Peppol e-facturatie

Verstuur facturen en creditnota's als gestructureerde e-factuur via het Peppol-netwerk. Je klant ontvangt ze rechtstreeks in de boekhouding, zonder dat je alleen afhankelijk bent van pdf's of e-mail.

Overzicht

Met Peppol e-facturatie verstuur je facturen en creditnota's als gestructureerde e-factuur via het Peppol-netwerk, en je kunt ook inkoopfacturen van leveranciers op dezelfde manier ontvangen. Wanneer je verstuurt, kies je per factuur of je hem per e-mail of als e-factuur via Peppol aflevert. De factuur blijft in MyCompanyDesk hetzelfde document; alleen het afleverkanaal verandert.

Versturen is handig als je klant om e-facturen vraagt. Ontvangen zet inkoopfacturen automatisch als conceptuitgave klaar, zodat je ze alleen nog hoeft te controleren.

Beschikbaarheid

Peppol e-facturatie is beschikbaar op het Pro-abonnement. Werkruimtes op Free of Starter zien de opties voor e-factuurverzending en -ontvangst niet.

Voordat je kunt versturen

Voordat je voor het eerst via Peppol verstuurt, heeft MyCompanyDesk je bedrijfsgegevens nodig. Deze worden gebruikt om je op het Peppol-netwerk te registreren via het gekoppelde toegangspunt:

• Bedrijfsnaam
• KVK-nummer
• Btw-nummer
• IBAN
• Bedrijfsadres (straat, postcode, plaats)

Ontbreekt er een gegeven, dan vraagt de factuurinstellingenpagina je om deze aan te vullen voordat je e-facturatie kunt inschakelen. Je bestaande bedrijfsprofielvelden worden hergebruikt, dus je hoeft ze niet twee keer in te voeren.

Als je e-facturatie inschakelt, geef je toestemming om je KVK-nummer, btw-nummer en bedrijfsadres te registreren bij het Peppol-toegangspunt. MyCompanyDesk maakt verbinding met het netwerk via een Recommand-toegangspunt.

Een e-factuur versturen

1. Maak een factuur of creditnota zoals je gewend bent
2. Open de detailpagina
3. Klik op Versturen
4. Kies E-factuur (Peppol) als aflevermethode
5. Bekijk de voorvertoning
6. Klik op E-factuur via Peppol versturen

De factuur wordt digitaal afgeleverd in het boekhoudpakket van je klant. Een succesvolle aflevering wordt bevestigd in MyCompanyDesk; als de aflevering mislukt, zie je een foutmelding en kun je het opnieuw proberen of per e-mail versturen.

E-mail en Peppol sluiten elkaar niet uit. Je kunt vandaag per e-mail versturen en morgen als e-factuur, per factuur kiezend wat bij de klant past.

E-facturen ontvangen

Als ontvangen is ingeschakeld, kunnen leveranciers je e-facturen sturen via Peppol. MyCompanyDesk zet elke binnenkomende e-factuur om in een conceptuitgave die al is vooringevuld met leverancier, bedrag, btw en datum. De conceptuitgave verschijnt bij je uitgaven ter controle; je kunt hem net als elke andere uitgave controleren, bewerken en boeken.

Beschikbaarheid

Ontvangen is onderdeel van Peppol e-facturatie en beschikbaar op het Pro-abonnement. Je moet e-factuurverzending al hebben ingeschakeld voordat je ontvangen kunt aanzetten.

Voordat je kunt ontvangen

Zorg dat je bedrijfsprofiel dezelfde gegevens bevat als voor het versturen:

• Bedrijfsnaam
• KVK-nummer
• Btw-nummer
• IBAN
• Bedrijfsadres (straat, postcode, plaats)

Als je ontvangen inschakelt, worden je KVK-nummer en btw-nummer geregistreerd als Peppol-ontvanger. Een bedrijf kan maar via één boekhoudpakket tegelijk ontvangen, omdat hetzelfde KVK- en btw-nummer niet bij meerdere providers geregistreerd mag staan.

Ontvangen inschakelen

1. Open Instellingen > Facturen (/settings/facturen)
2. Klik in het Peppol-gedeelte op Ontvangen inschakelen
3. Bevestig dat je KVK- en btw-nummer als ontvanger op het Peppol-netwerk mogen worden geregistreerd

Vanaf dat moment komen inkomende e-facturen automatisch binnen als conceptuitgaven. Je hoeft niets handmatig te importeren.

Binnenkomende e-facturen controleren

Elke e-factuur landt als conceptuitgave bij Uitgaven. De conceptuitgave is vooringevuld met leverancier, omschrijving, bedrag, btw en factuurdatum uit de binnenkomende e-factuur. Controleer de gegevens, voeg eventueel een bon toe en sla hem op als gewone uitgave.

Ontvangen uitschakelen

Open Instellingen > Facturen, ga naar het Peppol-gedeelte en klik op Ontvangen uitschakelen. Je ontvangt geen nieuwe e-facturen meer via Peppol, maar bestaande concept- en geboekte uitgaven blijven ongewijzigd. Je kunt ontvangen op elk moment weer aanzetten.

Ondersteunde documenttypen

• Factuur — standaard factuurtype
• Creditnota — correctie voor terugbetalingen of aanpassingen

Wat je klant nodig heeft

Je klant moet bereikbaar zijn op het Peppol-netwerk. In de praktijk betekent dit dat hun boekhoudsoftware aan Peppol is gekoppeld en zij hun Peppol-ontvangeridentificatie met je hebben gedeeld. MyCompanyDesk controleert de ontvanger voor het versturen; als de klant niet bereikbaar is, mislukt de verzending en kun je terugvallen op e-mail.

Problemen oplossen

De Peppol-optie verschijnt niet. Controleer of je werkruimte op het Pro-abonnement zit en of e-facturatie is ingeschakeld in de factuurinstellingen. Controleer ook of je bedrijfsprofiel alle vereiste velden bevat.

Versturen is mislukt. Een mislukte Peppol-verzending betekent meestal dat de ontvanger niet bereikbaar was op het netwerk, of dat een verplicht factuurveld ontbrak. Los het probleem op en probeer het opnieuw, of verstuur per e-mail om de workflow door te laten gaan.

Ik heb e-facturatie ingeschakeld maar wil het uitschakelen. Open de factuurinstellingen en zet de Peppol-optie uit. Bestaande facturen blijven ongewijzigd; je ziet alleen niet langer de keuze om via Peppol te versturen.

Ontvangen inschakelen lukt niet vanwege een conflict. Je KVK-nummer of btw-nummer is al geregistreerd als Peppol-ontvanger bij een ander boekhoudpakket of provider. Schakel ontvangen daar eerst uit en zet het daarna in MyCompanyDesk aan. Tot die tijd kun je wel gewoon e-facturen versturen vanuit MyCompanyDesk.

Een ontvangen e-factuur klopt niet. Open de conceptuitgave, pas leverancier, bedrag, btw of omschrijving aan en sla hem op. De oorspronkelijke e-factuurgegevens blijven in de notities van de uitgave staan voor de controle.

Ik heb ontvangen uitgeschakeld, maar er verschijnen nog conceptuitgaven. Conceptuitgaven die al zijn binnengekomen voordat je ontvangen uitschakelde, blijven in je uitgaven staan; uitschakelen zorgt er alleen voor dat er geen nieuwe e-facturen meer binnenkomen.

Zie ook

• Facturen — facturen aanmaken en versturen
• Instellingen: abonnement en betalingen — welke abonnementen Peppol e-facturatie bevatten