mail om de workflow door te laten gaan.
Ik heb e-facturatie ingeschakeld maar wil het uitschakelen. Open de factuurinstellingen en klik op E-facturatie uitschakelen. Daarmee meld je je af bij Peppol en stoppen zowel versturen als ontvangen. Bestaande facturen en geboekte uitgaven blijven ongewijzigd. Als je het later opnieuw inschakelt, moet je je identiteit opnieuw verifiëren.
Ontvangen inschakelen lukt niet vanwege een conflict. Je KVK-nummer of btw-nummer is al geregistreerd als Peppol-ontvanger bij een ander boekhoudpakket of provider. Schakel ontvangen daar eerst uit en zet het daarna in MyCompanyDesk aan. Tot die tijd kun je wel gewoon e-facturen versturen vanuit MyCompanyDesk.
Ontvangen inschakelen lukt niet: bedrijfsgegevens ontbreken. Als Peppol-ontvangst niet kan worden ingeschakeld omdat je bedrijfsprofiel geen KVK-nummer of btw-nummer heeft, geeft MyCompanyDesk een duidelijke 422-fout. Voeg het ontbrekende nummer toe in je bedrijfsprofiel en schakel ontvangen daarna opnieuw in.
Een ontvangen e-factuur klopt niet. Open de conceptuitgave, pas leverancier, bedrag, btw of omschrijving aan en sla hem op. De oorspronkelijke e-factuurgegevens blijven in de notities van de uitgave staan voor de controle.
Ik heb ontvangen uitgeschakeld, maar er verschijnen nog conceptuitgaven. Conceptuitgaven die al zijn binnengekomen voordat je ontvangen uitschakelde, blijven in je uitgaven staan; uitschakelen zorgt er alleen voor dat er geen nieuwe e-facturen meer binnenkomen.
Zie ook
- Facturen — facturen aanmaken en versturen
- Instellingen: abonnement en betalingen — welke abonnementen Peppol e-facturatie bevatten